Non più documenti ma dati. Nella nuova dimensione paperless i documenti vanno reinterpretati e considerati come pura formalizzazione di un insieme di informazioni. Il reale valore della digitalizzazione sono le informazioni, che traggono origine dai dati contenuti nei documenti e che possono essere condivise in una logica cross-dipartimentale. È questa la visione che supporta la strategia di Archiva Group, la società veronese capitanata da Giuliano Marone, fondatore e presidente del gruppo, che si occupa di consulenza, sviluppo software e system integration nell’ambito della gestione e digitalizzazione documentale. «Il passaggio da analogico a digitale è un percorso ineludibile, ma allo stesso tempo un’occasione di cambiamento all’insegna di una rinnovata produttività», afferma Alberto Gazzani, chief operation officer di Archiva Group.
Fattura e firma elettronica, nuove procedure doganali, gestione della contrattualistica in carico ad uffici acquisti e legali. L’impegno per l’innovazione di Archiva segue di pari passo le esigenze di conformità, che si fanno sempre più stringenti in virtù delle disposizioni nazionali (tra queste quella più recente che riguarda la gestione dei rifiuti) e da quanto stabilito dal programma dell’Agenda Digitale Europea, il cui obiettivo è la realizzazione di un mercato unico digitale tra tutti gli Stati membri. Il modello di business è pensato per accompagnare le aziende nella trasformazione digitale con tecnologie e servizi abilitanti soluzioni per il comparto finance e amministrativo, per l’ufficio personale e per il procurement. «Supportiamo i clienti non solo dal punto di vista tecnologico, della gestione del documento e relativa digitalizzazione, ma orientando il cliente nel definire le priorità di investimento in funzione delle normative italiane ed europee», dice Samuele Fini, sales director di Archiva Group.
Trasformazione digitale che incide sulla stessa evoluzione del gruppo, che entro la fine del 2024 renderà disponibili applicazioni e servizi cloud native. Centrale nella ricerca di una maggiore automazione di processo, l’Intelligenza Artificiale, con machine learning embedded nelle tecnologie abilitanti processi contabili e fiscali. È quella che Archiva definisce iper-automazione ovvero la combinazione tra Business process management (Bpm) e Robotic process automation (Rpa) con robot software per digitalizzare attività manuali ripetitive, a basso valore aggiunto, noiose e a rischio di errore umano. «Le nuove regole cambiano radicalmente le tradizionali modalità operative, dice Fini. La digitalizzazione automatizza attività di back e front office amministrativo obbligando le aziende a rivedere la stessa organizzazione del lavoro. Un’esigenza che supportiamo con attività di consulenza e formazione finalizzate alla creazione di un’azienda più agile e veloce». Nuova normativa per la gestione dei rifiuti, diversa organizzazione del lavoro, business process management, intelligenza artificiale, cyber security e protezione dei dati. Ecco quanto emerso dall’incontro di Industria Italiana con il management dell’azienda nel corso di Change Up, l’evento su strategie di sopravvivenza nell’era della quarta rivoluzione industriale promosso da Archiva Group.
Tracciabilità del trasferimento dei rifiuti. L’adeguamento alle nuove normative avverrà in forma progressiva e si concluderà nel 2026
La soluzione che si appresta a rilasciare sul mercato il gruppo Archiva servirà a digitalizzare il processo definito dalle nuove disposizioni in materia di tracciabilità dei rifiuti che sono state stabilite dal Registro di Carico e Scarico dei Rifiuti (Rentri). Disposizioni che sono entrate in vigore lo scorso 15 giugno con il regolamento sulla “Disciplina del sistema di tracciabilità dei rifiuti e del registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti”. Si tratta del nuovo registro digitale che permetterà di gestire la tracciabilità dei rifiuti speciali (pericolosi o non pericolosi) in maniera completamente digitale. La sua attuazione avverrà in forma progressiva. Da dicembre 2024 al febbraio 2025 sarà la volta di enti o imprese produttori di rifiuti speciali pericolosi e non pericolosi con più di 50 dipendenti; dal giugno 2025 ad agosto 2025 le disposizioni si estenderanno alle aziende con più di 10 dipendenti; infine, l’ultimo passaggio, che riguarda l’inclusione alla normativa di tutte le altre aziende nel periodo compreso tra dicembre 2025 e febbraio 2026. I vantaggi della riforma? Semplificazione amministrativa della gestione di trasmissione dei dati da parte di tutti gli operatori (produttori, trasportatori, gestori dei rifiuti), maggiore omogeneità e fruibilità dei dati, riduzione degli oneri amministrativi e burocratici a carico delle imprese, maggiore efficacia delle attività di controllo, miglioramento delle strategie di economia circolare. In particolare, la nuova normativa prevede la creazione del Formulario di Identificazione del Rifiuto (Fir). Insieme al registro di carico e scarico permetterà di controllare il flusso di movimentazione dei rifiuti speciali. Fir, quindi, come documento emesso dal produttore o dal detentore dei rifiuti contenente le informazioni relative al rifiuto speciale e agli altri operatori coinvolti che hanno il compito di integrarlo e sottoscriverlo nelle diverse fasi del trasporto.
