Iperautomazione e gestione documentale: così la manifattura vola alto. Con Archiva

di Renzo Zonin ♦︎ Dentro le tecnologie di Archiva, che punta su Lean e Six Sigma e sulle piattaforme cloud di Hyper Automation Pega e Kissflow. Così si digitalizzano i processi dando efficienza e tagliando costi e tempi. Tra i clienti aziende del food & beverage, automotive, di servizi, del lusso. E il manifatturiero vale un terzo del fatturato. La sfida? Mantenere la sicurezza del dato. Ne parliamo con Ivan Stanzial e Luciano Quartarone

Nel mondo dell’industria, quando si parla di Digital Transformation ci si riferisce tipicamente alla digitalizzazione della fabbrica. Ma un’azienda ha anche tutta una struttura di gestione del business (amministrazione, uffici legali eccetera) che tratta prevalentemente flussi documentali, spesso ancora cartacei, e che rappresenta in moltissimi casi un’area critica di inefficienza operativa. Intervenire su questa parte non-core del business spesso consente di conseguire risparmi insperati e di aumentare l’efficienza operativa complessiva dell’intera azienda.

Chiaramente, non si tratta semplicemente di portare nel dominio digitale i documenti da archiviare e conservare: è necessario rivedere tutta la gestione dei processi che sottendono alla gestione documentale, utilizzando criteri Lean e Six Sigma, per ottenere un generale efficientamento dei reparti aziendali coinvolti. Per fare questo diventa essenziale trovare un partner che comprenda tutte le fasi del processo e tutte le tecnologie coinvolte, in modo da fornire, con un approccio consulenziale, le soluzioni ad hoc necessarie. Spesso, si tratta di ripensare dalle fondamenta i processi del workflow aziendale, dall’iter decisionale al trattamento dei documenti.







Archiva Group, azienda veronese con oltre 25 anni di esperienza, fa appunto questo lavoro. Oltre alla digitalizzazione, archiviazione e conservazione a norma fornisce servizi di consulenza per l’eccellenza operativa (tramite la sua consociata Maxwell) e per l’iperautomazione (specialità di un’altra consociata, Honu). Alla base del lavoro, oltre a una profonda conoscenza dei processi aziendali e delle filosofie Lean Six Sigma, due potenti piattaforme cloud di iperautomazione, Pega e Kissflow, con caratteristiche diverse e complementari, e un’attenzione maniacale alla sicurezza dei dati – fondamentale per chi è chiamato a custodire documenti digitali per decenni. Per capire meglio la vision di Archiva rispetto all’iperautomazione e la sua posizione sulla sicurezza abbiamo parlato con Ivan Stanzial, managing director del gruppo, e con Luciano Quartarone, ciso and data protection director di Archiva Group.

La Digital Transformation? Non è solo per lo stabilimento!

Quando parliamo di Digital Transformation in ambito manifatturiero tendiamo a concentrarci sulla digitalizzazione della produzione. Ma ci sono altri settori aziendali che possono beneficiare enormemente del processo di trasformazione digitale, sia in termini di semplificazione delle procedure, sia in termini di efficientamento e, conseguentemente, riduzione dei costi operativi. Un settore che spesso viene trascurato quando si parla di efficientamento è quello degli uffici che, in azienda, si occupano di gestire la burocrazia e i documenti in genere. Documenti che ancora oggi, dopo 50 anni di informatizzazione, spesso circolano ancora sotto forma cartacea.

Già mettere in forma digitale i documenti, archiviarli e conservarli a norma riduce i costi di gestione e immagazzinaggio e migliora le performance degli uffici, che possono accedere con maggiore facilità a quanto si è archiviato. Ma un’ulteriore step sulla via della trasformazione digitale, ovvero lo studio di processi automatizzati e di flussi di lavoro ottimizzati, consente di conseguire ulteriori risparmi e di migliorare nettamente l’efficienza complessiva degli uffici, eliminando procedure obsolete, linearizzando iter di autorizzazione e in generale facendo sì che ogni procedura aziendale sia conforme per esempio a filosofie come la Lean Six Sigma, che combinano il paradigma di produzione Lean con il controllo qualità tipo Six Sigma.

