La multinazionale italiana si è affidata alle soluzioni della società attiva nel settore dell’Ecm (Enterprise Content Management) per la gestione elettronica di documenti e processi
Il Gruppo Sacmi, leader nei settori delle macchine per Ceramics, Plastics, Food&Beverage, Metals, Packaging, Advanced Materials, ha individuato in Siav il partner ideale per completare il proprio progetto di dematerializzazione e digitalizzazione di documenti, informazioni e processi, con l’obiettivo di rendere più efficiente la gestione di file e informazioni, e consentire al proprio staff di aumentare l’efficienza del lavoro svolto, liberando tempo e risorse per mansioni a più alto valore aggiunto.
Il processo di dematerializzazione e digitalizzazione attivato con Siav dal Gruppo Sacmi, che conta 80 tra aziende di produzione, distribuzione e servizio attive in 30 Paesi, si è composto di due fasi. Il primo step ha riguardato la dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti contabili del Gruppo, per renderlo compliant rispetto alla normativa vigente ed efficientare la fase di consultazione, evitando così l’archiviazione cartacea ed i relativi costi. Il grande volume di documenti (circa 500.000) e la complessità organizzativa derivante dalla struttura societaria (20 aziende coinvolte), hanno spinto, infatti, il Gruppo Sacmi a decidere di adottare una soluzione per la conservazione digitale dei documenti.
«Con Siav possiamo avvalerci di una soluzione smart che ha permesso al nostro Shared Service Center di migliorare in maniera significativa la produttività – ha dichiarato Gilberto Della Rovere, Cfo di Sacmi Forni e Shared Service Center Manager del Gruppo – La totale digitalizzazione dei processi amministrativi ottenuta tramite Archiflow permette allo staff di migliorare la qualità del proprio lavoro e di dedicare maggior tempo ad attività più qualificate e più proficue per l’azienda».
Dopo un attento processo di selezione e di analisi dei principali player del mercato, la scelta è ricaduta su Siav, grazie all’alto livello di consulenza offerto dall’azienda padovana e alla capacità di offrire un servizio in outsourcing per la conservazione digitale, che, pur impattando in modo marginale sul dipartimento IT, garantisse un elevato grado di personalizzazione e controllo interno. La completezza delle certificazioni ottenute, l’esperienza su numerosi clienti particolarmente strutturati, il know-how su progetti complessi, la consulenza normativa di alto livello, fino all’offerta di un servizio in SaaS, sono stati gli elementi che hanno portato il Gruppo Sacmi ad affidarsi a Siav.
Il progetto di trasformazione digitale ha riguardato anche la gestione dei processi di fatturazione elettronica attiva e passiva. Anche in questo caso, i driver principali sono stati il know-how e la disponibiltà immediata della soluzione in cloud con un elevato grado di controllo, senza investimenti sull’infrastruttura IT, ma con la possibilità futura di installare la soluzione on-premises. Con l’introduzione dell’Hub multicanale “Invoice Manager” di Archiflow in SaaS, il Gruppo Sacmi ha soddisfatto la propria esigenza di gestire tutte le fatture emesse e ricevute (comprese quelle analogiche, ovvero cartacee o in Pdf) in modo integrato rispetto alle applicazioni già in uso, in primis Sap. Tutte le fatture e le relative ricevute confluiscono nell’attuale sistema di conservazione digitale e possono essere consultate, tramite il modulo Archiflow Interactive Dashboard, in modo semplice ed intuitivo dagli utenti, a seconda dei propri ruoli e aziende di appartenenza.
«Siamo onoratissimi di poter collaborare con il Gruppo Sacmi – ha affermato Leonardo Bernardi, General Manager di Siav – La nuova sfida è l’implementazione di processi automatizzati che aumentino collaborazione ed efficienza, rendendo completamente digitali attività come la firma e le approvazioni, riducendo il numero delle e-mail, evitando duplicazioni di versioni di file e limitando i fisiologici errori dovuti da attività di data entry».
