La forte domanda di Digital Transformation sta facendo accelerare il percorso di crescita di Archiva. La piccola azienda di 7 persone specializzata nella digitalizzazione dei documenti, acquisita nel ’98 da Giuliano Marone, ingegnere nucleare, si è trasformata nel corso di 25 anni in un gruppo forte di 9 società dislocate in 4 Paesi europei, che opera in 40 Paesi del mondo nei settori della digitalizzazione, della conservazione a norma, e della consulenza di processo grazie ai suoi 280 dipendenti. Il fatturato 2021 è stato intorno ai 22 milioni di euro, in aumento del 21% circa.
Ma nei prossimi mesi, se non settimane, Archiva prevede un ulteriore ed estremamente significativo step di crescita. L’ingegner Marone ci ha parlato di una nuova, grossa acquisizione entro l’anno, e di un’altra, di peso ancora maggiore, prevista per l’anno prossimo. Nel frattempo, Archiva sta preparando la creazione di una holding che coordinerà le attività delle varie società del gruppo, e che dovrebbe diventare operativa entro il 2022. Una mossa necessaria in vista di un altro passo importante: l’apertura a nuovi capitali e nuovi soci. Al momento, l’azienda comunque non parla esplicitamente di progetti relativi a una eventuale quotazione in Borsa, ma è possibilista sull’ipotesi di un fondo d’investimento. Di sicuro il fondatore, che detiene importanti quote societarie (100% di Archiva, 90% di Maxwell, 51% di Honu), ci ha detto che gli piacerebbe entrare in società con altri imprenditori “illuminati”.
A garantire le prospettive di crescita dell’Archiva Group ci sono vari fattori. Tre ci sembrano particolarmente degni di nota: primo, l’organizzazione interna, che pone l’accento sul benessere psico-fisico dei dipendenti, sulla loro crescita e sul loro coinvolgimento, favorito da un’organizzazione “a stream” che dà più possibilità di realizzazione professionale e contemporaneamente favorisce la responsabilizzazione; secondo, la capacità di cambiare continuamente per rispondere nel modo migliore alle mutate necessità dei clienti (a oggi circa 1.500); e terzo, l’attenzione maniacale per la sicurezza dei dati, che ha portato Archiva a fregiarsi di tutte le più importanti certificazioni a livello italiano ed europeo sulla security: Iso 27001, Iso 27701, Iso 27017, Iso 27018, Iso 9001, Iso 22301, Uni/PdR 43.2.2018, oltre alla qualifica di Conservatore Qualificato AgID. «Con dato Accredia, Archiva si posiziona come una tra le aziende più certificate d’Italia» ha confermato Luciano Quartarone, ciso & data protection officer del gruppo.
Recuperare efficienza con la gestione dei processi documentali
Soprattutto nelle aziende del manifatturiero, quando si parla di Digital Transformation ci si riferisce principalmente alla digitalizzazione dei processi di produzione, quelli che rappresentano il “core business” societario. Facendo così, però, si trascura una fetta piuttosto importante dei processi aziendali: quella legata alla gestione dei documenti (amministrazione, ufficio legale, risorse umane e via discorrendo). Pur essendo spesso interconnessi ai processi produttivi – basti pensare alla gestione degli ordini, o delle bolle di magazzino – i documenti sono spesso considerati “non strategici”. E per questo, nella maggior parte dei casi, i progetti di efficientamento, digital transformation e modernizzazione non prendono in considerazione i processi che li riguardano. Così, quello della gestione documentale spesso finisce per diventare il settore aziendale più inefficiente. Cambiare questa mentalità, e ridare attenzione alla gestione dei processi documentali, consente a un’azienda di recuperare produttività ed efficienza. Recuperare quanto? Fra i numeri di Archiva emerge un dato significativo: i suoi consulenti hanno implementato con successo oltre 300 progetti di miglioramento, facendo risparmiare finora più di 60 milioni di euro alle aziende clienti.
Ma perché un’azienda dovrebbe rivolgersi a degli specialisti per gestire i propri documenti in modo efficiente? Essenzialmente perché non si tratta di infilare bolle e fotocopie in uno scanner: il punto importante è creare processi ottimizzati di gestione delle informazioni smaterializzate. Processi che devono spesso essere tagliati su misura per ogni singola azienda, senza diventare assurdamente costosi, e che devono tenere conto di varie problematiche – prima fra tutte, la sicurezza dei dati e il suo bilanciamento da una parte con le esigenze di accessibilità, e dall’altra con quelle di riservatezza imposte dai regolamenti europei (vedi Gdpr). Non per nulla Archiva, con base vicino a Verona, è nata con i sistemi di archiviazione e conservazione digitale di documenti a norma, e si è evoluta nell’ultimo quarto di secolo aggiungendo a questi servizi una completa piattaforma cloud di document management, sistemi di fatturazione elettronica, integrazione con Sap; e ancora, attività di consulenza sull’ottimizzazione dei processi documentali e aziendali, piattaforme per la gestione del digital workplace e digital workforce, e sistemi di intelligent document processing che sfruttano algoritmi di intelligenza artificiale.