Formazione per supportare i manager nel cambiamento organizzativo che deriva da una trasformazione digitale
«La digitalizzazione si risolve in passi operativi che implicano una rivisitazione dell’organizzazione del lavoro, dice Fini. Di massima importanza è il disegno del processo, poiché è nella fase di progettazione del flusso di lavoro che si decide chi fa cosa e come». Insomma, la forma digitale di un’attività amministrativa prevede la strutturazione di un modello operativo alla stessa stregua con cui in fabbrica si realizza una linea di produzione. Ma attenzione, osserva Fini, «il progetto può avere successo solo nel momento in cui viene condiviso da operatori e dipendenti. Mai dimenticare che il ridisegno dei processi coinvolge tecnologie e persone. Una trasformazione imposta dall’alto rischia di fallire. Occorre comprendere come vincere la resistenza al cambiamento, il maggiore freno all’innovazione. Uscire dalla propria comfort zone non è da tutti poiché si teme di perdere identità e potere contrattuale», aggiunge Fini. Una complessità che genera una domanda di consulenza e formazione per supportare il management aziendale nella definizione di una strategia volta a traguardare i nuovi obiettivi di digitalizzazione. Insomma, il digital journey mette in moto una riqualificazione delle persone, non c’è strato della piramide aziendale ad essere escluso dal cambiamento». In prospettiva sempre più attività di routine a basso a valore aggiunto verranno fatte da sistemi automatici, da robot software che leggono i dati contenuti nei documenti. Serve quindi trovare un equilibrio tra algoritmo digitale e algoritmo umano, fare in modo che la logica dell’apprendimento artificiale sia di supporto alla capacità cognitiva dell’uomo poiché, come dice Fini, gli obiettivi sono propri delle persone e non delle macchine. Nella trasformazione diventa inoltre centrale il time management ovvero come gestire l’agenda quotidiana in quanto l’automazione libera risorse e si deve sapere come ricollocarle. Ecco, quindi, i servizi di training su hard e soft skill proposti da Archiva Group. «Non ci occupiamo solo di disegnare i processi e fornire la strumentazione per la digitalizzazione, ma di consulenza e formazione per supportare le persone che, a diverso livello, sono coinvolte nella trasformazione. Su questo abbiamo creato una specifica business unit», racconta Fini.
Business process management, metodologie per una digitalizzazione ad alta automazione
Gazzani sottolinea il principio che plasma le attività di Archiva Group. «L’obiettivo non è la digitalizzazione documentale ma la digitalizzazione e automazione dei processi di cui i documenti sono l’input», afferma il manager. Ecco, quindi, soluzioni di business process management che consentono di formalizzare i processi attraverso procedure informatiche. «Molte informazioni contenute nei documenti non sono ancora pienamente digitalizzate, spiega Gazzani. È qui che viene in supporto il machine learning. Si occupa di rilevare, individuare ed estrarre informazioni che non sono nativamente strutturate per essere trasformate in dati abilitanti processi digitali. Il nostro valore è nella metodologia, nel modo in cui sviluppiamo una soluzione a fronte di un bisogno, aggiunge Gazzani. Individuare e mappare gli utenti coinvolti in un processo, identificare le esigenze dei diversi utenti e prospettare il percorso più coerente ed efficiente in merito agli obiettivi aziendali. Questo il primo grande passo, il resto è trasposizione tecnologica, tradurre il processo ottimale attraverso l’automazione abilitata dalla strumentazione». La digitalizzazione di processi comporta un cambio di paradigma. Ieri le fatture su carta o in formato pdf, oggi documenti elettronici che contengono dati strutturati disponibili in formato xml. Informazioni che possono essere estrapolate e rese disponibili a più reparti aziendali o al gestionale di turno, Sap in primis, implementando regole di business coerenti con le specifiche policy aziendali. Un processo che viene automatizzato con connettori software che contengono le regole che determinano flussi dati interpretabili univocamente. Le soluzioni si estendono all’ambito delle risorse umane. Aiutano per esempio l’ufficio personale nella selezione e valutazione delle candidature, con algoritmi che scansionano le risposte ai questionari, misurando le competenze su argomenti specifici, semplificando l’individuazione dei potenziali candidati. «Per il momento parliamo di machine learning, ma stiamo già sperimentando l’AI generativa basata su large language models. Stiamo facendo dei test per verificare il risultato fornito da questi modelli», dice Gazzani
Migrazione al cloud, gestione dati e cybersecurity. I tre pilastri dell’Agenda Digitale Europea sono al centro dell’evoluzione informatica di Archiva
Tra gli obiettivi per una full digital society che si prefigge l’Unione Europea è compresa anche un’accelerazione verso l’adozione del cloud computing. Come si afferma nel manifesto dell’agenda digitale, entro il 2030, il 75% delle imprese dovrebbe utilizzare servizi cloud, big data e intelligenza artificiale e oltre il 90% delle pmi dovrebbe raggiungere almeno un livello base di intensità digitale. Una prospettiva sulla Achiva Group è pienamente allineata.
