Il team di Facility Management di Leonardo Global Solutions migliora l’efficienza automatizzando compiti manuali con PowerApps

Il team di Facility Management di Leonardo Global Solutions  avvalendosi di Microsoft PowerApps,  ha creato un’app in sostituzione del sistema manuale e talvolta poco preciso di gestione delle esigenze quotidiane delle infrastrutture del Gruppo Leonardo in tutta Italia. L’app è stata progettata appositamente per ottimizzare le mansioni ed eliminare la carta. Il team sta adottando in modo sempre più intensivo tecnologie e automazione e ha stabilito un importante piano di sviluppo per il prossimo futuro.

Con sede in Italia, il Gruppo Leonardo è presente in quattro mercati principali ed è un player chiave dei settori aerospazio, difesa e sicurezza. Leonardo Global Solutions (LGS) è un’azienda del Gruppo Leonardo e si occupa dei settori real estate, acquisti e facility management per tutto il Gruppo. In Italia la squadra di Facility Management eroga i seguenti servizi: pulizie e disinfestazione, ristorazione, facchinaggio e trasferimento delle postazioni di lavoro, manutenzione aree verdi, sgombero neve, servizio posta, centri stampa, gestione della flotta veicoli e gestione del sito aziendale internazionale. I 140 componenti del team Facility Management sono consapevoli che da loro dipende l’organizzazione e l’efficienza dei circa 29.000 dipendenti italiani del gruppo. Il team eroga più di 5 milioni di pasti all’anno e si occupa della manutenzione ordinaria di oltre 7 milioni di metri quadrati di immobili e uffici negli oltre 40 stabilimenti in Italia. Q

Quando una check-list complica la vita

Per garantire un’elevata qualità di servizio, il team di Facility Management ha sviluppato un processo di monitoraggio delle attività quotidiane principali, con particolare riferimento ai servizi di pulizia e ristorazione. La squadra ha iniziato utilizzando una check-list giornaliera basata su un modello di foglio di lavoro di Microsoft Excel dettagliato, la cui compilazione manuale, tuttavia, era fonte di frustrazione.   I colleghi dell’area IT di LGS suggerirono quindi  di rivolgersi a Microsoft perché l’Ufficio Acquisti aveva appena sottoscritto un accordo quadro per Microsoft Office 365. E così ha conosciuto NTT DATA, società appartenente alla rete di partner di Microsoft con livello di competenza Gold, che lo ha aiutato a individuare la soluzione ideale. NTT DATA ha suggerito i dispositivi Microsoft Surface e una nuova app realizzata utilizzando Microsoft PowerApps. Nel giro di due mesi l’app è stata sviluppata e implementata.

Creare un’app partendo da un task manuale

Grazie a PowerApps, il team Facility Management di LGS ha potuto facilmente fare un salto di qualità tecnologico. NTT DATA ha aiutato a replicare il modello Excel per evitare di generare confusione nella transizione del team verso l’uso dell’app. Avendo presente i dati visualizzati, il team ha inoltre iniziato a utilizzare Power BI di Microsoft per riorganizzare i dati in base alle esigenze delle singole strutture. Il processo è stato completamente automatizzato all’interno della soluzione, per consentire al team di Facility Management di utilizzare le check-list dai dispositivi Surface. Da lì la soluzione genera un PDF con la check-list ed eventuali commenti, che viene quindi automatizzato attraverso Microsoft Flow, un servizio basato su tecnologia Cloud per le notifiche e la sincronizzazione dei file.

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