di Laura Magna ♦ L’azienda veneta, partita con la mission di aiutare le aziende a ridurre la documentazione cartacea, con il software Silloge apre all’ utilizzo dell’ I.A. Business intelligence e software complessi per grandi aziende e Pmi
Quando nel 1989 venne fondata Siav, a Rubàno (Padova) obiettivo della società era di dare vita a un mondo con zero carta, almeno nelle aziende, puntando alla dematerializzazione dei documenti. Oggi Siav fattura 17,6 milioni, stima di crescere del 15% nel 2018, e ha preso parte al percorso Elite di Borsa Italiana, che accompagna le eccellenze del Made in Italy verso la crescita e alla fine, in molti casi, le conduce a Piazza Affari. «Al momento la quotazione non è nei nostri piani: il percorso lo abbiamo compiuto con l’obiettivo di riuscire a gestire in maniera migliore l’azienda, con criteri più rigidi di quelli che adottavamo prima. Poi vedremo. – dice a Industria Italiana il general manager di Siav, Leonardo Bernardi – Nel piano industriale oggi prevediamo di allargare il mercato di sbocco alle Pmi e di approdare all’estero, stiamo studiando precisamente dove».
La mission iniziale: meno carta nella gestione documentale
Siav di recente a Milano ha presentato l’ultimo ritrovato della sua tecnologia proprietaria, Silloge, un software che consente la gestione documentale in cloud e che rappresenta lo strumento per aggredire il mercato delle piccole e micro imprese. Un target nuovo, visto che Siav finora, con i suoi 200 dipendenti dislocati in quattro sedi, Padova, Milano, Genova, Bologna e Roma, ha installato oltre 3.000 volte i suoi prodotti nelle strutture di soggetti pubblici e privati, ma per lo più si è rivolta all’enterprise, alla grande impresa, con un portafoglio clienti che include nomi come Banca D’Italia, Consob, ENAC, IVASS, Ospedale San Raffaele, Artsana, Carpigiani, Ermenegildo Zegna, Granarolo, Kerakoll, Marcegaglia, Roquette, Unipol Banca, Bolton Group.
Prima di parlare di Silloge, vediamo che obiettivi si pone questa piccola impresa veneta dell’IT. «Sicuramente l’idea di fondo con cui siamo nati è stata quella di contribuire a un contesto generale fatto di aziende sempre meno influenzate dalla carta. Poi nel frattempo il mondo è cambiato, ma molte organizzazioni dipendono ancora dalla carta, soprattutto quelle piccole e micro», dice il generale manager di quella che è la prima azienda italiana nel settore dell’ ECM (Enterprise Content Management), con prodotti per la Gestione Elettronica dei Documenti, il WorkFlow Management e la Conservazione Digitale.
«In parole povere, ci occupiamo di dematerializzazione dei documenti e dell’informazione – precisa Bernandi -. Prima lo facevamo con strumenti di archiviazione ottica, trasformando i documenti cartacei in elettronici, poi siamo passati alla gestione di quelli nativamente elettronici. Oggi ci occupiamo prevalente di catalogare e gestire del flusso delle informazioni nelle organizzazioni». Si tratta dunque di quel processo che il ricercatore tedesco Hans Peter Luhn nel 1958 identificò come business intelligence e che oggi, in presenza dei Big data, non è fattibile senza l’ausilio di software. Anche perché proprio la sovrabbondanza di dati a disposizione, rende la raccolta e l’analisi delle informazioni strategiche per il processo decisionale delle aziende sempre più cruciale.
Gestire le informazioni aziendali
Poter raccogliere, esaminare, catalogare e dare un significato alle informazioni rilevanti in maniera automatica, grazie all’impiego di software dotati di capacità di machine learning, è un valore aggiunto importantissimo. Perché le informazioni possono cambiare i destini delle aziende: avere quelle giuste consente di elaborare, per esempio, strategie di vendita mirate su aree geografiche e tipologie di clienti; di stare al passo con quello che fanno competitor e di seguire i bisogni degli altri attori della filiera; di orientare la R&S avendo consapevolezza di quello che accade in tutto il mono e che sia rilevante per il nostro business.
«Noi lavoriamo sulle informazioni a 360 gradi: partiamo dalla normativa sul tema documentale, che è in divenire e influenza grandemente il nostro prodotto, per arrivare alla strutturazione di soluzioni customizzate e on demand», continua Bernardi. La ricerca e sviluppo per la parte tecnologica viene svolta in house da un gruppo di 6 persone, ma non sono escluse le collaborazioni con il mondo dell’Università: quella di Padova, quella romana della Sapienza e l’olandese di Eidhoven. «Con l’accademia facciamo percorsi di analisi dei social network e del process mining, per cercare di comprendere i flussi documentali che interessano le aziende con organizzazione complessa e per modellizzarli. E alla gestione di questi flussi mira anche il prodotto nuovo che lanceremo quest’anno sul mercato: prodotto che si inserisce nel filone dell’analisi predittiva del process mining, ovvero la gestione dei processi in base allo spostamento dei documenti in azienda e la classificazione automatica dei dati utili al management», spiega Bernardi. Che significa?
