Secondo un’indagine condotta da Iungo, piattaforma di supply chain collaboration in cloud, solo il 30% delle aziende italiane attua un processo di qualifica dei fornitori in maniera strutturata. Il 70% di loro, in particolare, unicamente in fase di ingresso, il 10% ogni tre anni e il restante 20% con costanza.
Con l’obiettivo di automatizzare e aggiornare costantemente la valutazione dei fornitori vecchi e nuovi delle imprese per mitigare i fattori di rischio che possono impattare sulla continuità aziendale, Iungo ha ideato Iungo-Processo di Qualifica, soluzione a base di algoritmi di intelligenza artificiale che, attraverso la raccolta e l’organizzazione dei dati, fornisce alle aziende un ambiente sempre aggiornato da cui attingere per la selezione dei fornitori.
Iungo-Processo di Qualifica raggruppa in un unico ambiente le schede fornitori di chiunque voglia candidarsi a una gara e di collaboratori con cui si è entrati in contatto in passato. Tali schede fornitori contengono e aggiornano real time tutte le informazioni di qualifica: dalla mappatura e classificazione delle classi merce e dei codici di prodotto/servizio a eventuali documenti in scadenza, fino all’analisi della solidità economico finanziaria. Ma come vengono raccolti questi dati? La raccolta avviene attraverso la distribuzione automatica di questionari personalizzabili a seconda delle esigenze dell’azienda. La loro struttura e distribuzione viene interamente gestita dalla piattaforma in cloud di Iungo. Con la compilazione delle risposte e l’inserimento degli allegati da parte del fornitore, i cui avanzamenti sono aggiornati in tempo reale, inizia la valutazione delle informazioni con l’oggettivazione dei risultati: in questa fase, sulla base di criteri definiti a monte dalla singola azienda, un algoritmo assegna dei punteggi alle risposte dei fornitori e confronta gli esiti di qualifica. Da una parte, dunque, l’azienda avrà visibilità delle opzioni migliori. Dall’altra, avrà a disposizione una scheda fornitore costantemente aggiornata con una visione multidimensionale del fornitore (qualità, servizio, solidità finanziaria e non solo).
«L’azienda crea e gestisce il processo di qualifica in modo autonomo sul portale Iungo con la condivisione ai fornitori di modelli di questionario personalizzabili in base alla classe merceologica. Assegna loro pesi e punteggi da lei definiti in modo da avere a disposizione un algoritmo di valutazione della qualifica automatico. La soluzione gestisce inoltre in modo automatico la scadenza della qualifica del fornitore e la richiesta al fornitore di aggiornamento dei documenti oggetto di valutazione. Tutti i dati relativi al processo di qualifica sono costantemente aggiornati e consultabili all’interno del portale Iungo. É inoltre presente una scheda fornitore che riepiloga le principali informazioni utili del fornitore (dalla valutazione delle performance, al riepilogo delle informazioni di qualifica, ai principali documenti) che permette di avere accesso a tutti i dati di rilievo sulla relazione con il fornitore», spiega Claudio Dusio, principal consultant in supply chain di Iungo.
Il contesto
Nonostante solo il 30% delle aziende italiane applichi un rigoroso processo di qualifica dei fornitori, la maggior parte sta acquisendo consapevolezza sull’importanza del processo, soprattutto su spinta delle imprese appartenenti a settori che impongono normative di qualità stringenti come, ad esempio, l’automotive e il settore farmaceutico.
La valutazione dei fornitori, ad oggi, può avvenire in due fasi diverse:
- Valutazione del fornitore in fase di qualifica: il processo comincia prima dell’inizio della collaborazione per comprendere se il candidato è solido, se segue una corretta gestione della qualità e se rispetta le normative in termini di sicurezza.
- Valutazione del fornitore in base alle performance: in questo caso esiste una collaborazione e l’azienda verifica l’aderenza del fornitore a uno standard preciso.
Il questionario è tra gli strumenti più diffusi per qualificare i fornitori in quanto permette alle imprese di raccogliere tutte le informazioni utili ad una loro valutazione puntuale. Nel caso di classi merceologiche strategiche o critiche, a questi si aggiungono audit e campionature. Per le performance, in più, spesso vengono impiegati strumenti di vendor rating arricchiti con le metriche di interesse per l’azienda.
La somministrazione di un questionario, in ogni caso, comporta un dispendio di tempo ed energie importante sia lato invio delle domande che ricezione e organizzazione delle risposte. Iung-Processo di Qualifica gestisce autonomamente la condivisione dei questionari e la gestione delle scadenze dei documenti e delle qualifiche, la collezione dei dati e la valutazione degli stessi. Il portale IUNGO, poi, aggiorna real time tutte le qualifiche dei fornitori e tiene traccia completa dello storico, ottimizzando tutti gli aspetti relativi alla compliance. Il lavoro dei buyer, o in generale dell’ufficio acquisti, viene infine facilitato ulteriormente dalla possibilità di fare delle ricerche avanzate sui dati inseriti dai fornitori e di accedere a tutti i dati in un unico ambiente.
«Iungo-Processo di Qualifica permette di ridurre notevolmente il dispendio di tempo al fine di permettere al personale di focalizzarsi sulle attività a valore aggiunto derivanti da tale processo, minimizzando il numero delle risorse necessarie e riducendo di conseguenza i costi. Il profilo delle risorse impiegate a parità di costo di struttura può essere quindi più skillato massimizzando il valore proveniente dal processo con domande più mirate, valutazioni più accurate, condivisione interna dei risultati», afferma Claudio Dusio.
