Spesso, la gestione “manuale” della contrattualistica aziendale è caratterizzata dall’inefficienza degli scambi di fogli, dal proliferare di e-mail confusionarie e della carta in generale, dalle continue richieste di approvazione, dalla generazione di contenuti inutili e dalla sovrapposizione di risposte e report da dipartimenti collegati all’ufficio acquisti. Eppure, i contratti costituiscono una rappresentazione del rapporto esistente tra l’azienda, i clienti e i fornitori, e quindi un elemento fondamentale per qualsiasi impresa, di ogni dimensione: la loro gestione non può essere lasciata al caso. Tanto più che questi documenti contengono informazioni di assoluta rilevanza per l’attività dell’azienda, nonché dati sensibili. E, in ogni caso, errori nella formazione, nella gestione e nella conservazione possono determinare rischi sanzionatori. Cosa fare? Secondo Archiva – gruppo con sede a Verona guidato dal Ceo Giuliano Marrone che si occupa di gestione documentale, iper-automazione e consulenza sulle tematiche normative, digitali e di revisione metodologica dei processi aziendali (con i marchi Requiro, Honu e Maxwell Consulting) – una soluzione c’è.
Si parte dalla consulenza, per realizzare un’analisi dell’AS IS, e cioè per verificare le lacune e le inefficienze del processo documentale dell’azienda. Successivamente si studia il TO BE, e cioè tutte le implementazioni di servizi e di tecnologie che possono ottimizzare i processi. La digitalizzazione del processo viene realizzata tenendo conto dell’intero ciclo di vita del contratto: dalla generazione alla negoziazione, dall’approvazione e la firma alla esecuzione e la gestione, fino all’archiviazione e alla conservazione. Il fatto è che il documento informatizzato deve rispettare precise regole stabilite dal Cad, il Codice dell’amministrazione digitale, altrimenti rischia di non essere valido, od opponibile ai terzi. Tutti i passaggi devono essere svolti in modo che l’atto risulti sempre integro, immodificabile e autentico.
Quanto alle tecnologie da implementare, non c’è un’offerta a scaffale. Si valutano caso per caso, in base alle esigenze emerse in sede consulenziale. Comunque, tra gli strumenti c’è ad esempio il Dms, il Document management system (letteralmente “Sistema di gestione dei documenti”): è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente si tratta di un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. Di tutto ciò abbiamo parlato con Carlo Vismara e Andrea Gallo, rispettivamente head of sales supply chain e digital, compliance & privacy senior consultant di Maxwell società di consulenza del Gruppo Archiva.
L’ufficio acquisti svolge un ruolo sempre più strategico
In questi ultimi anni si è assistito ad un’evoluzione dell’ufficio acquisti. «La sua attività si è gradualmente estesa dall’amministrazione degli ordini alle trattative, alla digitalizzazione del sourcing e alla gestione dei fornitori, che è importantissima. Non si tratta solo di governare il parco dei supplier o di valutare delle candidature, ma di porre in essere dei processi di qualifica e di rating. E poi c’è tutto il tema della gestione dei contratti» – afferma Vismara.
Insomma, si è passati da una logica di ufficio ad una visione più strategica degli acquisti. Il mezzo è l’impostazione di un processo end-to-end che metta in contatto tutti i reparti coinvolti. «Si chiede all’ufficio acquisti di acquisire un significato più importante, anche tramite la tecnologia, che alla fine serve ad automatizzare i processi a basso valore aggiunto e time-consuming per consentire all’azienda di concentrarsi su attività cruciali» – afferma Vismara. Con soluzioni tecnologiche innovative è anche possibile trasformare le limitazioni dovute ai rischi e alle regolamentazioni, in opportunità di crescita. «Si tratta anche di favorire la collaborazione tra clienti interni e fornitori, per migliorare i rapporti, abbattere i muri comunicativi e incidere sui costi, con l’introduzione di soluzioni alternative» – continua Vismara.
D’altra parte, l’ufficio acquisti ha di per sé una natura interdipartimentale. E oggi nascono nuove esigenze per l’azienda: si pensi alla gestione del bilancio energetico. Questa non può non passare dall’analisi dei fornitori: quali fra questi sono in regola con i criteri Esg e quali no? Tutte queste informazioni devono essere messe a disposizioni di altri uffici.
