Fattura elettronica come leva per realizzare l’impresa paperless, per digitalizzare tutti i processi legati alla gestione della filiera documentale. L’Italia è stata finora un caso isolato, l’unico paese dell’Unione ad averla imposta come obbligo normativo a tutte le imprese a partire dal 2018. Ma i tempi stanno cambiando. Dopo la Germania, che ha sposato un modello su base regionale, dal 2024 Spagna, Francia, Polonia e Belgio ne renderanno progressivamente vincolante l’uso. È solo il primo assaggio. Il triennio 2024-2026 sarà un periodo di forte trasformazione sia in area europea che globale. «I governi di molti paesi stanno ormai accelerando il percorso verso la fatturazione elettronica», afferma Samuele Fini, sales director applied solution di Archiva Group, software house veronese con un giro d’affari di circa 20 milioni di euro, da più di trent’anni sul mercato, specializzata nella gestione e digitalizzazione dei processi documentali che, oltre al tradizionale servizio di fatturazione su base locale, offre ora alle aziende l’opportunità di gestire la fattura elettronica tra paesi europei ed extra-europei.
«Per le aziende che hanno una presenza multinazionale, che hanno obiettivi di espansione su nuovi mercati, che hanno fornitori e clienti dispersi nelle più diverse aree geografiche, riduciamo la complessità nel dover gestire un numero progressivamente crescente di formati, sottolinea Fini. Abbiamo la tecnologia che ci consente di supportare nel modo più semplice ed efficace questa evoluzione. Alla fine, si tratta spesso di dover gestire una fattura ibrida, elettronica e cartacea, che noi risolviamo digitalizzando l’intera gestione documentale, occupandoci di gestire tutto il processo di importazione dati nel gestionale aziendale, che per più del 60% dei nostri attuali 1.500 clienti è Sap. In questo caso abbiamo le competenze per gestire tutto il processo: grazie al connettore certificato il nostro software diventa un modulo Sap per gestire ed emettere fatture secondo gli standard richiesti. Qualora il cliente utilizzi un gestionale che non supportiamo ci limitiamo a fornire i file con il tracciato dati. Dal punto di vista operativo le aziende hanno la flessibilità di scegliere tra più opzioni, aggiunge Fini. C’è chi si limita ad avere da noi una consulenza e un aggiornamento sulle normative e sui formati, ed essere autonomo dal punto di vista tecnologico, e chi invece ci affida la gestione dell’intero processo». Ecco, come cambia lo scenario della fattura elettronica e come le imprese possono affrontare la transizione a una gestione immateriale e paperless dei documenti.
Fattura elettronica in Europa e nel mondo, come cambia e cosa cambia per le aziende
Quali che siano le procedure adottate va tenuto presente che l’obbligo normativo vale solo per le fatture emesse tra imprese residenti nello stesso paese e non per i documenti fiscali scambiati tra i diversi paesi dell’Unione o verso paesi extra-europei. «Questo vuol dire che le imprese italiane che intendano emettere e ricevere fatture elettroniche nei confronti di clienti e fornitori di altri paesi lo possono fare esclusivamente su base volontaria, in virtù di un accordo commerciale tra le controparti che, all’interno dei diversi paesi, l’hanno già adottata», spiega Fini.
L’obiettivo che spinge sempre più aziende a convergere verso la fatturazione elettronica, estendendola a clienti e fornitori internazionali, anche in assenza di obbligo normativo, è semplice: digitalizzare tutti i processi, razionalizzando e ottimizzando tutti i flussi informativi associati alla fattura elettronica. Prima che questa diventi lo standard di riferimento europeo, passeranno però anni. Nel breve e medio termine ci si dovrà quindi muovere all’interno di uno scenario ibrido: gestire più modalità di fatturazione, cartacee, digitali e di fatturazione elettronica, nei più diversi formati, poiché i modelli adottati nelle singole aree geografiche non sono e non saranno omogenei. Un caos, che può tuttavia essere governato.