Aziende partner di Archiva

L’operatività di ufficio passa dal dato digitalizzato

Molte aziende da anni affidano all’esterno i servizi di digitalizzazione, archiviazione e conservazione a norma. Se fatti in modo tradizionale, infatti, essi operano a valle della gestione del business, in modo tutto sommato sganciato dalla normale operatività aziendale. Ma le esigenze attuali delle aziende vanno ben oltre: adesso, la digital transformation richiede che i documenti in ingresso, in transito e in uscita siano in forma digitale in modo da poter essere utilizzati nel normale flusso di lavoro. In pratica, non basta più un sistema di archiviazione a valle della produzione: di fatto, l’intera operatività dell’ufficio deve essere basata sul dato digitalizzato, e non più sul documento cartaceo.

Infine, c’è un ulteriore passo da fare: trasporre un processo manuale nel mondo digitale senza modifiche consente di ottenere dei vantaggi, ma si ottiene molto di più se si vanno a rivedere i processi in modo che siano adeguati alla tecnologia digitale. E, volendo, si potrebbe fare anche un ulteriore passo: se oltre a ripensare un processo in chiave digitale, lo si riconsidera dalle fondamenta, è probabile che la sua versione finale digitale sia ancora più efficiente. Questo tipo di lavoro richiede non solo la presenza di un partner che non solo disponga delle tecnologie necessarie al trattamento documentale, ma soprattutto sia in grado di adottare un approccio consulenziale per esaminare l’azienda cliente e i suoi processi in un’ottica di lean e di controllo qualità, per poi arrivare a una ridefinizione dei processi stessi. E questo, a grandi linee, è il lavoro che fa Archiva.

Archiva in numeri

Low code e intelligenza artificiale: gli assi nella manica di Archiva Group

Giuliano Marone, fondatore Archiva

Nata ai tempi dell’archiviazione di documenti in forma analogica (su microfilm), Archiva è stata acquisita nel 1998 dall’ingegner Giuliano Marone, che ha trasformato l’azienda in un gruppo da 280 dipendenti e 21 milioni di euro di fatturato, capace di affrontare tutte le tematiche dell’archiviazione digitale, della conservazione a norma, e soprattutto della messa punto dei processi di gestione documentale. Il Gruppo è presente in 4 Paesi e opera in una quarantina. La sua base logistica è a Villafranca, nell’ovest veronese. I servizi di digitalizzazione, archiviazione e conservazione a norma sono offerti sotto il marchio Requiro, che offre servizi in outsourcing sfruttando una piattaforma di gestione documentale in cloud in linea con la legislazione italiana, europea e internazionale. Fra i servizi offerti troviamo la fatturazione elettronica, la firma elettronica, la gestione di note spese e ordini Nso, le cessioni intra/extra Ue – oltre naturalmente ad archiviazione e conservazione, e il tutto con possibilità di integrazione Sap.

La tecnologia che fa da motore ai servizi di Requiro è Pega, piattaforma elaborata da Pegasystem azienda del Massachusetts da 1,21 miliardi di dollari di fatturato. Si tratta di una piattaforma low-code pensata per l’automazione dei workflow con l’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale, adatta anche all’utilizzo da parte di aziende di classe enterprise. I servizi di tipo consulenziale di Archiva vengono invece gestiti da altre due società del gruppo: Maxwell, che punta all’eccellenza di processo, e Honu, che opera prevalentemente sul fronte dell’iperautomazione, e basa il suo lavoro su una piattaforma cloud molto agile che si chiama Kissflow, pensata apposta per migliorare l’efficienza nella gestione dei documenti, e utilizzabile sia in modalità low-code che in modalità no-code.

Iperautomazione e gestione documentale

Gartner definisce l’iperautomazione come un approccio che permette alle organizzazioni di identificare rapidamente e automatizzare il maggior numero possibile di processi aziendali. Il tutto con l’utilizzo di vari strumenti tecnologici, dal machine learning agli strumenti di automazione, fino alle suite software. La definizione, però, è ancora molto “liquida”. Per questo abbiamo chiesto cosa intendano per iperautomazione in Archiva a Ivan Stanzial, managing Director del gruppo Archiva e ad di Maxwell Consulting e Honu – i due “bracci” aziendali che di questo si occupano.

