Produzione su commessa o make to order. É una delle peculiarità e uno dei vantaggi competitivi delle Pmi del manifatturiero italiano, che si distinguono nel mondo per produzioni personalizzate ad alto contenuto ingegneristico, con macchine e impianti che vengono progettati su specifiche esigenze del cliente. Lavorazioni che richiedono un impegno a medio e a lungo termine con conseguenti complessità di gestione e controllo. Gestire la trattativa ed eseguire una corretta preventivazione, realizzare gli approvvigionamenti dei materiali, pianificare le attività e monitorare lo stato di avanzamento dei lavori, tracciare i consumi, controllare i costi. Per ottimizzare tempi, risorse e marginalità è necessario acquisire i dati di processo con strumenti di Project Management che garantiscano una visione d’insieme e di dettaglio dell’intero flusso di lavoro, dalla gestione dell’offerta alla fatturazione. Insomma, l’avvio di una qualunque commessa dà sempre vita a un vero e proprio cantiere che coinvolge più aree aziendali. E per poterlo gestire con efficienza ci si deve affidare a soluzioni abilitanti un controllo real time e un monitoraggio continuo. Servono inoltre strumenti per una rapida individuazione delle criticità che si presentano lungo il percorso di sviluppo prodotto in modo da risolvere tutti i possibili imprevisti, evitando penali spesso legate ai ritardi di fornitura.
È da tutte queste considerazioni che è nato Advanced Project Management (Apm), la piattaforma modulare per la gestione della produzione su commessa di Quin, la società di consulenza strategica ed esecutiva, specializzata in Strategy & Innovation, Business Process Excellence e Business Technology con soluzioni in ambito Operations e Supply Chain Management e Business & Data Analytics. «L’obiettivo della piattaforma è il coordinamento tra i vari dipartimenti aziendali con l’integrazione di dati e informazioni che vengono prodotti all’interno dei team coinvolti nell’intero ciclo di vita del progetto, dando così visibilità e tracciamento complessivo di tutte le attività di commessa attraverso dashboard personalizzate per profili di project manager, operation e top management», afferma Luca Comello, Head of Project Management & Innovation di Quin. Creare, dunque, un patrimonio informativo aziendale costantemente disponibile e aggiornato per semplificare processi decisionali e operativi a partire da informazioni che sono rilasciate da Crm, Mes ed Erp. «La gestione del make to order è un processo ampio e complesso. Significa programmare al meglio l’impiego delle risorse, umane e finanziarie, ottimizzando i costi e massimizzando il margine operativo. Questo si traduce nella necessità di mantenere una visione a 360 gradi sulla pianificazione delle attività, delle professionalità coinvolte e degli obiettivi da raggiungere per singola commessa», continua Comello.
Un caso è quello di Marmi Vrech, società friulana specializzata nella lavorazione di marmi e pietre naturali per il settore navale e residenziale. Con l’utilizzo della piattaforma ha dato vita a una digitalizzazione di processo che ha coinvolto anche i sistemi Mes ed Erp, riuscendo a ridurre del 40% i tempi di offerta e avvio della commessa con un miglioramento complessivo del 18% nella ricerca di dati e informazioni. «Nell’evoluzione della piattaforma, l’integrazione applicativa è la priorità», sottolinea Comello. Ed è questo il motivo per cui Quin sta investendo per sviluppare una system integration con il mondo applicativo Microsoft, il più diffuso nelle Pmi. Un’attività sulla quale esiste una forte sinergia con Qgs, Quin Tech Intensity (società controllata al 100% da Quin), storica realtà di system integration con sede a Cesena e a Firenze, partner di Microsoft e specializzata nello sviluppo di soluzioni che fanno riferimento ad applicazioni Erp, Crm e Collaboration dell’ecosistema cloud e on premise di Microsoft.
Piattaforma integrata per il processo end to end della commessa, dall’offerta alla fatturazione
Gestire efficacemente la produzione su commessa richiede spesso un processo di trasformazione digitale e di change management. La soluzione è data infatti dalla disponibilità di dati e informazioni che devono essere acquisiti lungo tutto il percorso di evoluzione della commessa, dalla proposta commerciale alla produzione e consegna finale al cliente. Significa quindi integrazione di dati per produrre informazioni relativamente a costi di acquisto, tempi di progettazione e produzione, approvvigionamento dei materiali. Ecco, quindi, un’unica piattaforma integrata per snellire e velocizzare le attività, dalla preventivazione, alla pianificazione della commessa, all’analisi degli stati di avanzamento delle singole attività.
