Sviluppare piattaforme di collaboration per agevolare il lavoro di aziende e professionisti è da sempre uno degli obiettivi di Cisco. Che è divenuto urgenza con il Coronavirus e il ricorso massivo allo smart working e a business model ibridi, frutto di una connessione tra fisico e digitale. Modelli che non andranno in pensione con la fine dell’emergenza: secondo la survey “Workforce of the Future” della multinazionale guidata in Italia da Agostino Santoni, la quasi totalità degli intervistati italiani (87%) vorrebbe alternare lavoro in presenza e a distanza.
Ed è proprio qui che entrano in gioco le tecnologie di collaboration, che consentono alle persone di essere produttive da qualsiasi luogo, mantenendo i dipendenti connessi e garantendo lo svolgimento del lavoro. Sono tante le aziende che hanno deciso di affidarsi alla piattaforma di Cisco Webex: tra queste c’è Faac, società che fornisce soluzioni per l’automazione e il controllo degli accessi pedonali e veicolari per applicazioni residenziali e industriali.
Cisco Webex: siamo solo all’inizio
Cisco Webex viene utilizzata non solo in ambito business, ma anche, per esempio, nelle carceri, nella sanità (ospedali e Rsa), nelle scuole. «L’impatto sociale delle piattaforme collaborative è enorme. Ormai non si torna più indietro». Ne è convinto Michele Dalmazzoni, collaboration and industry digitization leader di Cisco Emea South. Lo smart working è una modalità di lavoro molto più flessibile, che le aziende continueranno ad utilizzare anche quando l’emergenza sanitaria sarà finita. Già oggi le imprese stanno “ripensando” i propri edifici e gli spazi interni. Nel contempo puntano ad attrezzare i propri dipendenti per lavorare da casa. Anche le città stanno riorganizzando gli orari di funzionamento delle proprie infrastrutture, senza più dare per scontato che tutti coloro che le popolano debbano osservare orari analoghi per recarsi al lavoro oppure a scuola.
Per facilitare l’adozione della nuova tecnologia di collaboration, la piattaforma Cisco Webex è stata ulteriormente potenziata. Sono state aggiunte altre funzionalità in grado di supportare l’utente prima, durante e dopo la riunione video, rendendo più “smart” l’esperienza dell’utilizzatore. Mentre si è in attesa di entrare in una riunione, per esempio, è possibile rendersi conto di come si apparirà in video. La visuale è più ampia in modo da vedere chiaramente come apparirà lo sfondo alle proprie spalle così come è possibile scegliere uno sfondo virtuale.
Il nuovo design dell’interfaccia è caratterizzato da un’organizzazione intelligente dei comandi. Si adatta alle dimensioni dello schermo in modo che siano perfettamente visibili e che non coprano mai i contenuti visualizzati o l’immagine dell’utente. È anche possibile dire a Webex di “nascondere” le persone che partecipano alla riunione senza mostrarsi in video.
Ma non solo. La tecnologia che Cisco ha recentemente acquisito da BabbleLabs consente di eliminare non solo i fastidiosi rumori di sottofondo (dall’abbaiare dei cani, alla musica, alla sirena dell’ambulanza che passa), ma ottimizza la voce dell’oratore in modo che si possa sentire chiaramente ciò che dice.
Tecnologia sia a casa che in ufficio
Non tutti i lavoratori possono essere messi in “smart working“. Le aziende devono quindi ottimizzare gli spazi, sanificarli, garantire il distanziamento tra le persone ed elaborare un efficace piano di comunicazione delle nuove policy. Cisco offre gli strumenti necessari per affrontare con serenità il lavoro in presenza. Già qualche tempo fa, Cisco aveva presentato sensori che rilevano il livello di rumore e il numero di persone in un determinato ambiente. Tutti questi sensori – e i dati che raccolgono – assumono oggi un’importanza ancora maggiore poiché permettono di identificare gli spazi sottoutilizzati o sovraffollati. Ulteriori sensori sono oggi disponibili per acquisire dati relativi alla temperatura negli uffici, all’umidità, alla qualità dell’aria e all’illuminazione. In più, la funzionalità di conteggio delle persone presenti in una stanza è ancora più intelligente.