Inoltre, l’evoluzione dell’ufficio «può contribuire al posizionamento strategico dell’intera organizzazione, quanto più è parte della strategia come protagonista al raggiungimento degli obiettivi di prodotto e servizio» – termina Vismara.
I contratti sono i documenti più a rischio in termini di non conformità (compliance) normativa e regolamentare
1) Perché i contratti richiedono una gestione accurata
«I contratti sono il perno del business dell’azienda; in caso di contenzioso i processi di generazione e di firma di questi documenti – che contengono informazioni di assoluta rilevanza – devono essere certificati», spiega Vismara.
2) La qualificazione giuridica dei contratti
I contratti sono regolati dal citato Cad: è un testo unico che riunisce e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese. «In effetti – spiega Gallo – il Cad è nato per la PA, ma poi è stato esteso ai privati, che hanno l’obbligo di rispettare i requisiti tecnici, le Linee Guida AgID, ossia dell’Agenzia per l’Italia Digitale, in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici». Dunque, alla luce dell’attuale normativa, il contratto digitalizzato è un documento informatico.
Ora, per generare un documento informatico valido, occorre adempiere a alcuni passaggi. Anzitutto, l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione (di documenti) nei formati e nel rispetto di determinate regole di interoperabilità. In secondo luogo, l’acquisizione del documento per via telematica o su supporto informatico; o quella della copia per immagine su supporto informatico (o quella direttamente informatica) del documento analogico. La memorizzazione su supporto informatico in formato digitale dei dati risultanti da transazioni o processi o dalla presentazione telematica attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente. Infine, la generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
«In realtà il Cad è stato esteso ai privati appunto in vista della digitalizzazione delle società, che devono apprendere a gestire i flussi documentali in via informatica. Insomma, le linee guida aiutano le aziende a strutturarsi in termini di processo a monte della generazione dei documenti. Il fine è che la conservazione sia a norma» – afferma Gallo.
Il punto di contatto tra il contract management e la gestione documentale
«Il fatto è che il contract management è una parte della gestione documentale. Si tratta di mappare le più importanti caratteristiche del contratto, e di inserirle in un “archivio” per utilizzarle per la reportistica e altro. La conservazione garantisce non solo l’accessibilità, ma anche la personalizzazione in modo capillare dei profili degli utenti. La dematerializzazione è implicita nel caso di contratti che nascono in via digitale; ma oggi anche quelli nati cartacei possono essere dematerializzati e inseriti nello stesso database, agli stessi fini», afferma Vismara.
Per il cambio di rotta serve il supporto di terze parti
Secondo Archiva, c’è un ingrediente necessario al cambio di rotta: il supporto di terze parti in grado di accompagnare le imprese verso la digital transformation dei processi documentali, fornendo soluzioni tecnologiche e consulenza per il proprio team. Infatti, esperti e specialisti con competenze specifiche, possono portare a loro volta nell’organizzazione conoscenza e resilienza. Il “fai da te” non paga.
Il Contract lifecycle management
Occorre invece partire dal principio che l’attenzione va posta sull’intero processo di gestione del contratto e non solo sulla sua conservazione. Bisogna identificare il percorso che il documento segue dal momento della sua generazione sino alla custodia o alla sua distruzione.
Qual è questo percorso? Secondo Archiva, le fasi sono cinque. Anzitutto, quella di generazione. Qui viene stabilita la strategia di gestione del contratto, si definiscono gli obiettivi, si mappano le informazioni strategiche anche ai fini reportistici, si identificano i requisiti contrattuali e si definisce un piano di management. Questa fase è fondamentale perché una pianificazione accurata riduce il rischio di fallimento del contratto. Strumenti utili in questa fase possono includere template di generazione dell’atto, l’analisi dei rischi, il digital workflow, la definizione di procedure e metodi aziendali condivisi.
Poi, la negoziazione. Vengono identificate le esigenze delle parti, successivamente formalizzate grazie alla raccolta delle informazioni e all’identificazione dei bisogni. Si definiscono termini e condizioni, prezzi, termini di consegna, criteri di qualità e modalità di pagamento. In questo step ci sarà anche la stesura del documento in una forma legalmente vincolante. Strumenti utili includono i template di contratti, la Pec, le soluzioni Bpm per la gestione dei workflow di condivisione (ne parleremo poi) e l’approvazione dei documenti.
