Quali nuove opportunità si aprono per l’industria manifatturiera in tema di approvvigionamento aziendale? Oggi il ciclo che inizia con la ricerca del fornitore di beni e servizi, continua con negoziazione e stipula del contratto e termina con il pagamento, passando per la gestione del rischio, è stato automatizzato e digitalizzato. Il processo si svolge su piattaforme software online che consentono l’abbattimento del costo di processo e degli errori umani.
Ad esempio, una di queste è Jaggaer One, cuore dell’offerta della multinazionale americana Jaggaer, che poco più di due anni fa ha acquistato BravoSolution, azienda italiana di Italmobiliare – holding guidata dalla famiglia Pesenti – che già era dotata di tecnologie avanzate in questo campo. La piattaforma Jaggaer One attesta quante attività si possono svolgere grazie a particolari analytics: come esaminare la spesa, convogliando in un luogo centralizzato le informazioni e incrociandole, per consentire all’azienda utente di prendere decisioni: si può scoprire, ad esempio, di avere troppi fornitori che offrono servizi simili o viceversa di necessitare di più fornitori per uscire da aree di oligopolio. Ma anche avvalersi di moduli dedicati alla fatturazione, che viene gestita in modo automatico dalla raccolta all’inoltro e all’autorizzazione; e di altri riservati alla collaborazione di filiera, perché grazie all’integrazione con l’Erp si può collegare la gestione degli ordini alla logistica di terze parti e alla programmazione delle consegne.
Ora la frontiera è l’interoperabilità. Integrando, ad esempio, la piattaforma con Info Provider si può da una parte allargare il numero di fornitori e dall’altra ottenere informazioni e documenti di rilievo strategico, come quelli relativi alla regolarità contributiva. Ne abbiamo parlato con il General Manager Italy and Vice President South Europe di Jaggaer Mario Messuri.
Il mercato della gestione della spesa e degli appalti online
A livello mondiale, il mercato della gestione della spesa e degli appalti online è dominato da giganti generalisti dell’Erp (un software di gestione che integra tutti i processi di business, come vendite, acquisti, gestione magazzino e contabilità) come Sap che forniscono anche i servizi descritti in questo articolo, ma senza caratterizzarsi per un approccio specialistico in materia di procurement; o da software company come Oracle, azienda che d’altra parte dispone della piattaforma Erp Fusion Applications. Jaggaer invece è un provider “indipendente” e specializzato sul processo di acquisto source-to-pay e che a differenza delle due società citate, è cresciuta offrendo soluzioni specializzate nello spend management clusterizzate per i singoli comparti industriali. Tra i suoi concorrenti, la francese Ivalua, l’americane Zycus o la britannica Gep. Jaggaer oggi conta oltre 2mila clienti e di una rete di oltre 4 milioni di fornitori situati in tutto il mondo. Molte imprese della manifattura, della chimica, del retail e del farmaceutico si affidano alla tecnologia della multinazionale americana – con sede a Morrisville, in North Carolina – per l’approvvigionamento. Ha 1.200 dipendenti e un fatturato globale di 250 milioni di dollari.
A luglio 2019 Jaggaer è stata acquisita da Cinven, società internazionale di private equity con headquarter in UK. La filiale italiana di Jaggaer occupa 250 dipendenti, e fattura circa 20 milioni di euro. La sede italiana è molto importante, perchè qui di sviluppa il codice upstream, – dalla gestione della domanda sino alla definizione del contratto – mentre in America quello downstream – e cioè dall’amministrazione dell’ordine, all’acquisto a catalogo e fino al pagamento della fattura. Queste definizioni risulteranno molto più chiare una volta spiegato come funziona la piattaforma Jaggaer One.
L’architettura software che ha digitalizzato il source-to-pay
Cuore dell’offerta della multinazionale americana è la piattaforma Jaggaer One, grazie alla quale si fanno ogni anno transazioni per 420 miliardi di dollari. È un’architettura software che ha digitalizzato il source-to-pay. E cioè ha trasformato in chiave digitale quel ciclo che inizia con la ricerca del fornitore di beni, continua con la negoziazione e la stipula del contratto con il supplier prescelto, e termina con il pagamento. Si occupa dunque dell’intero processo di acquisto aziendale online. E fa questo in ogni settore e per tutti i tipi di spesa, grazie a soluzioni modulari e verticali. La piattaforma è integrabile con sistemi Erp e di contabilità; e, come vedremo, estende il suo campo d’azione a tanti altri impieghi, dalla fatturazione elettronica all’analisi della spesa. Qui la piattaforma viene presa in considerazione per valutare le opportunità che si aprono in questo campo per l’industria manifatturiera.
Dalla spend analytics al category e supplier management
Fra le tante attività di una azienda, c’è quella di capire quanto si spende. In genere si consulta manualmente una ricca documentazione di dati, alla ricerca di numeri, trend, difformità. È un lavoro laborioso, perché le informazioni possono essere contenute in documenti diversi, e non è semplice incrociarle. Bisogna armarsi di pazienza. Ecco: la piattaforma include la soluzione Spend Analytics. In pratica, tutto il processo relativo alla spesa è stato automatizzato, e i dati fluiscono in un unico luogo centralizzato dove sono esaminati per trovare delle relazioni tra di loro. E ciò consente all’azienda di prendere decisioni. Ad esempio, si può scoprire di avere troppi fornitori per una medesima categoria di spesa, o che alcuni costano più della media del mercato e che altri non solo in linea con requisiti regolamentari. Seguendo tutto il percorso, poi, dalla ricerca del supplier al pagamento, «l’azienda – chiarisce Messuri – può capire quanto tempo è occorso per effettuare l’acquisto». Le imprese dispongono solitamente anche di un category manager, e cioè di quella figura professionale che si occupa di affinare la strategia di approvvigionamento per specifiche classi merceologiche, facendo analisi di mercato.
