Il nuovo studio commissionato da Soldo e svolto da Travel for Business ha messo in evidenza una serie di problematiche e contraddizioni che sembrano affliggere le aziende italiane quando si tratta di mobilità e i pagamenti. In primis, la gestione dei viaggi e delle trasferte, così come quella degli spostamenti dei cosiddetti commuters, viene ancora gestita da una molteplicità di figure interne all’azienda, con ridondanza di ruoli e uno scarso controllo dei flussi e della tracciatura dei costi: un dato che collide in modo netto con le priorità assegnate a questi ruoli, che vedono la gestione del processo e l’ottimizzazione della spesa come le due aree di maggior importanza per il 56% dei travel mobility manager (e atteso invece dall’81% dei ceo delle aziende). Per tutti, è chiarissimo che la strada da intraprendere – e senza attese – è quella della digitalizzazione: l’unica che consenta, se sposata dall’intera azienda, di risparmiare risorse e tempi, di innovare verso la sostenibilità, qualificare le risorse e attrarre nuovi talenti.
«Ormai è chiaro, il cambiamento a cui stiamo assistendo è inevitabile e irreversibile, la macchina è in moto e non ci si può minimamente permettere di pensare a non integrare questa rivoluzione» commenta Rosemarie Caglia, ceodi Travel for business. «La non automatizzazione porterebbe con sé rischi enormi. La necessità di adattarsi a nuove soluzioni di gestione più avanzata rispetto al passato è una priorità crescente delle aziende e degli stessi travel mobility manager che, non solo hanno il grande compito di tenere sotto controllo le spese della mobilità, ma anche quello di trovare soluzioni capaci di ottimizzare tempo e aumentare la produttività delle risorse. Un percorso che necessiterà di una collaborazione stringente con i diversi dipartimenti aziendali e, nello stesso tempo, di un coordinamento proficuo per sostenere la crescita digitale, la sostenibilità e la soddisfazione di tutti gli utenti aziendali».
Aggiunge Davide Salmistraro, country manager di Soldo in Italia: «Dalla ricerca emerge chiarissima la consapevolezza diffusa e ubiqua della necessità di una trasformazione digitale di questi servizi, che sono poi l’ossatura delle aziende italiane: siamo molto ottimisti sui prossimi mesi. La fiducia che i più grandi fondi di investimento internazionali ci hanno dato dice che la gestione oculata dello spend management è davvero la chiave di volta per rendere le aziende sempre più performanti, ricche e felici».
La nuova figura del mobility manager: obbligo di legge, mentre in Italia le trasferte aziendali sono ancora gestite da più funzioni aziendali
Nonostante l’obbligo introdotto dal “Decreto Rilancio” di nominare un mobility manager in ogni azienda o ente pubblico con più di 100 dipendenti, solo il 34% delle aziende intervistate dichiara di averlo nominato e di avere realizzato il Pscl, il documento che evidenza i piani degli spostamenti casa-lavoro, mentre il 17% lo ha solo nominato e il 21% non ha ancora avviato nessuna di queste iniziative. l Travel Manager (solo nel 16%) gestiscono ancora troppo poco in toto la mobilità: per il 26% delle aziende rispondenti sono invece più funzioni a interagire nella gestione delle trasferte, mentre la gestione si divide in modo equo tra gli assistenti di direzione, la funzione acquisti e servizi generali e gli stessi dipendenti (tutti ognuno al 13%), mentre il 10% dei viaggi è gestito direttamente dalla direzione hr.
Scarsa l’adozione di tecnologie per il controllo della spesa
Nota dolente per tutti, il controllo della spesa, che rimane per il 52% gestita con un controllo a posteriori o affidata a travel policy di condotta di comportamento per il 43%. Solo il 5% dichiara di avere implementato un sistema di controllo delle spese in tempo reale: mentre si attestano al 33% le società che hanno un sistema It in grado di integrare il pagamento digitale col sistema amministrativo aziendale. Prioritaria per tutti, pari a 67%, è la gestione automatizzata delle note spese, seguita dalla dematerializzazione dei documenti delle spese di viaggio che il 57% dei rispondenti vorrebbe avere, sia come richiesta dall’alto che come desiderata dei dipendenti. Il 35% non dispone ancora di soluzioni digitali per la gestione dei pagamenti per il Travel e Mobility management mentre il 65%, attrezzato sotto questo profilo, non le trova pienamente integrate, complete e soddisfacenti come vorrebbe.