In terzo luogo, l’approvazione e la firma. Alla stesura del contratto fanno seguito gli interventi di diversi attori per la verifica della correttezza del documento e delle sue firme. Le parti in gioco e i rispettivi attori interpellati nel processo, quindi, approveranno il contratto e lo firmeranno digitalmente o analogicamente per renderlo ufficiale, a seconda dell’origine del contratto e delle preferenze dell’azienda. Tra gli strumenti, la firma elettronica, le linee guida aziendali, la corrispondenza tramite Pec, il digital workflow, e altro.
In quarto luogo, l’esecuzione e la gestione. In questa fase, il contratto viene eseguito e le parti coinvolte adempiono ai rispettivi obblighi. È importante che le parti mantengano una comunicazione costante, che documentino le attività svolte e le informazioni rilevanti. Infatti, la gestione del contratto include il monitoraggio dei progressi e l’identificazione di eventuali problemi o alterazioni rispetto a quanto concordato. Tra gli strumenti, i software dedicati alla gestione del progetto, i moduli di reportistica, la firma elettronica, la Pec, il digital workflow e il software di gestione documentale.
In quinto luogo, l’archiviazione e la conservazione. Il contratto, con le relative clausole e dettagli, seguendo le best practice deve essere archiviato in un database centralizzato per renderlo disponibile per i reparti interessati e autorizzati alla sua visione. Disporre di un archivio digitale in grado di monitorare il suo flusso di lavoro e avanzamento permette di notificare eventuali scadenze e rinnovi automatici. Indipendentemente dalla tipologia è importante conservarli in modo sicuro e a norma di legge per preservarne il valore legale. Strumenti utili sono il software il Dms (di cui parleremo a breve), i sistemi di archiviazione digitale e di conservazione a norma, gli strumenti di reporting e analytics.
Secondo Vismara «la fase di conservazione è sicuramente quella più a rischio, però da sola non è sufficiente ad evitare i problemi: il processo va certificato». Anche secondo Gallo «è quella più critica. D’altra parte alcune società sono già digitalizzate, e altre no. Questo significa che ci sono aziende che operano in analogico e ricevono un documento digitale e viceversa: in realtà, la forma dovrebbe essere omogenea. Si tenga poi presente che se un’impresa riceve un documento con firma digitale e lo stampa in analogico, tutte le informazioni digitali vanno perdute, e l’atto non è più formalmente valido e opponibile; si è cercato di materializzare ciò che non poteva essere reificato». Inoltre, per Gallo «il documento informatico è assai più fragile di quello analogico: occorre sempre agire in vista della sua integrità».
La consulenza prima di tutto
Per Gallo, «nell’implementazione degli strumenti tecnologici è importante la consulenza, perché la digitalizzazione ha sempre un effetto moltiplicatore, e pertanto si corre il rischio di automatizzare le inefficienze». Al di là di questo, l’offerta di Archiva punta soprattutto sulla consulenza e sui servizi. «Non offriamo tecnologia a scaffale, ma quella necessaria alle esigenze del cliente, nel contesto di una riflessione a 360 gradi. Non ci occupiamo solo della digitalizzazione del processo, ma mettiamo a disposizione tutte quelle tecnologie che sono correlate (ad esempio, la firma elettronica, la Pec), ma per sapere quali siano occorre scavare nella situazione di partenza del cliente», dice Vismara. «Peraltro la consulenza può anche mettere in rilievo e certificare best practice: le aziende stesse hanno bisogno di capire cosa fanno gli altri».
Gli strumenti del contract lifecycle management
1) Il Dms, l’archivio unico dei contratti e dei documenti informatici
Quanto al citato Dms, la soluzione Archiva comporta la gestione del documento in un ecosistema digitale in cloud, con firma elettronica per conferire validità legale al documento, con la Pec per certificare le corrispondenze con la controparte, con moduli drive per gestire il documento, e altro. Permette di preservarne il valore legale e di tutelarlo nel tempo; è in grado, nativamente di rispondere alla normativa nazionale e internazionale permettendo una notevole riduzione dell’esposizione al rischio sanzionatorio per ogni fase del Contract Lifecycle. «È in buona sostanza un archivio unico, valido per i contratti come tutti gli altri documenti, e serve anche a profilare gli accessi e i diritti di visibilità» – afferma Vismara.
