di Filippo Astone e Marco Scotti ♦ Il colosso dei cavi è la prima grande azienda manifatturiera che implementa in Italia un sistema completo di lavoro agile. Non si tratta solo di tecnologie, ma di un modo di operare a 360 gradi, che comprende anche la gestione degli edifici, la collaborazione fra i dipendenti e l’intera vita personale. La digital transformation dell’azienda guidata da Valerio Battista è anche questo
Operare in modo maggiormente produttivo e flessibile, in un contesto confortevole e producendo più idee e valore aggiunto. Sono gli obiettivi dello smart working, una modalità di lavoro che consente a dipendenti e collaboratori di non doversi recare necessariamente in ufficio per svolgere la propria mansione. Le tecnologie e le modalità organizzative a loro disposizione, infatti, permettono di lavorare in qualsiasi contesto, magari mentre si sta viaggiando per recarsi da un cliente o per rendere più fluido e agevole la ripresa al lavoro dopo un periodo di maternità. Oppure, semplicemente, perché in certi momenti è comodo interagire dalla propria residenza. La parola d’ordine è qualità: non si dovrebbe trattare – almeno teoricamente – di uno strumento per aumentare le ore di lavoro, ma di un sistema per renderle più armoniche, efficaci e produttive. Ne abbiamo parlato approfonditamente anche qui.
Un sistema conforme al modo di vivere e di lavorare nel mondo iperconnesso e 4.0, dove se non si è always on si dovrebbe almeno essere often on, ci si reca spesso all’estero, o si lavora comunque con controparti straniere, in fusi orari diversificati. All’estero, e in particolare nel mondo anglosassone, lo smart working è assai diffuso. In Italia, secondo dati raccolti dal Politecnico di Milano, lo smart working nel 2017 ha coinvolto circa 305mila persone, una minoranza, ma è in crescita del 60% rispetto al 2016 (per tutti i dati e le normative leggere l’articolo pubblicato qui). Un ulteriore impulso dovrebbe venir dato proprio dalla recente svolta che Prysmian Group in collaborazione con Microsoft, sta annunciando verso questa modalità di lavoro innovativa, svolta che Industria Italiana racconta in anteprima.
L’approdo allo smart working della società guidata da Valerio Battista, un gruppo da oltre 20 mila lavoratori, è infatti importante anche per il suo valore simbolico. Prysmian Group è leader mondiale nel settore dei cavi e sistemi per telecomunicazioni ed energia e con l’acquisizione di General Cable vanterà circa 11 miliardi di ricavi, oltre ad essere una vera public company quotata a Piazza Affari. Inoltre, è figlia della gloriosa storia industriale di Pirelli. Prysmian, infatti, è nata nel 2005 dallo spin off della divisione cavi della storica azienda della Bicocca, anche se poi, attraverso acquisizioni e un forte sviluppo interno, ha assunto una fisionomia più ampia e assai diversa da quella delle origini. Inoltre, si tratta dell’approdo nel mondo manifatturiero di un sistema (lo smart working) concepito soprattutto per le società di software (la stessa Microsoft lo ha adottato da anni), servizi, finanza. Ma entriamo nel merito, dando la parola prima a Prysmian Group e poi al suo partner tecnologico in questa avventura, Microsoft.
LATO PRYSMIAN: Brandinali (Cio): lo smart working coinvolge tutta la vita del dipendente
«Per noi lo smart working è qualcosa che coinvolge tutta l’esperienza del dipendente, e va al di là delle tecnologie, che pure sono importantissime», racconta Stefano Brandinali, Chief Information Officer del colosso dei cavi. «Abbiamo approfittato di un’opportunità rappresentata dal cambio del nostro headquarter in Milano. Sino al 2016 i nostri uffici erano distribuiti su due sedi differenti, eterogenee in termini di allestimenti ed obsolescenza infrastrutturale; lo scorso anno ci siamo spostati in un’unica sede e approfittando di questo cambio abbiamo inserito il tema dell’esperienza dell’employee in un approccio strategico, riposizionando il focus dell’intero progetto dal nuovo building al nuovo modo di lavorare delle persone». In effetti il Gruppo Prysmian, dal marzo 2017, si è trasferito dalla storica sede ex Pirelli in viale Sarca a quella nuova nella poco distante via Chiese, in un edificio avveniristico e pensato ex novo. Si è voluto realizzare un luogo di lavoro che non fosse un semplice ufficio, ma un posto in cui la creatività emergesse e che fosse piacevole da frequentare.
