Snellire la burocrazia amministrativa e ridurre tempi e costi della gestione documentale associata alle importazioni, rendere lo sdoganamento delle merci più rapido e competitivo. E’ questo l’obiettivo della nuova normativa sulle importazioni da Paesi extra europei introdotta dal giugno scorso dall’agenzia delle dogane. La normativa recepisce le direttive del progetto europeo di Automazione Integrata Dogana Accise (Aida 2.0) nell’ambito di un più ampio processo di digitalizzazione promosso dal nuovo codice doganale. Il modello di riferimento per la gestione dei dati diventa unico per tutti i paesi europei e si applica a tutti gli scambi di informazioni (dichiarazioni, richieste, decisioni) che riguardano i processi relativi all’importazione di merci e prodotti. Per le imprese non è quindi più possibile sdoganare sul suolo italiano merci provenienti da paesi extraeuropei se non attraverso la nuova procedura. La vecchia bolletta doganale viene definitivamente abbandonata e si entra nell’era paperless, così come avvenuto per la fatturazione elettronica.
Spariscono i documenti cartacei che vengono ora sostituiti dalle nuove procedure di gestione delle dichiarazioni doganali. Per le aziende il grande vantaggio è poter accedere ai documenti doganali, tra questi quelli che permettono di portare in detrazione l’Iva, attraverso il cassetto doganale disponibile nel portale unico delle dogane. Con la reingegnerizzazione del processo di importazione cambiano, quindi, i documenti connessi alla registrazione nel registro Iva. Ai fini contabili, secondo il documento approvato dall’agenzia delle dogane, in accordo con l’agenzia delle entrate, ha rilevanza il prospetto di riepilogo che viene messo a disposizione nel cassetto dogane. Insomma, in passato la procedura prevedeva che la bolletta doganale venisse prodotta in cartaceo dall’operatore economico accreditato e trasmessa all’ufficio doganale di pertinenza che provvedeva all’approvazione. Ora, grazie a flussi di comunicazione strutturati in xml, tutta la procedura si velocizza, semplificando procedure di controllo e creando un flusso di comunicazione diretto verso le imprese.
Ed è in questo contesto che si inserisce il nuovo servizio Dogane Import di Archiva Group, software house veronese, da più di trent’anni sul mercato, specializzata nella gestione e digitalizzazione dei processi documentali. «Con il servizio Dogane Import ci occupiamo di tutte le procedure che devono essere eseguite dalle imprese per rispettare la nuova normativa», dice Alberto Gazzani, Chief Innovation Officer di Archiva Group. Il servizio automatizza tutti i processi per contabilizzare e portare a credito l’Iva, rispondendo all’obbligo della conservazione dei documenti. «Accediamo per conto dell’impresa al portale delle dogane, scarichiamo tutti i prospetti disponibili e restituiamo un tracciato dati ai fini contabili che può essere esportato nel sistema gestionale d’impresa rendendo disponibile l’archiviazione dei documenti in cloud o su server aziendale». Ecco i cambiamenti introdotti dalla nuova normativa e come Archiva Group supporta le aziende nell’automazione dei processi di gestione documentale per l’importazione.
I documenti che vengono messi a disposizione delle imprese nel portale delle dogane
Con la smaterializzazione della bolletta doganale l’azienda che importa è in grado di entrare in possesso di 3 documenti attestanti l’attività di importazione. Questi prospetti, come già detto, possono essere scaricati accedendo all’area riservata sul portale delle dogane. Il primo di questi prospetti è quello relativo al riepilogo ai fini contabili, che viene generato alla conclusione della fase di svincolo delle merci e si utilizza per gli adempimenti previsti dalla normativa Iva ed è finalizzata alla dichiarazione dell’imposta pagata all’atto dell’importazione. Seguono poi gli altri prospetti, quello di sintesi, ovvero il documento di dichiarazione di importazione riepilogativa dei dati inerenti informazioni sullo sdoganamento, e quello del prospetto di svincolo, documento per un riscontro da parte della GdF, che comprova l’assolvimento delle formalità doganali. La vecchia bolla doganale cartacea, consegnata e trasmessa dai corrieri, è stata quindi smaterializzata. Il documento che ha sostituito la bolla doganale, ossia il prospetto contabile riepilogativo, viene infatti reso disponibile al contribuente direttamente nell’area riservata del sito dell’agenzia delle dogane nel momento in cui l’operazione di importazione viene considerata completata.
Assolvere agli obblighi di natura contabile e fiscale connessi alla registrazione delle bolle doganali di import in modo più rapido e strutturato
Il processo di gestione documentale delle importazioni coinvolge quattro diversi soggetti, importatore, operatore economico autorizzato, ufficio dogane ed esportatore. Tutti i rapporti che l’operatore doganale intratteneva con l’agenzia delle dogane per conto dell’impresa sono stati digitalizzati. Le pratiche di importazione avvengono ora con scambio di messaggi elettronici in formato xml sostituendo il vecchio documento cartaceo ovvero la bolletta doganale. Un cambiamento che permette all’impresa importatrice di velocizzare le operazioni per il recupero dell’Iva. In sintesi, e semplificando, l’agenzia delle dogane riceve dall’operatore economico la dichiarazione d’importazione in formato xml e avvia il processo di verifica per poi trasferire nel cassetto doganale i file pdf dei documenti contabili che servono all’impresa importatrice per procedere al processo di contabilizzazione e conservazione dei documenti.