Il Gruppo Archiva
È nata prima Industria 4.0 o la Digital Transformation? Qualcuno potrebbe pensare che le due cose siano strettamente legate, visto che entrambe sono diventate “buzzword” negli ultimi 5 anni. In realtà, la Digital Transformation precede Industria 4.0, e di parecchio. Perché si tratta di un modo nuovo, più generalizzato, per indicare la soluzione a una serie di problematiche che esistono da decenni. Una volta si parlava di smaterializzazione degli archivi e di uffici senza carta, adesso parliamo di digitalizzare tutto: documenti, processi, intere aziende. Proprio dalla smaterializzazione dei documenti inizia la storia di Archiva, un gruppo di nove aziende distribuite in 4 Paesi Europei con base principale a Villafranca di Verona. L’azienda, originalmente, si chiamava Sip Microfilm ed era specializzata nel trasferire grandi archivi (biblioteche, catasto…) su pellicola microfotografica. Seguendo l’evoluzione delle tecnologie, l’azienda introdusse mano a mano soluzioni di archiviazione digitale a norma e nel 1998 venne rilevata da Giuliano Marone, ingegnere nucleare, che la rinominò Archiva Srl. Da allora l’azienda cambia pelle e inizia un percorso di evoluzione e crescita che la porta nel 2005 a creare Requiro, piattaforma web based di gestione documentale, nel 2014 e 2015 a entrare nei mercati tedesco e polacco, e nel 2018 ad acquisire la maggioranza di RealValue, primo partner italiano di Pegasystem, una software house statunitense che sviluppa soluzioni low code per la gestione dei flussi di lavoro e decisionali. La storia di Archiva, di fatto, è la storia di un processo di trasformazione continua, con l’obiettivo di prevenire i bisogni dei suoi clienti. Per questo il gruppo ha creato e acquisito marchi e startup. L’acquisizione più recente (inizio 2022) è stata quella di Honu, system integrator che ha portato in dote la certificazione Gold di KissFlow, piattaforma di business process management che vanta oltre 10.000 clienti nel mondo. Ma c’è anche la creazione di Robotiqe, “boutique creativa” che si occupa di creare soluzioni software “sartoriali”.
Inoltre, Archiva ha allargato le sue competenze dalla digitalizzazione di documenti e processi all’archiviazione, dalla gestione documentale (Bpo/Dms) all’iperautomazione, fino ad arrivare alla consulenza sulle tematiche normative, digitali e di revisione metodologica dei processi aziendali: Lean, 6Sigma, Hybrid Project Management. Secondo Ivan Stanzial, managing director del gruppo, questa evoluzione «è il modo con cui Archiva vuol dare una mano ai suoi clienti, facendo un passo in più. I clienti ci hanno chiesto di essere dei consulenti, di dare loro una mano a rivedere i loro processi, e lo abbiamo fatto nel modo tradizionale; poi ci hanno chiesto di realizzare la digitalizzazione di quegli stessi processi, per cui ci siamo dotati di tutto quell’insieme di tecnologie di base per poter fornire soluzioni di iperautomazione. Vuol dire Bpm, vuol dire Rpa, vuol dire basi di intelligenza artificiale, anche se applicazioni reali di Ia ce ne sono ancora poche». Stanzial, proveniente dal mondo della consulenza (Bonfiglioli, Accenture), si definisce “cintura nera di Lean Six Sigma” ed è un esperto di eccellenza operazionale. Arrivato in Archiva nel 2019, è uno dei maggiori artefici dello sviluppo del gruppo veronese nel segmento della consulenza di processo e dell’iperautomazione. Non per nulla, oltre a essere managing director del gruppo, ricopre anche l’incarico di Ceo sia per Maxwell (braccio connsulenziale del gruppo) sia per Honu (che segue l’iperautomazione ed è cresciuta in pochi mesi da 2 a 18 dipendenti).
Archiva oggi
Con il 2022, l’azienda si schiera sul mercato con tre “punte” principali: Requiro, che segue il business “storico” della gestione documentale in outsourcing per Cfo, legal e Hr Manager, oltre a quelli della conservazione a norma e della fatturazione internazionale, contando su 150 collaboratori in tre Paesi europei; Maxwell Consulting, il braccio consulenziale del gruppo, che si pone come obiettivo il rendere eccellenti i processi aziendali, in modo che possano liberare il valore nascosto delle interazioni umane, e aggiunge a questo una particolare competenza sulle tematiche e sugli standard normativi nazionali e internazionali; e infine Honu, acquisita all’inizio di quest’anno, che si occupa principalmente di iperautomazione in tempo reale, con un approccio che consente di implementare soluzioni in modo rapido, grazie a un approccio low code/no code. La sua offerta comprende un mix di Rpa, Bpm e Idp, dalla robotica all’intelligenza artificiale. Ma cosa si intende per iperautomazione in ambito di gestione documentale?