Importante è poi poter condividere le informazioni con il cliente. «La gestione di commessa o make to order coinvolge area commerciale, progettazione, produzione e logistica, dice Comello. Senza un buon controllo di gestione le aziende rischiano di ridurre il margine operativo a causa di perdite di tempo, errori, informazioni confuse e lavori duplicati». Ecco, quindi, una piattaforma per un processo strutturato e condiviso di gestione della commessa. Nella soluzione di Quin l’elemento centrale è la Wbs (Work Breakdown Structure), lo strumento di pianificazione e controllo. «Consente di scomporre le commesse in macro e micro-fasi per raggiungere un controllo preciso e capillare del processo, senza perdere di vista gli obiettivi globali e il budget di commessa, consentendo un approccio rapido alla risoluzione delle criticità. Aiuta a definire con chiarezza i ruoli e le responsabilità, per quanto riguarda la gestione dei materiali, delle risorse di progettazione o produzione, o dei controlli di qualità», afferma Comello.
Visibilità e accessibilità del dato per ruoli operativi e manageriali, con viste di dettagli e d’insieme
«Al top management servono dashboard di sintesi, con informazioni aggiornate su data inizio e fine lavori, sulle macro-criticità che si stanno riscontrando, avere una vista aggregata di tutte le commesse, racconta Comello. Per le figure operative servono invece informazioni di dettaglio, sapere quali sono i task, le attività previste day-by-day. Sono tutte considerazioni che abbiamo tenuto presenti nella creazione della nostra piattaforma, un framework che contiene tutta una serie di funzionalità di base di project management e gestione commessa, con app specifiche per tracciare le criticità e la gestione documentale». La piattaforma è stata pensata e progettata in ottica di flessibilità per poterla configurare e adattare alle singole realtà.
«A seconda del tipo di commessa, le aziende vogliono monitorare alcuni aspetti piuttosto che altri. dice Comello La flessibilità deriva da una logica di commessa che viene supportata da strumenti waterfall, pensati per dare una rappresentazione dei flussi di lavoro per step successivi, in grado di rilasciare informazioni su scala temporale utili soprattutto al top management. Più ci si avvicina al livello operativo, invece, più si impiega una logica agile, con kanban board che consentono di aggiornare a livello di dettaglio la pianificazione giornaliera, aggiunge Comello. La flessibilità consente inoltre la ripianificazione dei progetti. Cosa succede se ho un ritardo di due settimane in quella specifica fornitura? Quali le conseguenze a cascata su tutti i processi di commessa? A fronte di un alert su un ritardo di una fornitura, per esempio, la piattaforma mi mette nella condizione di valutare soluzioni alternative e mi aiuta a capire quali possono essere gli impatti di quella variazione».
Gestione e monitoraggio della certificazione e gestione documentale nella produzione a commessa
Per alcune aziende un aspetto molto critico è la gestione documentale, soprattutto per quelle che lavorano in settori soggetti a certificazioni normative molto stringenti. «É il caso di un’azienda nostro cliente, un’importante fonderia che lavora su commessa per il settore nucleare» racconta Comello.
«Ebbene, con la nostra piattaforma riesce a gestire e monitorare le attività che devono essere soddisfatte in termini di certificazione richiesta nelle varie fasi di lavoro, pianificando le eventuali verifiche ispettive. L’implementazione di sistemi di questo tipo implica una trasformazione digitale, aggiunge Comello. Tipicamente partiamo da un’analisi che permette di comprendere quali sono i moduli più importanti da implementare e quelle che possono essere le azioni da compiere per un miglioramento dei processi. Da qui una roadmap per l’implementazione della soluzione. Sono progetti che implicano un cambiamento, sia sui processi che sulla parte informatica. Un approccio che fa parte del nostro Dna: partiamo dai processi e dalle persone per poi implementare una soluzione informatica. In sintesi, aiutiamo le aziende a ottimizzare la gestione dei progetti e delle commesse attraverso la re-ingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi, con l’obiettivo di migliorare la qualità operativa, aumentare la produttività e sviluppare competenze specifiche per ottenere importanti vantaggi competitivi. Proponiamo un percorso consulenziale personalizzato, che si fonda su una stretta collaborazione con il cliente, e permette il raggiungimento di risultati tangibili grazie a obiettivi di efficientamento operativo».