2) Metadatazione e reportistica
Archiviare e conservare il contratto demateralizzato in un sistema digitale centralizzato consente, grazie alla metadatazione dello stesso, di ottenere vantaggi di tempo, di costo e di efficienza. Significa poter ottenere una reportistica operativa aggiornata in grado di offrire immediatamente visibilità strategica, per esempio, del piano scadenze, dei tempi di attraversamento della pratica contrattuale, della divisione dei contratti per categoria merceologica, dei fornitori contrattualizzati, e altro; ma anche replicabilità del contratto e la possibilità di rintracciare termini e condizioni, prezzi, e altro – guadagnando in praticità di gestione, eliminazione di ritardi, costi e possibili inadempienze. «Più l’azienda è in grado di estrarre informazioni, più è capace di attuare azioni strategiche» – afferma Vismara.
I metadati sono uno strumento chiave per portare efficienza nella gestione documentale. Luciano Quartarone, ciso & data protection director di Archiva, spiega il loro funzionamento
3) Business process management (Bpm)
Si creano luoghi di lavoro digitale, che riuniscono tutti gli attori del processo su uno strumento di collaborazione senza limiti fisici, abbattendo i silos aziendali e mettendo in comunicazione collaboratori di diversi reparti che devono contribuire all’evasione del processo. «In pratica, si tratta di integrare i flussi di lavoro tra i diversi dipartimenti, ristrutturando le risorse umane e integrando applicazioni software in tutta l’organizzazione. Quando si ridisegnano i processi, si possono definire con precisioni i singoli ruoli e i task, che sono tenuti sotto controllo da una sola postazione. Facciamo un esempio: io sono un buyer che deve fare un contratto, e pertanto creo una pratica; Tizio è il mio legale, e deve portarla avanti. Normalmente, con strumenti tradizionale, io invierei una mail a Tizio con del materiale; ma non potrei sapere se l’ha letta e se il processo è avanzato. Con il Bpm, invece, so esattamente quando Tizio è entrato nell’area di lavoro digitale e quali passaggi abbia svolto. Posso anche tracciare quanto tempo Tizio abbia speso a tal fine. Ecco, il Bpm mette insieme l’attività del fornitore, del buyer, del legale, dell’ufficio acquisti e anche dell’IT. Tutto il processo è visibile e controllato», spiega Vismara.
Alcuni casi d’uso (anonimi)
1) Un sistema condiviso tra gli utenti del ciclo passivo per il gruppo assicurativo
Si fa l’esempio di gruppo che opera nell’ambito assicurativo e che registra in media 1,5 miliardi di euro di fatturato. La sede italiana conta circa 140 dipendenti. L’obiettivo del progetto con Archiva era intervenire nel miglioramento delle attività legate al ciclo passivo, in particolare sulle specificità legate al supporto, pianificazione e monitoraggio di questa fase di fatturazione. In particolare, le principali aree di intervento interessano la gestione di: contratti, ordini, budget e fatture fornitori. Quanto all’AS IS, la gestione dei processi del ciclo passivo era principalmente manuale o semi-manuale; le risorse infatti utilizzavano fogli Excel. Quanto al TO BE, si è dato vita ad un sistema condiviso tra gli utenti coinvolti nel processo: dalla stesura del contratto, alla creazione dell’ordine, alla gestione del budget fino all’approvazione delle fatture fornitori. Questo permette: l’integrazione su di una unica piattaforma, dell’attuale scambio informativo; lo scambio dati con l’Erp; un workflow procedurale per ognuno dei processi (contratti, ordini e budget, fatture fornitori); e tanto altro.
2) Processi di promozione dei prodotti più snelli con il Bpm
Si fa l’esempio di una azienda che opera nel settore del retail, conta 200 dipendenti e registra un fatturato medio di 270 milioni di euro. L’obiettivo era quello di incrementare la flessibilità nel processo di promozione di un prodotto destinato alla vendita. Si vuole ottimizzare il flusso di lavoro legato all’iniziativa rendendo la comunicazione tra reparti più snella ed efficace. Quanto all’AS IS, la gestione della promozione di un prodotto era legata in buona parte a procedure di ticketing e scambio di e-mail che portava spesso a rallentamenti o all’omissione di alcuni step approvativi. Quanto al TO BE, si è reso il processo più snello, semplice e flessibile grazie all’implementazione di una piattaforma Bpm. Tra i benefici, un processo più fluido e snello, che supporta i reparti nella collaborazione, nello scambio di comunicazioni e nell’aggiornamento dello stato delle attività; e il calo del numero di e-mail e telefonate necessarie per svolgere le attività.
(Ripubblicazione dell’articolo del 25 luglio 2023)