Grazie al machine learning, Webex può contribuire a far rispettare i limiti normativi di capacità delle sale, effettuando il conteggio delle persone anche se indossano la mascherina, indipendentemente da dove si trovino nella stanza. La rapida identificazione degli spazi di lavoro, tramite indicazioni specifiche, migliora la produttività e l’esperienza durante le riunioni, sia per i partecipanti presenti in ufficio che quelli collegati in remoto.
I nuovi dispositivi Webex Room Navigator forniscono dati approfonditi ai responsabili It e ai facility manager. Sono stati realizzati due modelli: il primo, posizionabile fuori da una sala, semplifica la ricerca e la prenotazione di uno spazio per le riunioni; il dispositivo mostra quando è libera la sala e cambia lo stato di prenotazione quando vi si accede. È attivabile con un tocco oppure, per evitare di entrare a contatto con una superficie potenzialmente contaminata, è possibile farlo tramite la propria voce. Il secondo modello, posizionabile all’interno della sala, fornisce indicazioni sul distanziamento da mantenere, gli orari in cui sono previste le pulizie del locale e permette di effettuare la prenotazione direttamente dall’interno della sala. Entrambe le versioni, dispongono della modalità digital signage, che permette alle aziende di utilizzare gli schermi per trasferire informazioni importanti. Inoltre la tecnologia integrata “no-show” consente al dispositivo di “accorgersi” autonomamente se alla riunione non si è presentato nessuno e di liberare la sala affinché possa essere utilizzata da un altro team.
Un’altra funzionalità è rappresentata da Webex Control Hub che consente analisi approfondite dei dati relativi al luogo di lavoro, per esempio sull’utilizzo delle sale, ma anche informazioni sulle sale prenotate ma non utilizzate, l’occupazione media di tutti gli spazi e i livelli di rumorosità. Si tratta di informazioni utili che i responsabili d’ufficio possono utilizzare per ottimizzare l’utilizzo degli spazi.
«Cisco Webex include innovazioni che potenziano l’esperienza lavorativa sia in ufficio che a distanza. Permettono infatti alle persone di stare insieme in sicurezza e di svolgere al meglio il proprio lavoro», ci spiega Dalmazzoni. Le innovazioni apportate sono state sviluppate con l’obiettivo di rendere l’esperienza in video dieci volte meglio dell’esperienza in presenza.
Per quanto concerne i partner, Cisco propone Appspace che, integrato in Control Hub con una semplice configurazione, fornisce alle aziende opzioni di digital signage e di comunicazione in team, sia per il lavoro in ufficio che a distanza, per chi utilizza Webex Desk Pros. Attraverso Vypota è inoltre possibile ottenere dati analitici sulle persone, sugli spazi e sulla tecnologia direttamente dagli strumenti di collaborazione utilizzati in ufficio e da remoto. Se la sala riunioni raggiunge la capacità massima nel rispetto del distanziamento sociale, l’integrazione con MazeMap permette di identificare un’ulteriore sala vicina disponibile e di dare indicazioni per raggiungerla, in modo che la riunione possa continuare proficuamente.
Il caso Faac
Tra le aziende che hanno individuato in Cisco Webex la piattaforma più adatta alle proprie esigenze di smart working troviamo Faac (acronimo di Fabbrica automatismi apertura cancelli), azienda diventata celebre perché il defunto titolare Michelangelo Menini l’aveva lasciata in eredità alla curia di Bologna, che la gestisce ancora. Faac fornisce soluzioni per l’automazione e il controllo degli accessi pedonali e veicolari per applicazioni residenziali e industriali. ll quartier generale è a Zola Predosa (Bologna), ma ha sedi industriali e commerciali nei 5 continenti in 26 Paesi. Conta 2.700 dipendenti e 460 milioni di fatturato, numeri destinati ad aumentare di molto con la recente acquisizione di una parte del business di Assa Abloy, che vale 93 milioni e 600 dipendenti. «Abbiamo utilizzato la tecnologia Webex per sviluppare un progetto di enterprise communication e smart working, riuscendo a realizzare un ambiente di lavoro sicuro, che favorisce la produttività, la collaborazione e le comunicazioni, abbattendo le barriere», ci racconta Luca Bauckneht, direttore hr dell’impresa bolognese. «In questo modo vogliamo far lavorare e integrare meglio tutti i dipendenti, compresi i 600 del ramo d’azienda che abbiamo appena acquistato».
