Semplificare e velocizzare le attività relative alla gestione di documenti in formato elettronico: dalla loro ricezione, passando per la firma digitale grafometrica, fino al loro successivo invio in archiviazione all’interno di un documentale o di un gestionale. La soluzione l’ha progettata SIAV, azienda leader in Italia nella fornitura di soluzioni software per la gestione dei documenti elettronici e dei processi digitali – guidata dal Ceo Nicola Voltan e con un portafoglio di aziende del calibro di Adecco, Amadori, Bottega Verde, Electrolux, Granarolo, ISTAT, Segafredo – che ha rilasciato il nuovo applicativo Smart Desk per la gestione delle pratiche e l’apposizione della firma grafometrica.
L’applicazione, implementabile sia in ambito pubblico che in ambito privato, consente in particolare la gestione dell’ultimo step, quello legato all’acquisizione della firma grafometrica, che consente di ottenere documenti digitali con validità legale in tutti i contesti dove un utente andrebbe ad apporre la firma di persona.
About Smart Desk
La soluzione Smart Desk – che consente una gestione completamente paperless -può essere utilizzata sia da Pc che da tablet, sia per sistemi Android che per sistemi iOS. È, inoltre, inserita nativamente nella soluzione Archiflow di Siav e può essere te integrata con prodotti terzi, per l’invio della documentazione firmata, implementando degli appositi connettori custom.
All’interno del processo di lavorazione di una pratica, l’applicativo riceve le informazioni necessarie direttamente da un sistema Erp o da un gestionale. Attraverso funzionalità di ricerca full text, le diverse pratiche sono ricercate pe
r operatore oppure filtrate in base all’ufficio o alla filiale di competenza. Accedendo ad una singola pratica, l’app, grazie ad un’interfaccia intuitiva, suggerisce all’operatore quali documenti richiedere all’utente acquisendoli tramite fotocamera, tablet, scansione documentale oppure utilizzando la modalità “Sfoglia” direttamente dal Pc. Una volta ricevuti i documenti, è possibile sottoscriverli mediante firma grafometrica: grazie all’utilizzo di tablet o tavoletta grafica l’operatore può, infatti, firmare un singolo documento o una pratica digitale (ad es. esempio un DDT oppure un contratto) con Firma Elettronica Semplice (FES) o Firma Elettronica Avanzata (FEA) con la rilevazione dei dati biometrici. In automatico la pratica viene, infine, inviata al repository di riferimento per consentirne l’archiviazione e la conservazione digitale a norma e all’utente, tramite e-mail. Il software consente, quindi, di ottimizzare la lavorazione di pratiche e contratti relativi ad ambiti diversi, come documenti HR, richieste di finanziamento, adesioni a servizi della Pa, e i contesti di utilizzo sono tra i più vari, dalle aziende di produzione, alle aziende di servizi, per arrivare alla pubblica amministrazione locale o centrale. Smart e full digital, l’app può lavorare con pratiche composte o da un singolo o da un insieme di documenti. Smart Desk dispone nativamente di applicazioni verticali ottimizzate per vari ambiti, come ad esempio per le attività di logistica inerenti a spedizione e trasporto. La “Applicazione Logistica” è, infatti, pensata per la gestione dei DDT e può essere utilizzata anche per elaborare altri documenti legati al processo di spostamento delle merci, fermo restando l’utilizzo di interfaccia, funzionalità e logiche stabilite per la gestione dei DDT. Il tutto attraverso una gestione completamente paperless.
«In Siav, il nostro obiettivo principale è sempre stato sviluppare soluzioni che organizzino efficacemente i contenuti, le informazioni e i processi” ha dichiarato Leonardo Bernardi, General Manager di Siav. “Con Smart Desk aiutiamo le organizzazioni e le aziende a risparmiare tempo e denaro, grazie ad un’interfaccia estremamente intuitiva e semplice da usare, garantendo agli operatori una visione immediata e chiara delle attività da svolgere su ogni pratica. Non solo, gestendo tutti gli aspetti del processo elettronicamente, con Smart Desk abbiamo eliminato anche qualsiasi tipo di spreco cartaceo.»
A proposito di SIAV
Fondata nel 1990 a Rubàno (Padova) e presente con proprie sedi a Padova, Milano, Genova, Bologna e Roma, SIAV è la prima azienda italiana nel settore dell’ECM (Enterprise Content Management), con soluzioni software e servizi di outsourcing per la gestione elettronica dei documenti, il workflow management e la conservazione digitale. Con l’entrata nel gruppo della società ePress, può vantare un’offerta mirata anche per servizi cloud, soluzioni per l’e-learning e app mobile. SIAV conta oltre 4mila clienti nel mercato pubblico e privato, con importanti referenze come Adecco, Agenzia ICE, Amadori, Autovie Venete, Bayker, Bottega Verde, Camst, Carpigiani, Cnpadc, Coop e Unicoop, Electrolux, Ferretti Group, Granarolo, ISTAT, Kerakoll, Sacmi, Segafredo, e molti altri.