Archiva Group si occupa di digitalizzare le informazioni e conservarle in conformità con le norme per i propri clienti. E di aiutarli a realizzare flussi di lavoro interamente digitali. Ma prima ancora di renderli disponibili, è fondamentale verificare l’assenza di malware, che spesso si annidano in mezzo a questi dati.
«Stiamo lavorando al programma di riscrittura di tutte le applicazioni in ottica cloud native, programma che prevediamo di finalizzare nel corso del prossimo anno, dice Gazzani. Per noi significa acquisire velocità di business, essere nella condizione di introdurre nuove risorse applicative per stare al passo con gli aggiornamenti normativi». Insomma, Archiva Group sta realizzando un’infrastruttura Ict sempre più flessibile, in grado di essere reattiva nei confronti di cambiamenti interni ed esterni, dettati da volontà imprenditoriali o da normative di settore. L’obiettivo è duplice: basare i servizi su un’architettura informatica resiliente e scalabili, in grado di far fronte all’aumento dei picchi di volume e alla necessità di essere operativi h24; trasferire in cloud sovrani la banca dati per tutto ciò che riguarda conservazione a norma dei documenti informatici.
Information security, protezione dei dati e certificazioni all’interno di un framework europeo
«Nessuno cederebbe i propri dati a un soggetto che non è in grado di garantirne l’integrità», afferma Luciano Quartarone, ciso e protection data officer di Archiva Group. Tutelare i dati aziendali, quindi. Come in una banca quello che è nel caveau deve rimanere inalterato e accessibile alle sole persone autorizzate. «Per erogare servizi digitalizzati significa mettere a fattor comune misure di information security, cyber security e data protection. Termini spesso confusi, che hanno invece una loro specificità, che devono sottostare a una serie di certificazioni senza le quali un operatore come Archiva non potrebbe essere nelle condizioni di rilasciare alcun servizio, dice Quartarone. Nessuna sovrapposizione tra le differenti misure di sicurezza. Dove finisce il perimetro dell’una inizia quello dell’altra. Storage di dati che contengono informazioni personali e che devono essere allineati al Gdpr, conformità a norme che stabiliscono come deve essere dismesso un dispositivo di archiviazione. Insomma, la sicurezza è olistica per definizione, osserva Quartarone. Stiamo migrando dati e servizi in cloud. Ebbene, anche in questo caso non si tratta semplicemente di copiare un server e metterlo in un cloud qualunque. Si è obbligati ad aderire alle norme esistenti, secondo le quali i dati non possono risiedere al di fuori del perimetro europeo, sottolinea Quartarone. Secondo dati Accredia siamo tra le aziende che vanta il maggior numero di certificazioni internazionali. Per la sicurezza cibernetica ci affidiamo al security operation center gestito in outsourcing da una società specializzata, che supervisiona e monitora il funzionamento ottimale dei nostri sistemi Ict, on premise e in cloud. Non solo misure per contrastare le minacce che vengono dall’esterno, ma anche prevenzione di quelle che possono derivare da email dei dipendenti attraverso meccanismi di phishing. Ecco, quindi, l’importanza di una formazione comportamentale per contenere la propagazione di malware dalle singole postazioni del personale», dice Fini.