Transizione alla fattura elettronica, obbligo normativo che può anche tradursi in efficienza operativa
«Forniamo un servizio di digitalizzazione per gestire tutte le modalità di fatturazione, trattando anche tutti i formati di fattura che vengono originati in 40 diversi paesi, europei ed extraeuropei», dice Fini. «La transizione alla fattura elettronica viene sempre più vista come opportunità per ottimizzare e razionalizzare tutti i processi di gestione documentale e non come puro obbligo normativo, aggiunge Fini. Digitalizzare ciclo attivo e passivo, pagamenti in ingresso e uscita, clienti e fornitori, significa riuscire ad essere più produttivi, efficienti e veloci, riducendo tempi ed errori che derivano da una gestione cartacea e manuale», aggiunge Fini. L’obiettivo è, quindi, sostenere la digitalizzazione documentale supportando e semplificando l’utilizzo della fattura elettronica, risolvendo le problematiche che derivano dalle regolamentazioni applicate in Europa e nel mondo «Lo scenario è di una complessità estrema. Da una parte le differenze che esistono in Europa, dall’altro la situazione, ancora più disomogenea, che esiste su scala globale, osserva Fini. Quello che ci chiedono i clienti è soprattutto un orientamento sulle possibili evoluzioni: comprendere, in funzione di quelli che sono i loro mercati di riferimento, quali sono i cambiamenti attesi, in modo da poter definire un possibile percorso di digitalizzazione estesa».
La sinergia tra le aziende del Gruppo Archiva per la gestione documentale, la digitalizzazione e la consulenza della fatturazione elettronica
Il servizio di fatturazione elettronica fornito da Archiva è basato sulla sinergia delle competenze che esistono all’interno delle società del gruppo: Archiva con il brand Requiro, che si occupa della gestione documentale, dei dati e della compliance normativa; Honu, che si occupa della digitalizzazione dei processi e Maxwell, che offre servizi di consulenza. «Supportiamo i clienti non solo dal punto di vista tecnologico, della gestione del documento e relativa digitalizzazione, ma anche da un punto di visto di vista della compliance normativa». La consulenza serve anche ad aiutare le aziende nella comprensione del cambiamento organizzativo che deriva dalla fatturazione elettronica.
Come dice Fini, «L’It aziendale deve comprendere determinati aspetti documentali e, viceversa, l’amministrazione deve sapere cos’è un file xml». Archiva offre, quindi, sia supporto operativo che consulenziale, posizionandosi sul mercato e nei confronti del cliente come interlocutore unico per risolvere tutto quanto attiene la gestione e digitalizzazione dei processi di fatturazione. I più immediati vantaggi? Riduzione degli errori dovuti ad input manuali, in quanto non si gestiscono più documenti in forma cartacea; possibilità di aumentare l’efficienza e, quindi la produttività, poiché si riduce il tempo per la gestione delle singole fatture. Parafrasando il gergo industry 4.0 del manifatturiero, il servizio proposto da Archiva equivale a un gateway su cui convergono idati dei più diversi formati elettronici, che vengono acquisiti e normalizzati per poter essere poi elaborati e analizzati a un livello superiore, quello dell’erp.
Fattura elettronica, lo scenario europeo ed internazionale. Consulenza e servizi per risolvere la complessità di un mercato disomogeneo
«Sono ormai cinque anni che esiste in Italia la fatturazione elettronica. Nel resto d’Europa la situazione è a macchia di leopardo, racconta Fini. Vi sono paesi che l’hanno introdotta per i soli pagamenti alla pubblica amministrazione, altri, come la Germania, in cui è limitata a solo poche regioni. Il che vuol dire che un’azienda italiana che ha clienti in Germania può applicare la fattura elettronica solo se questi risiedono in uno dei lander dove è stata introdotta. Vi è poi chi l’ha introdotta per un numero ristretto di categorie merceologiche o per dimensione di azienda». È un panorama variegato e disomogeneo, quello che descrive Fini. «Polonia e Francia partiranno il prossimo anno. Ma sono attese novità importanti anche in Spagna, Ungheria, Belgio e Serbia. Per quanto riguarda lo scenario internazionale la faccenda si complica ulteriormente, poiché la normativa adottata da ciascun paese varia sensibilmente e si discosta dagli standard adottati dall’Europa».