La soluzione Category Management, inclusa nella piattaforma, fornisce un quadro di insieme grazie ad analitycs tarati su questa o quella categoria commerciale, e sui relativi kpi, gli indicatori di prestazione. Questo consente all’operatore di gestire progetti e flussi operativi; e in definitiva, la stessa strategia di provvista. Nello shopping online, poi, è fondamentale la scelta del giusto fornitore. La soluzione Supplier Management raccoglie e centralizza tutti i dati e tutta la documentazione sui fornitori; e ciò ricorrendo, come vedremo in tema di interoperabilità, anche a fonti esterne rispetto al catalogo e ai dati presenti nella piattaforma. «L’analisi dell’albo fornitori – afferma Messuri – richiede la raccolta di decine di documenti, certificazioni, F24, Durc (documento unico di regolarità contributiva; ndr) e tanti altri; occorre verificare che siano veritieri e che non siano scaduti. Tutte attività prima svolte da persone fisiche, e che ora sono realizzate da androidi che scansiona i documenti, individua e analizza la firma. Fa tutto ciò in tempi ridottissimi, e per un numero di documenti che rappresenta l’intero corpo dei documenti presenti in piattaforma. Il processo manuale per ovvia dispendiosità sarebbe ridotto ad un parco di fornitori ristretto».
Dal sourcing all’e-procurement
Si arriva dunque alla fase dell’evento negoziale. Il singolo compartimento aziendale segnala all’ufficio acquisti che, in un arco di tempo definito, serve un certo materiale, di una determinata qualità e con precise specifiche. L’ufficio, utilizzando la piattaforma, lancia una richiesta online ai fornitori selezionati. «Questi fanno un’offerta – continua Messuri – che viene valutata dall’azienda. Si possono anche gestire rilanci, come in una normale trattativa, e alla fine si arriva al contratto». Ecco, tutto questo non richiede più documenti cartacei. Ci pensa Jaggaer One, che offre agli acquisitori una panoramica completa delle offerte, le confronta, le valuta in base a dati economici, tecnici e ad altre informazioni, agevolando la scelta finale. E la piattaforma consente di gestire tutti i tipi di processi di sourcing: dagli acquisti ripetitivi di commodities come l’Energia ELettrica ad acquisti complessi per la gestione di cantieri e grandi opere. «Il contratto resta nella piattaforma – precisa Messuri – ed è un grande vantaggio: niente Pdf, tutto informatizzato e dati consultabili sempre». La soluzione Contracts aiuta peraltro a gestire l’intero processo di redazione, revisione e approvazione del contratto.
Dall’invoicing al quality management, passando per l’inventory e la supply chain collaboration
Quanto alla fatturazione (invoicing), viene gestita in automatico con tutte le attività associate al conto fornitori. Dalla raccolta all’inoltro, dalla riconciliazione all’autorizzazione. Secondo Aberdeen Group, normalmente il costo di una singola fattura, considerati i costi dell’attività lavorativa, può arrivare a 35 euro. Con l’automazione del processo si scende a 3 euro. Inventory management è invece un modulo che gestisce tutte le voci dell’inventario: anche quelle più specialistiche, ad esempio, esiste uno specifico prodotto per l’industria chimica per le forniture di laboratorio o quelle relative ai prodotti chimici. La piattaforma, poi, dà rilievo ai rapporti di filiera con la funzione Supply Chain Collaboration. Come accennato, infatti, è integrabile all’Erp; e questo consente di mettere insieme la gestione degli ordini di acquisto con quella della logistica di terze parti e della programmazione delle consegne. Infine la piattaforma, con la funzione Quality Management, si occupa anche della qualità del processo, eliminando automaticamente costi e rischi non necessari.
L’interoperabilità consente di profilare i fornitori prendendo informazioni da sistemi esterni
Un altro aspetto di rilievo della piattaforma è l’interoperabilità. La platform come si è detto, classifica, qualifica e gestisce data base di supplier, relativi a questa o a quella categoria merceologica. Può essere integrata a info provider, fornitori di informazioni certificate – come il Cerved, Moody’s o D&B, società che valuta il rating delle aziende, fa analisi di mercato e diffonde online informazioni commerciali. Con una connessione a questi Dbase è possibile anche fare scouting di fornitori per poi trasferirli “informaticamente” nell’Albo Fornitori della propria impresa. Jaggaer One è peraltro originariamente integrata con Amazon Business, il “negozio online” creato esclusivamente per aziende e imprenditori dal gigante fondato da Jeff Bezos. «La piattaforma permette ai clienti – commenta Messuri – di acquistare su Amazon incrementando le possibilità di confronto e di scelta dei prodotti alle migliori condizioni». L’interoperabilità può servire anche ad altri scopi. «Ad esempio – continua Messuri – stiamo integrando la piattaforma con il sistema informativo dell’Inps, per fare in modo che l’azienda cliente possa acquisire direttamente il Durc dei fornitori liberando gli stessi dall’onere di allegare i documenti».
