Per un museo frequentato come quello di Van Gogh, ad Amsterdam, il Covid ha rappresentato una sfida complessa. Non solo dal punto di vista economico, con il numero dei visitatori che inevitabilmente è calato in maniera drastica, ma anche da quello della gestione del personale. Il museo ha infatti dovuto rivedere le sue politiche di smart working estendendolo parecchio rispetto al passato.
Questo ha creato una serie di problematiche, sia in termini di abitudini (i dipendenti del museo non erano abituati a lavorare da casa per lunghi periodi) sia in termini di processi: i notebook in dotazione ai lavoratori venivano infatti aggiornati una volta al mese in sede. Il protrarsi del lavoro da remoto, ha quindi aperto un potenziale problema, dal momento che i laptop non venivano portati in ufficio e, di conseguenza, non disponevano delle ultime patch di sicurezza.
A supportare il museo Ivanti, multinazionale con la quale lavorava già dal 2016, che ha fornito la soluzione Ivanti Security Controls, che ha risolto il problema. Se in precedenza era necessario portare i computer all’helpdesk, che si sarebbe occupato dell’aggiornamento, con l’adozione del software di Ivanti il processo può essere effettuato anche da remoto.
Secondo Rob de Zwaan, senior systems administrator del museo di Van Gogh, uno degli aspetti più utili della soluzione di Ivanti è che permette ai team It di disabilitare da remoto software obsoleti o contenenti vulnerabilità critiche, eliminando le vecchie versioni e sostituendole con altre più aggiornate, prive di bug noti. Un processo trasparente all’utente, che non si accorgerà di nulla. Rob fa l’esempio di un browser contenete vulnerabilità non ancora corrette: in questo caso, il lavoratore riceverà un messaggio nel quale si indica che il browser è stato disabilitato, suggerendo applicazioni alternative. L’esempio del browser non è casuale, dato che è una delle componenti critiche del sistema e negli ultimi due anni solo mantenere aggiornata questa applicazione ha consentito al museo di mitigare circa 50 vulnerabilità.
L’adozione di Ivanti Security Controls ha significato un enorme risparmio di tempo per gli amministratori IT: «Prima il processo di aggiornamento [dei notebook] richiedeva una persona dedicata per 10 ore a settimana. Attualmente, è sufficiente un’ora al mese per farlo, con un risparmio del 97,5% del tempo».
Garantire l’aggiornamento dei notebook in dotazione ai dipendenti è stata la priorità per garantire la sicurezza delle opere d’arte: questi computer infatti conservano i documenti sul trasporto degli oggetti prestati al museo o dal museo, informazioni che fanno gola ai delinquenti, considerato che alcune collezioni valgono decine, se non centinaia, di milioni di euro.
Una volta messi in sicurezza i portatili, il museo ha potuto concentrare l’attenzione anche su altri aspetti, nello specifico sui desktop e sui server. Per questi, la scelta è ricaduta su Ivanti Workspace Control e Ivanti Cloud Relay, tramite le quali è stato possibile semplificare la connessioni da remoto ai sistemi aziendali per eseguire applicazioni come la suite Office di Microsoft o Visio. Il vantaggio di queste piattaforme è che quando vengono aggiunte nuove applicazioni, queste sono accessibili dagli utenti in remoto molto velocemente, in tempo quasi reale.
Grazie a queste soluzioni, il museo ha abbattuto del 72% i tempi di aggiornamento dei circa 100 server del museo, che in passato richiedevano circa 36 ore uomo ogni mese. «Ci consideravamo fortunati se riuscivamo a finire per le 2 del mattino», spiega Rob. Oggi, invece, bastano due persone che iniziano alle 8:00 e terminano alle 11:00, richiedendo solo 10 ore uomo ogni mese.