La sicurezza è un tema fondamentale
Se il futuro del lavoro passa attraverso le piattaforme di collaborazione, la sicurezza informatica assume un’importanza fondamentale.
«Si è passati da 600.000 smart workers del 2019 ai 6 milioni del 2020. Se gli elementi magici per abilitare la collaborazione sono software, hardware e cloud non bisogna sottovalutare l’aspetto della sicurezza. Al primo posto dobbiamo mettere sempre la privacy. Webex fornisce funzioni avanzate di crittografia e di compliance», ci racconta Enrico Miolo, collaboration leader di Cisco Italia.
Le tecnologie di collaboration di Cisco trovano largo impiego nel manufacturing, dove è possibile collegarsi con specialisti in modalità remota grazie all’applicazione Webex Expert On-Demand. Tecnologie che si stanno affacciando anche nel mondo del fashion, con le applicazioni di Virtual Fitting Room e Virtual Show Room, e nel mondo delle attività giudiziarie, delle audizioni e delle votazioni a distanza, con Webex Legislate.
Lo smart working sfida le consuetudini culturali relative al luogo di lavoro
Lavorare da casa è stata un’esigenza dettata dal lockdown vissuto con la pandemia ma, secondo lo studio “Workforce of the Future” di Cisco, le persone intervistate vogliono mantenere i molti aspetti positivi che sono emersi da questo nuovo modo di lavorare. La maggiore autonomia (65% in Italia; 63% il dato Emear) e il lavorare bene con i team distribuiti (66% in Italia e coincidente con il dato Emear) sono i due principali benefici.
Lo studio “Workforce of the Future” è stato svolto su un campione di 10.000 intervistati in 12 Paesi della dell’Europa, Medio Oriente e Russia. L’indagine ha delineato le aspettative dei dipendenti nei confronti dei datori di lavoro a partire dal 2021. Si tratta di un momento di svolta che sfida le consuetudini culturali relative al luogo di lavoro.
Sebbene solo il 10% degli intervistati in Italia (15% il dato Emear) lavorasse da casa stabilmente o parzialmente anche prima del lockdown, oggi una stragrande maggioranza spera di mantenere l’autonomia guadagnata. In ogni caso, l’87% degli intervistati (in linea con il dato Emear), vuole una maggiore autonomia nel definire come e quando lavorare in ufficio, un mix tra lavoro in presenza e lavoro a distanza.
Riflettendo sugli ultimi sei mesi, il 62% degli intervistati (66% il dato Emear) oggi apprezza maggiormente i vantaggi e le sfide del lavoro a distanza. I cambiamenti sono stati positivi, lo conferma il fatto che i responsabili aziendali hanno mostrato una maggiore fiducia nei propri team (il 33% in Italia; il 39 il dato Emear).
Gli intervistati sono riusciti a conciliare meglio la vita lavorativa con quella personale, con il 61% (56% il dato Emear) che è riuscito a fare più esercizio fisico quotidianamente. Similmente, il 48% (58% il dato Emear) vuole continuare a non viaggiare e a utilizzare quel tempo per essere più produttivo.
Per quanto riguarda gli aspetti tecnologici, se avessero la possibilità di essere ceo per un giorno, gli intervistati darebbero priorità all’integrazione di metodologie di comunicazione e collaborazione efficaci.
Perché ciò avvenga, secondo l’83% degli intervistati (78% il dato Emear), le aziende devono fornire ai dipendenti la stessa tecnologia a casa e in ufficio. Infatti, il 66% degli intervistati (65% il dato Emear) concorda sul fatto che durante il lockdown un aspetto positivo è stato quello di poter collaborare in modo efficiente pur non essendo nella stessa stanza.
Secondo gli intervistati, le priorità nell’allocazione del budget 2021 dovrebbero essere: investire in tecnologie che permettano di essere più produttivi (42% il dato italiano, 39% quello Emear), dotare gli uffici di tecnologie che rendano più sicuro lo spazio di lavoro da un punto di vista sanitario (31% il dato italiano, 38% quello Emer), aumentare la formazione per lo sviluppo competenze digitali (30% il dato italiano, 32% quello Emear), e incrementare la sicurezza informatica (29% il dato italiano, 30% quello Emear).
