di Laura Magna ♦ Entra in vigore il sistema digitale di produzione, trasmissione e conservazione delle fatture. Ecco come si svolge il processo e come è stato messo in pratica già da tre aziende manifatturiere che si sono mosse precocemente. Le case history di Molteni Farmaceutica, Costa d’Oro, Noecha.
Final countdown per l’obbligo di fatturazione elettronica, effettivo dal 1 gennaio 2019. E non è solo una questione di burocrazia, o di tasse che diventa sempre più difficile eludere. La fatturazione elettronica piace a noi di Industria Italiana perché rappresenta una tappa importante verso la digitalizzazione di tutti i processi, cioé verso la completa digital transformation di tutta l’azienda. Ciò significa, certo, risparmiare tanto lavoro manuale di imputazione dati (e quindi anche costi) ma soprattutto disporre di dati sempre più liquidi. E, quindi, di maggior valore per le imprese. Ne abbiamo parlato con tre aziende: Molteni Farmaceutica, Costa d’Oro, Noecha.
Cos’è la fatturazione elettronica
L’obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 205/2017 e si applica alle cessioni di beni e alle prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia e anche alle fatture verso i consumatori finali. «È, in sostanza, un sistema digitale di produzione, trasmissione e conservazione delle fatture, che ne prevede l’emissione, con firma digitale, nel formato Xml (eXtensible Markup Language) e l’immissione in un apposito sistema di interscambio (Sdi), rendendo così i documenti contabili inalterabili», spiega a Industria Italiana Andrea Rossi commercialista, partner TALEA Tax Legal Advisory. «Questo sistema ha principalmente lo scopo di modernizzare il settore produttivo con conseguente riduzione dei costi amministrativi per le imprese, ma anche di tutelare le entrate erariali attraverso il contrasto all’evasione e alle frodi fiscali. Nella maggior parte dei Paesi europei l’obbligo oggi è previsto solo per le transazioni b2g (operazioni rese a enti pubblici), mentre in Italia, come già avvenuto in Portogallo, si è avvertita l’esigenza di estendere questo obbligo, a decorrere dal 1 gennaio 2019, a tutte le operazioni b2b e b2c».
Come si svolge il processo di fatturazione
In dettaglio, il processo di fatturazione elettronica deve rispettare gli standard definiti dall’Agenzia delle Entrate e prevede semplici passaggi: ovvero la composizione della fattura in un file formato xml e la trasmissione tramite Sdi – il Sistema di Interscambio – un luogo virtuale messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate che consente anche la conservazione digitale delle fatture. Queste possono essere generate con gli strumenti resi disponibili gratuitamente dall’Agenzia, come software da installare sul PC, procedure web, app dedicata con QR-code; o tramite software disponibili sul mercato. La trasmissione invece può avvenire via pec o utilizzando le procedure che l’Agenzia metterà a disposizione; si può fare anche attraverso un accreditamento a Sdi, tramite un sistema di cooperazione applicativa su rete internet (SdlCoop) o un sistema di trasmissione dei dati tra terminali remoti (SdlFtp).
Per quanto riguarda la ricezione delle fatture, gli operatori economici potranno scegliere tra la ricezione via Pec o per mezzo dei Sistemi SdlCoop e SdiFtp, ma in entrambi i casi non potranno prescindere dalla collaborazione con i provider di software, per acquisire l’originale della fattura in formato xml e tradurla in un file che sia leggibile e al contempo utilizzabile. Anche sul fronte della conservazione elettronica l‘Agenzia ha messo a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione delle fatture in formato xml, previa adesione ad un accordo di servizio, disponibile nell’area web riservata di ciascun operatore sul sito dell’Agenzia. Le tre aziende italiane che abbiamo scelto per raccontare questa rivoluzione nel sistema dei pagamenti domestici, sono molto eterogenee per settore e collocazione geografica, ma tutte sembrano pronte ad affrontare il cambiamento.
Molteni: con la fatturazione digitale abbatteremo le ore uomo dedicate al data entry
Il primo case history è quello di Molteni Farmaceutici, un’azienda toscana specializzata nel trattamento del dolore e delle dipendenze da droga con farmaci innovativi a base di oppioidi che vengono prodotti in una struttura lean. Circa 280 dipendenti altamente specializzati di cui il 40% impegnato nella produzione e il 10% nello sviluppo e nella ricerca e un fatturato atteso per l’esercizio corrente è 75 milioni di euro, con aspettative nel prossimo triennio di un tasso composito di crescita annuo del 9,1%. Ne abbiamo parlato diffusamente qui , raccontando anche come, nel piano industriale triennale presentato a fine 2017, l’azienda abbia previsto anche l’integrazione in Erp Sap di tutti i principali processi investendo sensibilmente sui sistemi di compliance. Non stupisce dunque che sia del tutto pronta ad affrontare le novità normative in tema di fatturazione elettronica.
