Per semplificare le attività degli operatori economici nell’ambito delle nuove procedure digitalizzate per i processi doganali import ed export, Archiva Group ha sviluppato due nuove soluzioni perfettamente integrabili in Requiro. Questi moduli avanzati offrono la riduzione delle attività manuali e la semplificazione degli adempimenti richiesti grazie all’impiego dell’automazione dei processi nel recepimento della documentazione e nella sua riconciliazione, garantendo allo stesso tempo il controllo sul processo e la conservazione a norma dei relativi documenti. Le soluzioni offrono alle aziende affidabilità ed efficienza senza precedenti. L’obiettivo delle soluzioni è quello di semplificare per le aziende il soddisfacimento delle nuove procedure digitalizzate introdotte dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (Adm), nell’ambito del processo di reingegnerizzazione del sistema informativo Aida 2.0, a seguito del cambio normativo richiesto a livello unionale.
«Attraverso queste soluzioni, offriamo alle aziende strumenti potenti e flessibili per gestire in modo efficiente la complessità dei documenti doganali. Le nostre soluzioni sono modulabili in base alle esigenze dei clienti e non solo semplificano la gestione quotidiana, ma si adattano prontamente ai cambiamenti normativi, garantendo la conformità e la tranquillità alle aziende in un contesto di continua evoluzione», Samuele Fini, sales director – applied solution di Archiva Group.
Per le operazioni d’importazione, dal 9 giugno 2022 il documento amministrativo unico, o bolletta doganale, è stato sostituito da un flusso di dati, secondo una procedura ormai completamente informatizzata. A seguito di queste modifiche, le aziende hanno dovuto ripensare le modalità di recepimento dei documenti correlati e le loro procedure di gestione Iva, azzerando gli errori e riducendo allo stesso tempo l’impegno umano in azioni ripetitive. Accanto a queste esigenze, si affiancano quelle di garantire la compliance della documentazione e la conservazione a norma. Infatti, gli operatori devono assicurare la completezza dei documenti per l’importazione, per evitare le sanzioni tributarie e IVA e la perdita del credito Iva. Invece, secondo le nuove procedure export, il documento di Aacompagnamento all’esportazione sarà reperibile nel sono formato elettronico tramite il portale Pdmu, e insieme al codice Mrn e alla fattura elettronica risulta fondamentale per provare l’avvenuta esportazione e liquidare i diritti doganali per l’esportatore. Una delle novità principali introdotte dal progetto Aes ph1 è proprio la sua dematerializzazione. Quindi, l’obiettivo delle soluzioni Dogane Import e Dogane Export è quello di permettere alle aziende di recepire in modo rapido ed efficiente il cambio di procedura imposto da Adm. L’approccio modulare proposto da Archiva Group è quindi un mix sapiente di consulenza, servizi e tecnologie. Sul versante import Archiva Group propone:
- Automazione: Il servizio permette il recupero del codice Mrn (Movement reference number) e il controllo dello stesso; per la ricerca e il download dei documenti di sintesi e svincolo e del Prospetto Contabile. Questo approccio automatizzato garantisce rapidità e precisione nell’ottenere i documenti necessari per le importazioni, incrociando tutte le combinazioni di P.IVA con i Codice Ufficio Doganale.
- Ricerca Full Text e Indicizzazione: I documenti sono oggetto di una lavorazione di archiviazione digitale che rende possibile effettuare ricerche per tutte le parole, numeri o codici chiave presenti nei documenti, facilitando la gestione e l’accesso alle informazioni critiche.
- Monitoraggio dello Stato del Fascicolo Documentale: Gli utenti possono monitorare lo stato del fascicolo documentale (composto da più documenti che necessariamente devono essere presenti), verificandone la completezza e allertando l’operatore su eventuali mancanze che potrebbero pregiudicare la chiusura del processo. Questa caratteristica offre una visione chiara e in tempo reale del progresso, consentendo una gestione proattiva dei documenti.
- Conservazione a Norma: La soluzione si integra nativamente al sistema di conservazione di Archiva Group, garantendo la conservazione a norma dei documenti relativi alle importazioni. Ciò è essenziale per conferire al documento informatico lo status di prova legalmente valida anche in caso di contenzioso con Adm o Agenzia delle Entrate.
- Adattabilità al Cambio di Procedura Imposto da Adm: L’obiettivo principale di Archiva Group è consentire alle aziende di recepire in modo rapido ed efficiente il cambio di procedura imposto dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli. Le soluzioni sono progettate per adattarsi dinamicamente alle nuove regolamentazioni, assicurando la continuità operativa e la conformità normativa.
Spostandoci sull’export l’approccio Archiva Group non cambia:
- Automazione: Il servizio permette il download automatico dei documenti dal portale Adm, compreso il recupero dei codici Mrn (Movement reference number) e Dae (Documento amministrativo di esportazione). Questo approccio automatizzato garantisce rapidità e precisione nell’ottenere i documenti necessari per le esportazioni.
- Lavorazione Standard di Archiviazione Digitale: una lavorazione standard di archiviazione digitale, garantisce che i documenti siano trattati in modo coerente e restituendo alle aziende la possibilità di accedere ad un archivio digitale ordinato e condivisibile, dove informazioni e dati siano ricercabili in modo veloce.
- Metadatazione Standard e Pubblicazione: I documenti vengono elaborati con metadatazione standard, arricchendo le informazioni chiave per una facile ricerca e gestione. Successivamente, vengono pubblicati sulla piattaforma Requiro (by Archiva Group) o su risorse interne del cliente, offrendo una visibilità immediata e un accesso facilitato ai documenti.
- Dashboard di Controllo Dedicata: Una dashboard dedicata consente il monitoraggio dello stato di lavorazione e la riconciliazione dei documenti. Ciò permette alle aziende di verificare il regime di non imponibilità della transazione entro i termini prescritti dalla legge, riducendo il rischio di errori e garantendo una gestione efficiente delle operazioni di esportazione.
- Riversamento nei Sistemi di Conservazione a Norma: Contestualmente alla gestione documentale, i documenti doganali vengono riversati nei sistemi di conservazione a norma. Questo assicura la disponibilità necessaria in ambito Iva, accise e la conformità con la normativa AgID.
