La Risoluzione N. 96/E del 21/7/17 e la risposta N. 388 del 20/9/19 dell’Agenzia delle Entrate hanno rappresentato un’importante novità per le aziende, confermando la possibilità di fare a meno di scontrini e fatture cartacee e gestire tutto direttamente in digitale, a patto di adottare alcuni accorgimenti.
Soldo, fintech specializzata nello spend management, ha colto l’occasione integrando nella sua piattaforma il servizio di archiviazione sostitutiva, che consente di semplificare la gestione delle spese digitalizzando la documentazione e cestinando copie cartacee di scontrini e ricevute.
Le immagini digitali di fatture e scontrini sono copiate e trasferite in modo automatico all’interno del sistema di conservazione sostitutiva ogni volta che un dipendente le fotografa tramite l’app Soldo. Una volta acquisite le immagini, la piattaforma crea una copia digitale del giustificativo all’interno del sistema di conservazione sostitutiva, con gli stessi contenuti di quella fisica e piena validità legale. La piattaforma include una funzione di ricerca, eseguibile per anno fiscale, data o mese, nominativo di colui che ha effettuato la spesa, voce di spesa o sua descrizione, facilitando l’accesso ai dati conservati che rimarranno presenti e disponibili per 10 anni dal loro inserimento nel sistema.
«Questa nuova feature, apparentemente semplice, è in realtà una rivoluzione copernicana», commenta Giuseppe Di Marco, country manager di Soldo in Italia. «Rappresenta infatti un risparmio di tempo e di spazio fisico potenzialmente enorme con la garanzia di una tracciatura puntuale e compliant con la normativa esistente, totalmente sicura e senza complicazioni, anche in caso di controlli. Nessun rischio di perdita di scontrini o cancellazione dell’inchiostro su carta chimica. Senza dimenticare i vantaggi indubbi in questo particolare momento storico in termini di azzeramento del rischio di contagio attraverso passaggi di carte e documentazione fisica: un processo, questo, che adesso è reso ancora più complicato dallo smart working».