Un building pensato anche per lo smart working
Si tratta di un edificio che ha ottenuto la certificazione Platinum per LEED (Leadership in Energy ed Environmental Design, un sistema di classificazione dell’efficienza energetica e dell’impronta ecologica degli edifici). La nuova sede consente di risparmiare sui costi e di lavorare in maniera più sostenibile. Vengono impiegate in modalità smart le risorse naturali, basandosi su un sistema energetico che minimizza i consumi e rende più confortevole l’ambiente lavorativo. Dal punto di vista architettonico si tratta di soluzioni che privilegiano la condivisione, con sale riunioni “intelligenti”, aree comuni e open-space. Si abbandona, quindi, il classico modello di ufficio, e si lascia la scrivania, per passare più tempo nelle zone condivise. Dal punto di vista tecnologico, inoltre, sono stati predisposti ambienti dotati di sistemi all’avanguardia: è il caso di Prysmart, un sistema di comunicazione multi-canale che aiuta le persone a condividere le informazioni più importanti relative alle diverse sedi attraverso social network e newsletter. «È stato costruito un progetto attorno all’employee experience. Ci siamo chiesti: in quale momento della nostra giornata possiamo essere considerati dipendenti di Prysmian Group?», spiega Brandinali.
Prendersi cura per 24 ore della vita dei collaboratori
«Fino a un anno fa un dipendente della nostra azienda era tale nel momento in cui timbrava il proprio cartellino ed entrava nei muri aziendali. Abbiamo provato a pensarla in modo diverso e ci siamo detti: “L’employee è employee del Gruppo anche quando si sveglia, così come in ogni altro momento della sua giornata“, e per questo Prysmian deve prendersi cura della sua esperienza e della sua qualità di vita a 360 gradi. Detta così può sembrare una definizione po’ filosofica ma… cosa vuol dire nel concreto? Per esempio, il tragitto casa-lavoro è una questione comune che riguarda sia l’impiegato sia l’azienda. L’azienda deve quindi creare le condizioni migliori affinché il tragitto casa-lavoro del suo dipendente sia il più confortevole possibile e rispetti anche determinati principi, come quello di eco-sostenibilità che noi promuoviamo assiduamente». Per questo, dallo scorso anno, si è deciso di offrire l’abbonamento tranviario annuale a tutti dipendenti, permettendo loro di utilizzarlo sia per il tragitto casa-lavoro, sia per scopi personali durante il weekend o nei giorni in cui è in ferie.
«Abbiamo anche offerto un’opzione alternativa», prosegue Brandinali, «ossia quella di avere diritto ad un parcheggio dedicato, dato che per alcuni nostri dipendenti era particolarmente disagevole utilizzare i mezzi pubblici.» Dove prima c’erano più uffici, oggi ce n’è uno. «Abbiamo spostato tre strutture in un unico complesso, creando coesione. Uno dei principi ispiratori di questa trasformazione è stata la trasparenza. Volevamo superare la logica gestionale tradizionale, basata sul controllo (misuro le entrate, le uscite, le timbrature, con una flessibilità limitata nella gestione dell’orario …), adottando un approccio molto più smart: ad esempio abbiamo allargato le finestre di flessibilità in ingresso e in uscita; abbiamo privilegiato pareti trasparenti, abbiamo portato i dipendenti in open space, è ciò avviene per tutti, a partire dall’amministratore delegato stesso». Insomma, in Prysmian sembra che non ci sia più nessuno con un ufficio chiuso.