«A breve automatizzeremo tutto il processo per poter rilasciare i dati, fiscali e doganali, direttamente all’interno degli applicativi d’impresa, digitalizzando l’ultimo miglio della gestione documentale. I clienti Sap potranno utilizzare il nostro software come se fosse un modulo aggiuntivo. Per chi invece utilizza altri gestionali rendiamo disponibile il tracciato dati perché possano procedere in autonomia alla contabilizzazione», dice Gazzani. L’automazione fornita dalla soluzione dà vita a processi paperless, riducendo attività manuali a basso valore e azzerando possibili errori che possono avvenire nella trascrizione di dati. Si parte dall’accesso al portale delle dogane per ricerca e download dei documenti prodotti dall’agenzia (prospetti contabili, di sintesi e di svincolo) per poi passare all’archiviazione e alla conservazione a norma che può avvenire su Requiro Cloud, la piattaforma di Archiva, piuttosto che su una risorsa informativa dell’azienda stessa. Vantaggi? «Rispetto delle normative, zero errori nella gestione dei dati, disponibilità di tutti i documenti necessari alla detrazione Iva, riduzione di possibili rischi sanzionatori e accesso condiviso ai documenti», afferma Gazzani.
L’iperautomazione Archiva che semplifica e rende paperless il processo documentale
Il servizio che Archiva offre alle imprese è l’automazione di processo. Dal discovery dell’mrn, il codice di riferimento univoco della movimentazione merci, al download dei documenti presenti nel cassetto doganale. «In buona sostanza velocizziamo tutte le operazioni, rendendo disponibile in outsourcing un servizio di archiviazione e conservazione in cloud, rispettando la normativa sulla gestione dei documenti informatici», racconta Gazzani. Ridurre il rischio di errori, dare alle aziende la possibilità di avere dati reperibili e condivisibili, risolvere i problemi che derivano da operazioni time consuming, soprattutto per aziende che importano volumi di merci importanti, che si devono interfacciare con più uffici doganali presenti sul territorio italiano.
«Il portale delle dogane non è stato disegnato con un occhio di riguardo nei confronti dell’utilizzatore, non unifica e raggruppa tutti i documenti prodotti da ogni singolo ufficio. Sono tutte complicazioni che risolviamo automatizzando i processi – spiega Gazzani – Estrapoliamo i dati presenti nei documenti per formare i tracciati i dati utili per fare una contabilizzazione automatica, strutturiamo i dati a partire da file pdf dando la possibilità di gestire in maniera automatica e libera da errori le varie procedure. Infine, conserviamo il fascicolo doganale in formato elettronico così come richiesto dall’agenzia delle entrate. La capacità di estrarre dati strutturati da documenti pdf – sottolinea Gazzani – rientra nelle nostre competenze storiche e risponde ai requisiti di legge per procedere a una conservazione».
Il Gruppo Archiva
Una volta si parlava di smaterializzazione degli archivi e di uffici senza carta, adesso parliamo di imprese paperless, con documenti e processi pensati in digitale per il digitale. Proprio dalla smaterializzazione dei documenti inizia la storia di Archiva, un gruppo di cinque aziende distribuite in 3 Paesi Europei con base principale a Villafranca di Verona e un fatturato di circa 20 milioni di euro. L’azienda, originalmente si chiamava Sip Microfilm ed era specializzata nel trasferire grandi archivi (biblioteche, catasto…) su pellicola microfotografica. Seguendo l’evoluzione delle tecnologie, l’azienda ha poi introdotto soluzioni di archiviazione digitale a norma e nel 1998 è stata rilevata da Giuliano Marone, ingegnere nucleare, che la rinominò Archiva. Da allora l’azienda ha cambiato pelle iniziando un percorso di evoluzione e crescita.
Nel 2005 ha creato Requiro, piattaforma web based di gestione documentale, nel 2014 e 2015 si è espansa nei mercati tedesco e polacco, e nel 2018 ha acquisito la maggioranza di RealValue, primo partner italiano di Pegasystem, una software house statunitense che sviluppa soluzioni low code per la gestione dei flussi di lavoro e decisionali. A oggi l’azienda è strutturata con tre divisioni: Requiro, che segue il business “storico” della gestione documentale in outsourcing, oltre a quelli della conservazione a norma e della fatturazione elettronica; Maxwell Consulting, il braccio consulenziale del gruppo, che si pone come obiettivo l’ottimizzazione dei processi aziendali e dispone di competenze sulle tematiche e sugli standard normativi nazionali e internazionali; e infine Honu, che si occupa principalmente di iperautomazione in tempo reale, con un approccio che consente di implementare soluzioni in modo rapido, grazie a un approccio low code/no code.