Ecco, quindi, che Archiva ha realizzato una roadmap che si aggiorna periodicamente in base a quello che avviene nei singoli paesi, fornendo, su richiesta dei clienti, specifici report informativi. «Una cosa appare evidente: a livello europeo ed internazionale, si sta affermando una massa critica di soggetti che operano in regime di fattura elettronica, dice Fini. Supportiamo, quindi, i clienti in funzione dei loro obiettivi di business. Per poter fornire la copertura più estesa ci appoggiamo a un partner che effettua un monitoraggio della fatturazione elettronica in tutti i paesi del mondo: ci supporta in termini di aggiornamento normativi in quanto i cambiamenti sono ormai velocissimi». Insomma, l’invoice elettronica è un obiettivo cui mirano un po’ tutti i paesi, ma le modalità sono le più diverse. Ogni paese ha un suo originale percorso. La Francia, per esempio, introdurrà l’obbligo di fattura elettronica a luglio 2024, inizierà con grandi contribuenti, per poi estendere il processo alle aziende sotto i 30 milioni di fatturato.
I diversi modelli di trasmissione elettronica, centralizzati e distribuiti, adottati in Europa e nel mondo
In materia di fatturazione elettronica, l’Europa ha dato delle linee guida, individuando un metodo di trasmissione delle fatture, ma lasciando a ciascun paese la libertà di interpretarlo. Al momento, come spiega Fini, i modelli in uso sono sostanzialmente due. Il modello di trasmissione a tre angoli, che è poi quello abbracciato dall’Italia, su cui stanno convergendo Francia e Polonia, dove esiste un ente centrale che riceve tutte le fatture, esegue un controllo di conformità, e le smista tra i soggetti riceventi ed emittenti. E’ il modello centralizzato, quello che si tende a utilizzare nei paesi maggiormente vulnerabili a fenomeni di evasione fiscale.
Il secondo modello è quello a 4 angoli. «Adottato dalla Germania non prevede un soggetto centrale di controllo poiché queste funzioni sono delegate a soggetti accreditati che applicano le normative locali decise dai singoli governi. Ricevono e smistano le fatture per conto dei propri dei propri clienti», dice Fini. Insomma, il mondo è bello perché è vario: con la fattura elettronica, si parla una stessa lingua digitale, ma gli idiomi sono diversi. «Una complessità tecnologica e normativa che risolviamo attraverso il nostro servizio, dice Fini. Qualunque cosa accada, per noi non cambierà nulla: daremo ai clienti la possibilità di gestire tutti i diversi formati elettronici originati in area europea ed extra-europea, assicurando una completa digitalizzazione dei processi, risolvendo tutte le problematiche di compliance normativa».
Report informativi sull’evoluzione della fattura elettronica ed orientamento per gestire i diversi mercati
«Quello che ci stanno chiedendo molti clienti non è tanto come ci si deve comportare per fare fattura elettronica in un determinato paese quanto piuttosto riuscire a comprendere qual è lo scenario a tendere nei paesi con cui hanno rapporti commerciali, dice Fini. Siamo di fronte a più scenari e casi applicativi: aziende che hanno clienti nei più diversi paesi e aziende multinazionali con quartier generale in Italia e filiali e società controllate all’estero. In questi casi il cliente vuole sapere lo scenario evolutivo e sfruttare la normativa per avere un beneficio operativo. Cosa succederà nei prossimi anni fuori dall’Italia? Abbiamo una roadmap sui cambiamenti previsti mese per mese nei vari paesi da qui fino al 2026, che viene costantemente aggiornata. Garantiamo la compliance normativa nel tempo. Solo in Italia dal 2018 ad oggi ci sono stati 3, 4 aggiornamenti, nomenclature dati che dovevano essere gestire a livello fiscale. Quello con cui ci si confronta non è uno scenario statico, è un continuo work in progress».
(Ripubblicazione dell’articolo del 17 maggio 2023)