«Per l’emissione delle fatture attive l’investimento è stato lieve visto che l’azienda era già predisposta per l’emissione delle fatture elettroniche dovendo lavorare con la PA – dice a Industria Italiana Giovanni Grandi, IT manager di Molteni Farmaceutica – Riguardo il lato passivo l’investimento è stato più corposo ed il progetto è iniziato prima dell’estate per terminare nell’immediata prossimità delle feste natalizie». Più in dettaglio, l’azienda «grazie al passaggio al nuovo gestionale Sap S4/Hana ha potuto integrare una soluzione ibrida tra lo standard SaP eDocument ed uno sviluppo verticale del nostro partner applicativo HT », spiega Grandi: «L’obiettivo è quello di avere una soluzione standard che permettesse autonomia aziendale nei futuri sviluppi e, nel contempo, permettesse di ottimizzare il popolamento dei dati sul gestionale rispetto ai dati ricevuti da Sdi».
Nulla cambia a livello di operatività: «tutto il processo rimane esattamente identico a quello attuale, con la differenza che verrà completamente digitalizzato. Speriamo, una volta che le procedure saranno consolidate, di iniziare a inserire nuovi processi autorizzativi informatizzati che permettano l’automatizzazione di parte delle attività». Per Molteni, la grande sfida tecnologica sarà quella di ottimizzare i processi con l’obiettivo di ridurre al minimo le eccezioni sui controlli di validazione. In questo modo, la fatturazione elettronica, «oltre che un obbligo normativo, sarà una grande occasione di adeguamento di processi ibridi cartacei e digitali verso processi integralmente digitali. Nei vecchi flussi gran parte delle ore uomo era dedicata alla fase di data entry sul sistema gestionale. La speranza, una volta migrati al processo completamente digitale, è quella di abbattere nettamente questi tempi».
Costa d’Oro: riduzione dei costi nel breve termine grazie alla digitalizzazione dei processi
Dalla tecnologia farmaceutica all’industria alimentare. Ci spostiamo a Spoleto, nel frantoio del gruppo oleario Costa d’Oro, 143,5 milioni di fatturato a fine 2017 e parte del terzo polo mondiale dell’olio evo di qualità, grazie a un’alleanza siglata a metà 2018 con la francese Avril, che ha un giro d’affari di 5,9 miliardi di euro e una presenza in 21 nazioni, in Europa, America Latina, Africa e Asia. Obiettivo dichiarato della partnership è crescere in Italia nel settore dell’olio di alta qualità e conquistare nuovi mercati internazionali, in particolare Cina e America del Nord. Un’azienda in crescita, forte di cinquant’anni di storia e di un modello di filiera che include agricoltura e industria in un processo integrato.
Ma anche anche un’azienda abbastanza strutturata per riuscire ad accogliere prontamente i cambiamenti organizzativi richiesti dalla legge sulla fatturazione elettronica. «Ci siamo mossi, partendo dallo studio della legge, a partire dal primo trimestre del 2018 al fine di avere il tempo utile per valutare la migliore soluzione applicativa per l’interfacciamento del nostro gestionale Sap con il sistema Sdi dell’Agenzia delle Entrate», spiega a Industria Italia Tiziana Pinchi, cfo di Olio Costa d’Oro: «La valutazione del sistema applicativo ha comportato ovviamente anche la valutazione di diversi potenziali partner. L’investimento che abbiamo ritenuto necessario consiste nell’automatizzazione dei flussi in entrata e in uscita dal nostro sistema gestionale Sap al sistema Sdi».
La soluzione adottato per la gestione delle fatture elettroniche è made in Italy, precisa Pinchi «La nostra scelta è ricaduta su un’applicazione realizzata in Italia da una partnership tra un Gold Partner Sap e un istituto bancario italiano. Si tratta di soluzione che è prima di tutto integrata perfettamente con il sistema gestionale Sap e va ad inserirsi in modo quasi naturale con l’ordinaria operatività quotidiana degli utenti in azienda coinvolti nei vari processi aziendali. La nostra scelta rappresenta di fatto un ampliamento del nostro attuale sistema e non uno stravolgimento o un’aggiunta di soluzioni/pacchetti esterni dipartimentali, in linea con la nostra policy aziendale. Senza considerare che la soluzione adottata garantisce il totale rispetto dei processi aziendali in tutte le loro fasi, soprattutto quelle autorizzative e di controllo specie nel ciclo passivo, quello che riguarda la ricezione delle fatture dai fornitori».