D. Cosa è dunque la Hyper Automation?

Ivan Stanzial, managing director Archiva

R. È il modo con cui Archiva vuol dare una mano ai suoi clienti, facendo un passo in più – spiega Stanzial – I clienti ci hanno chiesto di essere dei consulenti, di dare loro una mano a rivedere i loro processi, e lo abbiamo fatto nel modo tradizionale; poi ci hanno chiesto di realizzare la digitalizzazione di quegli stessi processi, per cui ci siamo dotati di tutto quell’insieme di tecnologie di base che sono necessarie per poter fornire iperautomazione. Vuol dire Bpm, vuol dire Rpa, vuol dire basi di intelligenza artificiale, anche se applicazioni reali di Ia sono ancora poche.

D. Ma cosa è l’iperautomazione per Archiva Group?

R. È un modo per digitalizzare i processi riuscendo a dare efficienza, tagliare costi, tagliare tempi, e usare il tempo delle persone per attività a maggior valore.

D. Vista così, potrebbe essere applicabile a tantissime aziende.

R. Noi la proponiamo a tutto il parco clienti – concorda Stanzial – Ci sono aziende manifatturiere, del food & beverage, automotive, di servizi, del lusso. Abbiamo praticamente tutti i settori tranne nucleare e militare. Quello che facciamo è dare una mano (storicamente siamo i conservatori per i nostri clienti, ci danno i loro documenti da archiviare) a portare in conservazione un documento, un dato che ha attraversato un processo efficientato. L’efficienza di questo processo vuol dire anche hyper automation. Per esempio, per portare un contratto in conservazione, trattandosi di un documento informatico, si deve seguire una serie di passaggi normati, ma è un processo molto complesso da seguire, come quasi tutta la burocrazia in un’azienda. Quindi, prima di tutto si va a stabilire un processo, efficientandolo e trasformandolo in un processo digitale, magari attraverso il Bpm, costruendo dei workflow con delle regole; andando poi ad aggiungere a questi workflow parti di automazione, quindi Rpa (Robotic Process Automation) vera e propria, andando a cercare e costruire il dato, andando anche su altri sistemi per evitare la manualità; infine andando a inserire delle altre parti come la firma elettronica, digitale, qualificata, avanzata, quello che serve. Noi facciamo sì che tutto questo processo, dall’inizio alla fine, fino alla conservazione, sia efficiente e digitale. E questo dà al cliente la sicurezza che il documento conservato abbia un valore legale, anche di fronte a una giuria. Questo riduce di molto sia l’incertezza che gli errori che tutti i costi di gestione di quel processo.

Archiva: le tappe fondamentali

D. Bisogna sottolineare che l’iperautomazione, dal punto di vista di Archivia, non va in concorrenza con le altre attività di automazione che sono attive nelle aziende manifatturiere, ed è più una sorta di estensione della filosofia Archiva, che parte dal documento per estrarre i dati.

