Il lavoro da remoto si è spesso tradotto in un maggiore carico di compiti per i dipendenti, che in parecchi casi hanno lavorato più di quando si recavano in ufficio, estendendo i loro orari di lavoro. Sul lungo termine, però, questo può portare a stress e peggiorare il rapporto vita/lavoro. Ecco perché Carel ha introdotto in azienda le disconnection guidelines, un set di regole che si pone tre obiettivi:
- Incoraggiare un sano equilibrio tra il lavoro e il tempo personale, oltre che promuovere l’efficienza e l’efficacia nel modo in cui si collabora.
- Limitare l’approccio “always on” attraverso una chiara e trasparente condivisione e accettazione delle regole a tutti i livelli dell’organizzazione.
- Evitare regole “personalizzate” che differenziano i trattamenti a seconda del dipartimento di appartenenza.
Le regole per la disconnessione di Carel
- Non inviare email ai colleghi tra le 18:00 e le 8:00, con il consiglio di programmare gli invii per il giorno successivo, o per quando previsto.
- Tra le 18:00 e le 8:00 limitare l’uso di chat/messaggistica istantanea/sms alle sole situazioni di necessità dovute ai diversi fusi orari dei colleghi stranieri.
- Non chiamare o scrivere email (che richiedono lavoro immediato) a colleghi assenti per ferie o permessi.
- Non eseguire o richiedere servizi di lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi (se non per eccezioni quali viaggi di lavoro in questi giorni).
- Nei giorni di smart working, in caso di disconnessione superiore a 30 minuti, avvisare i colleghi della propria indisponibilità.
Inoltre, le linee guida prevedono anche dei consigli per ottimizzare il proprio tempo lavorativo e, in particolare, quello dedicato alle riunioni:
- Non superare le 5 ore al giorno dedicate alle riunioni, riservando il tempo all’attività individuale e alla preparazione delle riunioni. Si consiglia di utilizzare le fasce orarie 9:30 – 12:00 e 14:30 – 17:00 per fissare i meeting, indicando come “non disponibile” nel calendario il tempo che si vuole dedicare al lavoro individuale.
- Le durate standard delle riunioni sono di 25 e 50 minuti, in modo da permettere piccole pause di “scollegamento” e concentrazione tra un meeting e quello successivo.
- Nel caso in cui una riunione dovesse richiedere più tempo, bisogna comunque prevedere una pausa dopo 50 minuti. Viene infine definito come inizio standard delle riunioni le “X:00” o le “X:30”.
- Selezionare accuratamente i partecipanti alla riunione limitando la partecipazione alle persone strettamente necessarie (necessità del loro contributo o della loro decisione); i colleghi non strettamente necessari possono essere informati in seguito, tramite un verbale della riunione.
- Ogni riunione deve avere specificato nell’appuntamento: il tipo di riunione (informativa, consultiva, decisionale); l’ordine del giorno e le decisioni da prendere (se ci sono); la preparazione richiesta ai partecipanti e i relativi documenti (se ci sono). Le riunioni decisionali devono infine avere un verbale/sommario.
«Crediamo fortemente che il tempo delle nostre persone sia la risorsa più preziosa che possediamo all’interno della nostra azienda e, in quanto tale, va tutelato nel miglior modo possibile. Motivo per cui confidiamo che queste semplici disconnection guidelines consentano ai nostri colleghi e collaboratori di aumentare la qualità del proprio work life balance e che, nel complesso, migliorino non solo le performance sul lavoro, ma soprattutto la loro salute fisica e mentale», ha commentato Carlo Vanin, chief hr & organization officer di Carel.