Ovviamente, come in ogni cambiamento, anche questo ha comportato modifiche all’operatività, che Pinchi ci descrive in dettaglio. «La prima fase ha comportato la realizzazione di alcune attività operative necessarie: in particolare ci siamo esercitati in molte informative verso clienti e fornitori e allo stesso tempo abbiamo raccolto informazioni a integrazione delle anagrafiche a sistema degli stessi clienti e fornitori. Queste attività, certamente più pesanti in questa fase perché da farsi ex novo, continueranno ad esserci anche nel futuro per tutti i nuovi nominativi che entreranno nelle anagrafiche aziendali»
Non solo: «Successivamente, all’avvio del progetto, gli utenti coinvolti dovranno di fatto provvedere nei tempi stabiliti e consentiti dalla legge, all’invio dei documenti emessi attraverso un programma Sap e alla ricezione di quelli in entrata sempre tramite uno specifico programma Sap: programmi che eseguono automaticamente la connessione con i portali dell’Agenzia. Indubbiamente sarà interessante vedere come, tutte queste informazioni e scambi documentali, saranno utilizzati e potranno agevolare il lavoro degli Uffici della Pubblica Amministrazione, al fine di garantire che tutte le aziende italiane operino nel rispetto della legge».
E dunque alla fine cosa cambia il realtà la fatturazione elettronica? Per Costa d’Oro è un elemento positivo, fonte di possibile efficientamento, oppure no? «Trattandosi di un progetto ancora da avviare, i veri effetti li avremo solo a regime, ma certamente un’azienda come la nostra dalla fatturazione elettronica, attraverso l’utilizzo di interscambio elettronico di documenti, si attende un deciso miglioramento organizzativo ed efficientamento delle performance. Riteniamo inoltre il nuovo modus operandi sarà propedeutico alla conservazione sostitutiva da cui senza dubbio le aziende trarranno benefici anche in termini di costi nel breve/medio termine».
NoeCha: un processo di adeguamento tecnologico graduale per poter rinnovare i processi in maniera corretta
A Capriate San Gervasio, nella bergamasca, opera NoeCha, un gruppo hi-tech fondato da Marco Baio nel 2010 con l’obiettivo di dare vita a stampanti digitali in grande formato e a elevato contenuto di tecnologia che potessero fissare nuovi standard di qualità e produttività nel mercato delle arti grafiche digitali. Inserita in una parabola di forte crescita nel mercato, NoeCha (fatturato 8,2 milioni nel 2017)è stata supportata anche da gruppi di investimento come 035investimenti oltre che da un gruppo industriale come Itema, che produce telai a pinza e ad aria hi-tech ed è uno dei fiori all’occhiello del gruppo Radici, 1,1 miliardi di fatturato nel 2017. Nel corso di quest’anno Itema ha acquisito una quota di minoranza in NoeCha come passo di un complesso piano di crescita per linee esterne.
Come si è mossa NoeCha sul fronte della fatturazione elettronica? «Abbiamo affrontato la fatturazione elettronica qualche anno fa con l’obbligo verso la Pubblica amministrazione», dice Marco Baio, l’amministratore delegato. «L’esiguo numero di documenti inviato non ci ha creato problemi di natura operativa, anzi ci ha permesso di capire come gestire al meglio i nostri processi interni alla luce di questa novità che coinvolgerà quasi tutti i nostri documenti fiscali. L’impatto inizialmente sarà limitato in quanto partiremo da documenti in pdf e riceveremo documenti in pdf, mentre studieremo con maggiore serenità l’adeguamento dei nostri sistemi per ottimizzare anche il ciclo di riconciliazione delle fatture fornitori, ambito dove si vedrà il vero valore della fatturazione elettronica».
Un valore che sarà possibile estrarre grazie alla soluzione adottata, «che si integra perfettamente con il nostro processo attuale e che ci permetterà in futuro di favorire l’integrazione con il nostro gestionale quando questo sarà meglio predisposto per trattare sia in output che in input documenti in formato xml in maniera nativa. La soluzione adottata in particolare prevede l’installazione di un piccolo software sui pc dove risiede il gestionale che monitora una cartella dove vengono salvate le fatture in pdf e le preleva in automatico. Il servizio poi le converte, le firma e le invia a Sdi. Per le fatture passive lo stesso servizio le converte in pdf e le inoltra come allegati via mail. In questo modo la nostra contabilità fornitori potrà lavorare come ha sempre fatto», spiega Baio.
Appoggiandosi a Digithera, provider storico del produttore di stampanti, si è riusciti a evitare di «dover adeguare i sistemi gestionali alla generazione di documenti in formato Xml per l’Sdi: l’investimento è stato davvero minimo in quanto i servizi scelti prelevano le fatture dei clienti nello stesso formato in cui le abbiamo sempre fatte e ci restituiscono allo stesso modo le fatture fornitori nel modo in cui le abbiamo sempre ricevute». Insomma la scelta è stata «di non cambiare inizialmente nulla proprio per non causare scossoni organizzativi a fronte dell’esigenza di rivedere tutti i nostri processi interni con la calma necessaria per fare un lavoro duraturo, per una organizzazione in crescita come la nostra. Il tema dell’adeguamento dei sistemi senza l’adeguamento dei processi è sempre molto articolato e delicato e abbiamo deciso per un approccio graduale e scalabile per questo motivo», conclude Baio.