«Contestualmente abbiamo realizzato 93 sale riunioni nello stesso building, che hanno una capienza di circa 670 posti a sedere. Teoricamente la mattina tutti potrebbero entrare in ufficio e trovare un posto in una sala riunioni. Agire in questo modo ha permesso di garantire da una parte un aumento dell’efficienza operativa dei dipendenti, (abbiamo utilizzato come metafora per gli open space quella della biblioteca universitaria, ossia il luogo del silenzio e della concentrazione per le attività individuali) dall’altra la possibilità di trovare facilmente una sala riunione per le attività di gruppo e di progettazione condivisa».
Tecnologie come elemento abilitante
E il lavoro fatto con Microsoft in cosa consiste?«Le tecnologie sono state un elemento abilitante», risponde il Cio di Prysmian Group. «Facciamo un esempio : se il principio è quello di aggregarsi nelle sale riunioni vuol dire che stiamo pensando a un employee mobile e non certo a un collaboratore statico». Così, in Prysmian sono stati eliminati i desktop. «Può sembrare un cambio banale, ma non lo è; in passato si registrava un 40% di parco dipendenti legato al desktop. Quando abbiamo proposto a tutti di passare al notebook la prima reazione è stata di scettico pragmatismo: “eh ma costano di più”, oppure: “beh, ma gli amministrativi stanno tutto il giorno davanti al computer perché dare loro un notebook ? Tanto non viaggiano mai …”. Ma questi ragionamenti sono di principio sbagliati; il principio fondante lo Smart Working è che siamo tutti mobili, itineranti, come dicevo prima siamo “impiegati” anche quando viaggiamo sull’autobus o siamo a casa.»
«Il principio è che se io e lei dobbiamo parlare, anche se siamo vicini di postazione, ci spostiamo nella sala riunioni vicina e l’ufficio deve venire con noi. E qui è entrato in gioco il contributo delle soluzioni Microsoft, che ci hanno permesso ad esempio la migrazione dei dati personali ed aziendali sul Cloud. Mi svincolo dal database fisico per cui ho la possibilità di accedere ai miei dati, che sono sulla nuvola, da qualsiasi postazione mi connetta, all’interno del building ma anche extra moenia. Di qui l’adozione della suite di produttività Office 365, lo spostamento sul Cloud dei dati ma anche l’ utilizzo di soluzioni social come la piattaforma di condivisione Yammer, un vero e proprio social network aziendale. Si, abbiamo aggiunto una piattaforma sociale che prima non c’era, sempre nella logica della trasparenza. Inizialmente c’erano alcuni dubbi sull’adozione di Yammer, per ragioni legate alla cultura tradizionale di fabbrica (nei contesti industriali più tradizionali manca la cultura della condivisione pubblica del pensiero in logica “social network”). Ma se veramente vogliamo essere trasparenti aprire una piattaforma sociale è necessaria».
Social network interno e condivisione delle informazioni
All’inizio ci sono stati timidi tentativi, tutti sapevano che scrivere un post su Yammer significava essere letti potenzialmente dall’intera popolazione aziendale, anche dall’amministratore delegato. Dopo meno di un anno, Yammer è utilizzatissimo» In termini semplici, Yammer è il Facebook delle aziende, un social network interno dove ci sono pagine di gruppo, comuni, ma nel quale si possono creare anche gruppi tematici. «Per esempio, è nato il gruppo della Supply Chain, dell’IT, della Academy, ma anche degli appassionati di Running o di Volley. La gente ha iniziato a utilizzare Yammer by Microsoft per condividere documenti, per lavorare insieme».
