L’evoluzione delle pratiche aziendali è una costante inevitabile nell’era digitale in cui viviamo. Le aziende, grandi e piccole, sono chiamate a rispondere alle sfide e alle opportunità offerte dalla tecnologia. Un settore cruciale in cui l’adozione delle soluzioni digitali può apportare miglioramenti significativi è la gestione dei contratti aziendali. Spesso trascurata o affrontata in modo inefficiente, la gestione dei contratti è un aspetto fondamentale dell’operatività aziendale che richiede un cambiamento. La gestione contrattuale tradizionale è caratterizzata da un approccio frammentario. Scambi di fogli, e-mail, un utilizzo eccessivo della carta e la sovrapposizione di risposte da vari dipartimenti sono solo alcuni dagli aspetti che le aziende devono affrontare. Tali inefficienze comportano non solo una perdita di tempo e risorse, ma anche il rischio di commettere errori che potrebbero portare a sanzioni normative.
In questo scenario, emerge la necessità di abbracciare il cambiamento attraverso la digitalizzazione. La digitalizzazione dei processi contrattuali può portare a una gestione più efficiente, accurata e sicura di tutti i documenti e le fasi coinvolte. Questa trasformazione richiede un approccio olistico che coinvolge consulenza, tecnologia e una prospettiva strategica. Per iniziare è fondamentale fare una valutazione completa delle pratiche aziendali in essere (AS IS) e identificare le inefficienze e le lacune nei processi. Successivamente, si deve definire un obiettivo futuro (TO BE) attraverso l’implementazione di tecnologie e servizi mirati che ottimizzino ogni fase del ciclo di vita contrattuale. La digitalizzazione del processo contrattuale non può essere una mera automazione delle pratiche esistenti, deve invece seguire una strategia ben strutturata che includa la generazione, la negoziazione, l’approvazione, la firma, l’esecuzione, la gestione, l’archiviazione e la conservazione dei contratti. Rispettando regole rigorose stabilite da AgID, ogni passo deve garantire l’integrità, l’immodificabilità e l’autenticità del documento.
Uno dei segmenti più interessanti dell’evoluzione nella gestione contrattuale riguarda l’ufficio acquisti. In passato considerato principalmente come un’entità amministrativa, l’ufficio acquisti si è trasformato in un attore strategico in azienda. La digitalizzazione del processo di sourcing, la gestione dei fornitori e la qualificazione dei contratti hanno reso l’ufficio acquisti un motore di innovazione. Le tecnologie come il Bpm (Business process management) permettono la collaborazione tra dipartimenti diversi e la semplificazione delle pratiche. Uno degli strumenti chiave per una gestione a norma dei contratti è il Document Management System, una tipologia di software progettata per organizzare e agevolare la creazione collaborativa di documenti e contenuti. Tuttavia, è essenziale riconoscere che la consulenza svolge un ruolo chiave in tutto il processo di digitalizzazione contrattuale. Gli esperti e i consulenti sono in grado di guidare le aziende attraverso questa trasformazione complessa, evitando l’automazione di inefficienze esistenti. La consulenza fornisce anche una visione più ampia delle best practice e aiuta le aziende a comprenderne l’implementazione. È fondamentale affidarsi a partner strategici che abbiano un focus sulla consulenza e sulla personalizzazione delle soluzioni, in grado di supportare le imprese che cercano di trasformare le sfide della gestione contrattuale in opportunità di crescita.
In sintesi, la gestione dei contratti non può più essere trascurata o trattata con metodologie obsolete. La digitalizzazione è l’unico percorso sensato per le aziende che mirano a migliorare l’efficienza, ridurre il rischio normativo e capitalizzare sulle opportunità offerte dalle tecnologie moderne. Affiancate dal partner giusto, le aziende possono intraprendere questa trasformazione con fiducia, consapevoli di costruire le basi per il loro successo futuro.