«È un modo per digitalizzare i processi riuscendo a dare efficienza, tagliare costi, ridurre i tempi, e liberare quindi il tempo delle persone per attività a maggior valore – ci spiega Stanzial – Noi la proponiamo a tutto il parco clienti. Ci sono aziende manifatturiere, del food & beverage, automotive, di servizi, del lusso. Abbiamo praticamente tutti i settori tranne nucleare e militare. Quello che facciamo è dare una mano a portare in conservazione un documento, un dato che ha attraversato un processo efficientato. L’efficienza di questo processo vuol dire anche hyper automation». Facciamo un esempio? «Se abbiamo un contratto da portare in conservazione, è un documento informatico, per cui normativamente deve seguire una serie di passaggi; ma è molto complesso da seguire, come quasi tutta la burocrazia in un’azienda. Noi seguiamo tutto il processo dall’inizio alla fine, andando a stabilire un processo prima di tutto, efficientandolo e trasformandolo in un processo digitale, magari attraverso il Bpm; costruendo poi dei workflow con delle regole, andando ad aggiungere a questi workflow parti di automazione (quindi Rpa vera e propria), andando a cercare e costruire il dato, andando anche su altri sistemi per evitare la manualità; quindi andando a inserire delle altre parti come la firma elettronica, digitale, qualificata, avanzata, quello che serve; e fino alla conservazione, digitale ed efficiente. Questo dà al cliente la sicurezza che il documento conservato abbia un valore legale, anche di fronte a una giuria. Inoltre riduce di molto sia l’incertezza, sia gli errori, sia tutti i costi di gestione di quel processo».
Numeri e mantra
Complessivamente, il gruppo ha 280 collaboratori (oltre 300 contando quelli in partnership) e oltre 1.500 clienti attivi, che hanno immagazzinato un milione di Gbyte di documenti e hanno risparmiato oltre 60 milioni di euro grazie alle consulenze di Archiva. Un altro dato significativo è che ogni anno, oltre il 20% del fatturato viene reinvestito in ricerca, innovazione e miglioramento continuo. Nel 2021, in particolare, il 7,4% del fatturato è stato dedicato ai soli investimenti in formazione, certificazioni e sicurezza, in crescita rispetto al 5,2% del 2020. Quello del miglioramento, del cambiamento, dell’essere “liquidi” è una specie di mantra in Archiva. Tanto che i suoi uomini citano volentieri Philip Kotler quando dice “Ci sono due tipi di aziende: quelle che cambiano e quelle che scompaiono”. E questa filosofia viene trasferita ai clienti, per i quali Archiva punta a costruire la “liquid organization“: ovvero, fa in modo che l’azienda riesca, attraverso le tecnologie digitali e l’eccellenza di processo, a sfruttare in modo positivo qualsiasi tipo di cambiamento.
Archiva domani
Visto che parliamo di un’azienda che ha abbracciato il cambiamento come filosofia, cosa dobbiamo aspettarci di vedere nei prossimi 5 anni? Come si muoverà? «Il futuro per me è il welfare aziendale, perché il welfare vuol dire sicurezza, assistenza medica, benessere fisico, prevenzione – ha dichiarato Giuliano Marone, fondatore di Archiva – Abbiamo bisogno di queste persone, e cerchiamo di farle crescere con la formazione continua, sulla sicurezza e non solo. E il futuro è anche la consulenza, abbinata ai servizi che noi offriamo, sempre più importante per ottimizzare i processi». L’attenzione ai dipendenti in Archiva è reale e tangibile. Ce lo conferma anche Ivan Stanzial. «Per noi la cosa fondamentale per vivere bene l’azienda è dare ai nostri collaboratori formazione e modo di crescere. Così noi ci garantiamo (anche da un punto di vista del business) persone motivate a darci idee nuove, a fare innovazione che poi possiamo portare ai nostri clienti. Questo è forse il piccolo segreto di Archiva negli ultimi 25 anni».
Oltre ad aver modo di accedere alla formazione continua e di crescere professionalmente, i collaboratori hanno a disposizione una serie di benefit afferenti al loro “ben-essere” e sul versante economico ci sono i premi per obiettivi per ciascun dipendente. Tutte cose che contribuiscono ad attrarre nuovi talenti e a ridurre il turnover, che nel 2021 è stato sotto il 9%, mentre l’anzianità media di servizio dei dipendenti è intorno ai 5,7 anni. Archiva non sta per quotarsi in borsa, ma punta a trovare nuovi soci e nuovi capitali per crescere. «Nuovi capitali sì, se incontro imprenditori illuminati. È a questo tipo di imprenditori che preferiamo aprire. Al momento, in Archiva Group ci sono tre blocchi, e io possiedo il 100% di Archiva, il 51% di Honu e il 90% di Maxwell» spiega Marone. Non esiste quindi una holding che riunisca le nove aziende del gruppo, anche se Marone ammette che la creazione della holding è in programma entro l’anno. Forse in vista di nuove acquisizioni? «Sicuramente, ne abbiamo già fatta una nel 2022 (Honu) e la prossima, che sarà molto più grande, sarà fatta anch’essa entro quest’anno al massimo. Per questo stiamo cominciando a pensare alla holding» conclude Marone. E a quanto pare, per l’anno prossimo è in programma un’acquisizione ancora più importante.