Ma oltre a questo, che cosa ha fatto ancora Prysmian con Microsoft ? «Molto lavoro, l’adozione di Windows 10, di Office 365 e di altri importanti tool satellitari. Sembrerà un dettaglio banale, ma la prenotazione delle sale riunioni viene fatta con Outlook e quindi le persone creano un appuntamento che diventa un meeting, invitano le sale riunioni (le sale riunioni vengono considerate come utenti addizionali), il tool di Microsoft controlla se la sala riunione è disponibile oppure no, manda una mail di risposta, come se fosse l’assistente virtuale della sala riunioni, indicando se è libera o no, e quando è il momento migliore per prenotarla. Nelle sale riunioni sono stati predisposti anche dei sensori volumetrici. Non sono stati ancora attivati, ma ci sono e potrebbero verificare se la sala nei primi 10 minuti di booking è utilizzata o no per sbloccarne la prenotazione e renderla disponibile al resto della popolazione».
Questi sono solo esempi di piccole iniziative. «È un building iniettato di tecnologia, – conclude Brandinali – ce n’è davvero tanta. Abbiamo anche trasformato l’ufficio in chiave paperless, eliminando quasi completamente la carta. Per raggiungere questo risultato abbiamo tolto le stampanti locali: esistono solo alcune isole multifunzione. E abbiamo digitalizzato tutto il cartaceo passato, portandolo su archivi elettronici. Eliminare le stampanti, digitalizzare il passato e incentivare a non produrre più nuova carta, levando di mezzo anche i cestini e diminuendo di conseguenza la stampa della carta locale, sono tra le iniziative “paperless” che abbiamo promosso attivamente in azienda.»
LATO MICROSOFT: Manolova (divisione Office): aumentare produttivita’ e creativita’
«Ci siamo posti come obiettivo primario quello di aiutare il nostro cliente ad aumentare la produttività, facilitando la collaborazione e sbloccando la creatività di tutti coloro che lavorano per Prysmian». A parlare è Luba Manolova, direttore della divisione Office di Microsoft Italia. Il colosso del software ed il partner 4Ward hanno supportato il colosso dei cavi nell’elaborare sistemi di gestione delle informazioni che consentono di renderle reperibili non soltanto dalla postazione di lavoro, ma in qualsiasi momento. La scelta della piattaforma di cloud pubblico Microsoft Azure (per vedere di che cosa si tratta leggere qui) è stata strategica anche in considerazione del tema della sicurezza, garantita a livelli ottimali attraverso la componente di autenticazione Active Directory Federation Services, che garantisce elevati standard di affidabilità, lungo tutti i “nodi” della catena, dalla rete fino ai singoli device. Tutte soluzioni che le aziende clienti reputano “best of breeds” (le migliori della specie) secondo la ormai celebre definizione di Gartner Group.
Un altro strumento messo a punto è Skype for Business. Questo software è oggi il canale di videoconferencing principale, attraverso cui transitano diversi tipi di comunicazione, dai video alle telefonate VOIP, passando per chat e meeting. Ovviamente, questo progetto di modernizzazione infrastrutturale riguarda tutte le sedi, non soltanto l’headquarter milanese. Per questo, uno dei punti forti della collaborazione tra Microsoft e Prysmian è rappresentato da Cloud Voice & Conferencing, che – grazie appunto al partner 4Ward – garantisce flessibilità alle piccole sedi, migliorando anche la qualità delle conversazioni ed eliminando le problematiche di ritardo/non sincronizzazione della voce. Nel caso poi di meeting che coinvolgono persone di più paesi, ogni utente può chiamare un numero di telefono locale che si appoggia alla rete Microsoft (al punto di accesso Internet più vicino), con il vantaggio di poter ottimizzare i costi e contare su un servizio più affidabile e sicuro. Un ulteriore strumento messo a disposizione da Microsoft per i dipendenti è quello di OneDrive, uno spazio, privato, in cui archiviare foto, video o documenti che si desidera portare sempre con sé.