«Poniamo che un’azienda riceva 500 Pec al giorno: il nostro software di classificazione automatica decide se la pec è importante o meno, se si tratta di un reclamo, se indica una scadenza tassativa da rispettare o una notifica imprescindibile o se è una comunicazione non urgente. Abbiamo sviluppato con l’ Università della Sapienza algoritmi in grado di imparare: all’interno di una mail riconoscono parole e capiscono il senso generale delle frasi e in questo modo le archiviano con diverso ordine di priorità». Intelligenza artificiale e potenza di calcolo, dunque, per ottenere immediatamente le informazioni necessarie e utili e liberare lavoro umano per funzioni più alte e meno ripetitive che quelle legate all’archivio.
Silloge
E per seguire il mondo che cambia Siav ha di recente compiuto la sua rivoluzione interna, in cui si inserisce il lancio di Silloge. «Due anni fa, per seguire l’evoluzione del settore e sulla spinta di una domanda specifica da parte delle imprese che seguiamo abbiamo intrapreso una strada importante anche dal punto di vista degli investimenti, che è stata quella di rivedere l’offerta software. Il progetto Silloge si inserisce in questo solco e ha comportato innanzitutto la nascita di un gruppo a sè stante con risorse nuove per costruire la piattaforma tecnologica su cui montare tutta la parte applicativa che è la vera conoscenza che abbiamo. Si tratta di un prodotto modulabile e scalabile, indirizzato a un mercato che ci ha visto finora solo occasionalmente presenti ma su cui invece vogliamo puntare: quello delle Pmi (50-250 dipendenti), per servire il quale abbiamo iniziato recruiting di partner sul territorio che offrano una copertura verticale».
Silloge è un prodotto tecnologico in cloud che può essere installato anche nelle aziende di dimensione e fascia elevata: «dal prossimo anno migreremo tutti i nostri attuali clienti a questa tecnologia”, spiega Bernardi. In termini più tecnici, Silloge è un digital workplace che unisce le funzioni di Enterprise Content Management e Business Process Management in un’unica piattaforma, con un’interfaccia semplice ed intuitiva per un elevato grado di usabilità. La soluzione, basata su tecnologie Open Source, progettata Cloud Native, è lo strumento ideale per rispondere alle esigenze di tutte le imprese, incluse Pmi ed Enti pubblici, fornendo la soluzione più adatta in termini di potenza dell’infrastruttura tecnologica disponibile e budget da dedicare alla digitalizzazione.
Integrazione e customizzazione
Secondo Bernardi, grazie alle sue caratteristiche Silloge è una valida soluzione anche per i System Integrator che vogliono costruire con Siav una solida partnership tecnologica: l’utilizzo della tecnologia dei “docker” consente l’attivazione progressiva delle funzionalità disponibili e il set di funzioni programmabili via API ne fanno una soluzione facilmente integrabile con i sistemi informativi aziendali (ERP, CRM, prodotti per la Conservazione Digitale etc). Per chi, invece, non ha particolari esigenze di personalizzazione sono già presenti delle impostazioni pronte all’uso chiamate “Best Practice” nate dall’esperienza di SIAV e complete di configurazioni documentali, organigrammi e processi pre-configurati, ma sempre parametrizzabili in base all’esigenza specifica degli utenti di ogni azienda o Ente pubblico, con moduli specifici per le loro esigenze.
La piattaforma Silloge serve quindi a organizzare e gestire attività ormai indispensabili in ogni azienda come il workflow management, la collaboration tra utenti, la Pec, le anagrafiche e la gestione dei fascicoli, ma è anche una soluzione che guarda al futuro, perché dispone di funzioni innovative per lo smart working, permette la messaggistica istantanea, la metadatazione automatica, la clusterizzazione e il tagging automatici dei documenti, include un sistema di ricerca federato e integra funzioni di process mining e social network analysis.
«Ci siamo impegnati per sviluppare un software in linea con le effettive esigenze delle imprese. Il risultato è questa piattaforma di nostra proprietà con un’interfaccia unica sul mercato, capace di garantire integrabilità, interoperabilità e la sicurezza del sistema. Silloge si affianca oggi alla nostra offerta di soluzioni ECM e per la conservazione digitale, e apre una porta sul futuro a tutte le tipologie d’azienda, grandi o piccole, pubbliche o private» spiega Bernardi.
Silloge è molto più di un software di ECM, secondo l’azienda: come dice il suo stesso nome, una parola che nella Grecia Antica indicava una raccolta di poesie messa a disposizione a titolo gratuito: «è un prodotto fruibile in cloud che può essere offerto in modo porzionato, con il grande vantaggio per le Pmi che possono avere a un costo sostenibile un prodotto di fascia enterprise. Il programma è collaborativo e guida il processo organizzativo all’interno dell’azienda. Con un occhio alla cultura classica che per un attimo distrae dalla freddezza del calcolo numerico e non guasta: al login l’utente potrà leggere una poesia scelta tra mille in un archivio che è opera del nostro presidente umanista. Ma per tornare subito al freddo calcolo – conclude Bernardi. – è difficile stimare quale sia il ritorno sugli investimenti medio, ma possiamo fare un esempio. Per un progetto da un milione di euro per la gestione delle note spese il ROI per quell’azienda è stato inferiore a nove mesi; direi molto interessante – e senza dubbio replicabile».