Offerte strutturate per una produzione su commessa. La pianificazione nasce dalla preventivazione
La produzione su commessa si differenzia dalla produzione in serie. Se nella seconda assistiamo ad un processo standardizzato in grado, potenzialmente, di replicare un prodotto per un numero infinito di volte, nella produzione su commessa ci si confronta con richieste specifiche del committente, che chiede un prodotto su misura. Una efficace pianificazione della commessa nasce perciò dalla fase di preventivazione. «Una delle criticità maggiori che i nostri consulenti riscontrano presso i clienti è la difficoltà di dialogo tra chi si occupa del preventivo e chi prende poi in mano la commessa per pianificarla e portarla avanti, racconta Comello. Molto spesso c’è un vero e proprio gap tra questi due mondi. È invece necessario creare un linguaggio condiviso per fare in modo che l’offerta accettata dal cliente sia già strutturata in funzione di un project management di commessa. A partire dal contratto stipulato con il cliente e dall’ordine di vendita, è così possibile creare il budget di commessa che tenga conto degli articoli di fornitura, dei materiali da acquistare o produrre, delle ore del personale interno».
L’integrazione con Mes ed Erp per una visibilità real time della produzione di commessa
Riduzione dei tempi di offerta e inserimento della commessa. Efficienza interna migliorata. Recupero di tempi nella gestione delle richieste di modifica. Sono i vantaggi conseguiti da un’azienda leader da quasi un secolo nell’ingegneria, nella progettazione e nella produzione di impianti per la produzione di materiali bituminosi impermeabilizzanti. Con l’utilizzo della piattaforma per la gestione della produzione su commessa di Quin, da un’operatività basata su software di produttività individuale, che comportava duplicazione o perdita dei dati, stress organizzativo, inefficienza nell’uso delle risorse, poca visibilità dei processi, si è dato vita a una digitalizzazione che ha permesso di avere un’integrazione complessiva di dati e informazioni dai diversi dipartimenti aziendali. L’intervento di Quin si è concentrato sulla re-ingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi aziendali e sulla formazione di una nuova classe di Project Manager all’interno dell’organizzazione. Obiettivi primari: garantire una maggiore visibilità dell’intera filiera di approvvigionamento; migliorare la comunicazione con il committente, soprattutto riguardo allo stato avanzamenti lavori; ottimizzare la capacità decisionale, introducendo specifici processi e strumenti analitici; monitorare con più efficacia le attività di progettazione e fabbricazione, verificando con più attenzione performance e rispetto dei budget.
Il progetto è stato suddiviso in diverse fasi: una prima fase di valutazione di processi, tecnologie e organizzazione aziendale e a seguire la creazione del sistema di gestione commessa, con progettazione e implementazione del Mes e integrazione con l’Erp esistente. Nello specifico, il primo passo è stata la definizione e introduzione di una metodologia condivisa di scomposizione delle commesse di impianto attraverso la Wbs (Work Breakdown Structure). La soluzione ha così permesso all’azienda di scomporre l’impianto in macchine e periferiche, per ciascuna delle quali è stato individuato un set di macro e micro-fasi coerenti, favorendo la pianificazione e il controllo delle attività di progettazione, acquisti e produzione. Il Mes trasmette in tempo reale i dati legati all’avanzamento della produzione, mentre l’Erp si occupa – tra gli altri processi – della gestione del ciclo passivo (acquisti di commessa e conto lavoro). Tramite l’integrazione di questi dati i Project Manager dell’azienda sono oggi in grado di valutare in modo strutturato ogni attività della commessa: costi, tempi di attuazione, approvvigionamento di materiali, eventuali criticità, stato avanzamento di lavori e di fatturazione. Apm è – in definitiva – una piattaforma abilitante la trasformazione digitale delle aziende che operano su commessa e che, inserita all’interno di un percorso di cambiamento e crescita culturale dell’organizzazione, promette maggiore competitività e un miglior livello di servizio per una clientela sempre più globale.