Conversation over platform = smart wrking
Il Ceo di Microsoft Satya Nadella ha dichiarato che la prossima sfida da vincere è la “conversation over platform”, ovvero la possibilità di avere a portata di mano tutto ciò che serve per raggiungere un obiettivo. Un altro modo, forse più efficace, per definire lo smart working.
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Altre soluzioni di Microsoft per lo smart working
«C’é bisogno di dare un bilanciamento tra la vita personale e professionale, cercando una migliore diversità di genere in azienda e ottimizzando gli impegni personali di tutti senza penalizzare il lavoro», dice Manolova. Per raggiungere questo ambizioso traguardo, Microsoft annovera nell’ambito dei suoi prodotti anche Teams, spazi virtuali dedicati in cui si possono gestire i documenti in real time, consentendo a più persone contemporaneamente di realizzare modifiche. Chiunque abbia accesso alla piattaforma aziendale, indipendentemente dal device che utilizza, può vedere i file di suo interesse avendo la certezza che sia sempre l’ultima versione, grazie a un meccanismo di continua sincronizzazione.
Tutela della privacy
Con l’entrata in vigore, da maggio prossimo, del GDPR, la nuova normativa sulla protezione dei dati sensibili, le aziende si troveranno a dover garantire ulteriore sicurezza alle informazioni che detengono. «La nostra tecnologia – prosegue il direttore della divisione Office – rende sicuri i nostri clienti, perché sanno che i dati che noi conserviamo vengono gestiti in un’ottica enterprise driven: le informazioni sono parte integrante del patrimonio aziendale e devono essere tutelati in ogni modo possibile. Abbiamo oltre 120 milioni di utenti attivi su Office 365 e 600 milioni device Windows e grazie al machine learning, riusciamo a prevenire gli attacchi e a fare detection delle minacce molto prima che possano trasformarsi in pericoli reali. La macchina, infatti, è in grado di “imparare” come si comportano le diverse infezioni, mettendo a punto meccanismi di difesa sempre più efficaci».
Analytics Embedded nel sistema di lavoro
Un altro degli strumenti che Microsoft ha messo a punto per migliorare l’esperienza dei lavoratori e, al tempo stesso, fornire dati importanti alle aziende è quello degli Analytics embedded all’interno di Microsoft 365 e di Office 365: per offrire a ciascuna persona una panoramica delle attività svolte, del numero di ore dedicate ad un progetto, o di quello trascorso a rispondere alle mail o in riunione, così da riuscire ad accrescere la propria produttività individuale, organizzando meglio il proprio tempo in funzione dei propri obiettivi personali.
Intelligenza artificiale e sicurezza
Microsoft, come è noto, ha deciso di puntare molto sull’intelligenza artificiale. Cortana, l’assistente virtuale messa a punto per tutti i device dell’azienda fondata da Bill Gates, è già integrata in Office 365 per avere un supporto sempre più utile, grazie allo sviluppo dell’AI e al machine learning. Cortana è in grado di apprendere le modalità di interazione del dipendente e può offrire soluzioni “tailor-made”. Anche Bing, il motore di ricerca sviluppato da Microsoft, è integrato nel pacchetto Office 365, per avere accesso immediato a tutte le informazioni e dati di cui il lavoratore può avere bisogno. Ma un occhio rimane sempre fisso sulla sicurezza: oggi oltre 3.500 ingegneri sono impegnati nello sviluppo di soluzioni avanzate per la protezione dei dati della clientela in cloud. La protezione delle informazioni aziendali, infatti, con l’introduzione obbligatoria del Dpo (Data Protection Officer) a partire da maggio prossimo, sarà il nuovo “campo di battaglia” del futuro prossimo corporate. Il Dpo dovrà essere almeno un quadro aziendale, laureato in legge o esperto di privacy. Il suo parere sarà vincolante per il datore di lavoro e sarà illicenziabile, proprio come il delegato sindacale.
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