Nuova attenzione ai criteri Esg: le azioni delle aziende per promuovere la mobilità sostenibile
New entry nelle priorità sono i tre cardini dell’esg. Entrano infatti in classifica, tra le priorità future, la sicurezza nelle trasferte e i servizi per il benessere in viaggio, visti come utili prospetticamente per il 52% dei rispondenti mentre, anche frutto delle nuove politiche di diversity, per il 71% diventa prioritario ridisegnare servizi dedicati a persone con disabilità. Venendo poi agli aspetti legati al green e alla sostenibilità, il 47% degli intervistati non ha ancora messo in atto alcuna attività per la gestione di trasferte sostenibili, mentre il 20% ha introdotto linee guida, il 10% ha selezionato fornitori con programmi a basso impatto ambientale e una restante percentuale frammentata in iniziative considerate di minore importanza: solo il 3% ha avviato il processo di compensazione delle emissioni di Co2 mentre una piccola percentuale illuminata sta pensando, anche spinta dai dipendenti, di produrre note informative per i viaggiatori della propria impronta sul pianeta a seconda della modalità di viaggio utilizzata. Per promuovere la mobilità sostenibile, il 24% non ha ancora avviato nessuna iniziativa contro un 76% che ha concentrato i suoi sforzi nell’attivazione dello smart working gestendolo con piani di sensibilizzazione dei dipendenti. Solo il 17% ha attivato un piano di monitoraggio del programma degli spostamenti casa lavoro; mentre iniziative ancora residuali risultano essere l’introduzione di soluzioni tecnologiche per la mobilità come app o la selezione di fornitori che ottimizzino gli spostamenti come car pooling, car sharing, bike sharing e altro.
La digitalizzazione come opportunità per adeguarsi a servizi della mobilità in evoluzione
Per tutti però, non esiste sostenibilità senza soluzioni digitali: la digitalizzazione e la trasformazione digitale sono la chiave di volta per rivoluzionare anche la gestione della mobilità aziendale per il 79% dei rispondenti. Alla domanda quali servizi di smart mobility vorresti pagare digitalmente, il 92% risponde la mobility pay per use; l’80% vorrebbe dei servizi in sharing, con un 20% che già li ha; il 73% vorrebbe avere dei parcheggi pubblici o privati da utilizzare, con un 27% che si è già attivato, per aiutare i dipendenti anche nell’epoca della pandemia con spostamenti più sicuri; il 71% vorrebbe avere la possibilità di pagare comodamente servizi di carpooling. Tra i passi in avanti fatti dalle aziende, la mobilità elettrica: con un 34% di rispondenti che hanno già implementato soluzioni di ricarica e un 56% che ci sta pensando, una delle attivazioni più forti e su cui le aziende dimostrano di avere una maggiore sensibilità.
Priorità, ostacoli e benefici
Alla domanda su cosa risulti più importante nell’automazione dei processi di pagamento, il 68% risponde la semplificazione del processo in vista di un incremento della produttività delle risorse; il resto della torta è diviso tra la semplificazione del processo di rendicontazione e l’ottenimento di un servizio che permetta un controllo efficiente dei costi e dei processi aziendali. Nella digitalizzazione dei processi, il 61% vede un’ottimizzazione del tempo delle risorse impiegate nel controllo delle spese ancora più dell’avere dati precisi per il controllo in tempo reale della spesa: ma tra gli ostacoli svetta al primo posto (62%) il superamento di una gestione amministrativa tradizionale consolidata, rivelando la refrattarietà delle aziende italiane all’innovazione soprattutto se pensata in modo trasversale su tutta l’azienda e non all’interno dei singoli dipartimenti o delle singole unità di business. È chiarissimo però, al 35%, che non digitalizzare significa in primis uno spreco di risorse che potrebbero essere invece messe a frutto nella crescita aziendale e incorrere nel rischio di un’insoddisfazione e di più una scarsa capacità attrattiva o di retention nei confronti di nuovi o vecchi dipendenti. Tra i maggiori benefici attesi dalla gestione automatizzata e digitale, con quattro risposte a pari merito con circa il 25% a testa, la gestione automatizzata e semplificata del processo delle spese di viaggio, la gestione della mobilità aziendale in chiave sempre più sostenibile quindi coerente, la gestione più efficiente dei rimborsi delle spese ai viaggiatori e una gestione delle risorse in viaggio sempre più ottimale e pensata per il benessere di ogni singola figura in azienda.,