R. Diciamo che all’interno dell’azienda manifatturiera si parla di sistemi di robotizzazione, ma si parla molto anche di Mes, Scada, cose molto legate all’ambiente fisico e della produzione – spiega Stanzial – Ma ci si dimentica che un’azienda manifatturiera ha dei processi che sono al di fuori della fabbrica ma parlano con quelli di fabbrica (ordini, magazzino eccetera). Tutti questi processi amministrativi, commerciali, di marketing delle aziende manifatturiere tendono ad essere molto indietro negli investimenti in digitalizzazione e miglioramento rispetto alla fabbrica, perché di solito si investe vicino al core business. Stesso motivo per il quale nella sicurezza del dato l’azienda manifatturiera tende ad avere dei budget molto bassi di investimento. Si tende a investire in quei sistemi che mi aiutano nella produzione. Che sono fondamentali, ma non possiamo prescindere al giorno d’oggi da queste cose. Faccio un esempio: mi arriva l’ordine del cliente, di solito in un ufficio commerciale che deve inserire i dati perché sono pochissime le aziende che sono realmente in un interscambio diretto. Mi arriva sotto che forma? Mail, Pdf, tre righe, un fax… io ho delle persone che prendono l’ordine, lo inseriscono in un sistema e lo fanno procedere. Noi, con l‘automazione di processo, possiamo prendere qualunque cosa sia scritta e caricarla direttamente nel sistema senza l’intervento umano. E questo è il primo passaggio. Secondo passaggio, l’ordine inserito deve essere trasformato, deve girare attraverso un Mrp (Material Requirement Planning). Quali sono le logiche con cui si preleva dal magazzino, con cui si mette in produzione? Ebbene, quello è un mondo nel quale noi difficilmente entriamo, non è il nostro settore. Ci sono degli Mrp, dei sistemi di pianificazione che sono evolutissimi, abbiamo dei partner che lo fanno e li consigliamo. Ma ripeto, una volta che ho inserito l’ordine nel sistema, qual è il processo amministrativo, burocratico, commerciale che segue? Ecco questa è la parte sulla quale interveniamo noi.

D. Ma come si pone quindi Archiva rispetto ad aziende come Sap, che sembrano fare lo stesso mestiere?

R. Non è lo stesso mestiere – puntualizza Stanzial – Noi abbiamo anche sistemi e add on integrati con Sap, è una fetta importante del nostro lavoro. C’è una grossa differenza fra lavorare con sistemi come Sap e lavorare con sistemi esterni, che si interfacciano a Sap come anche ad altri. Sap è un processo sicuramente stabile, che dà delle garanzie, ma proprio perché è stabile è anche molto rigido. Quindi, laddove volessi configurare qualcosa di un po’ diverso è molto difficile da fare, è costoso e i tempi sono molto lunghi. In più, è anche una scelta strategica dell’azienda. Conviene investire migliaia di euro di personalizzazione su Sap per un processo che non sono sicuro che rimarrà così nel tempo? Allora forse è meglio studiare il processo e cercare di efficientarlo. Ci lavoro sopra con sistemi che mi costano un decimo, e mi permettono di tarare il tutto. Tra un anno, due anni, quando sarò sicuro che il sistema è stabile, il processo è stabile, allora posso pensare di fare un investimento e scriverlo sulla pietra. Quello che facciamo noi in parallelo ai sistemi, è di dare la possibilità alle aziende di fare una sorta di “rapid prototyping” dei propri processi, usando gli strumenti che gli mettiamo a disposizione.

Suddivisione delle competenze nel gruppo Archiva

D. Ma il manifatturiero quanto è importante per voi?

R. Se dobbiamo parlare di fatturato, un terzo del nostro fatturato arriva da aziende del manufacturing. Quindi sono sicuramente molto importanti. Noi ci occupiamo soprattutto del livello amministrativo quindi ufficio amministrazione, ufficio risorse umane eccetera. Tramite i partner e grazie al fatto che stiamo mano a mano crescendo, ci sposteremo sempre più anche nell’ambito manufacturing. Non abbiamo intenzione al momento di andare a sviluppare un nostro software di pianificazione, un nostro Mrp, ma stiamo già lavorando con alcune aziende su quelle componenti che mancano, per esempio tanti piccoli connettori tra i vari sistemi, anche a livello manufacturing.

D. Per un’azienda che ha il dato nel suo Dna, e che del trattamento e conservazione dei dati ha fatto il suo core business, proteggere i dati è assolutamente vitale. Ed è in assoluto la sfida più difficile, come ci ha confermato Luciano Quartarone, ciso and data protection director di Archiva Group.

Luciano Quartarone, ciso & data protection officer Archiva

R. La sfida principale è garantire il mantenimento della sicurezza di quei dati che vengono lavorati per conto dei clienti, bilanciando questo obiettivo con le esigenze di fruibilità del dato, perché chiaramente se chiudo i dati dentro un bunker sono al sicuro ma non è molto utile. E bilanciando anche con le esigenze di altre norme: Gdpr, trattamento dei dati personali, e conservazione hanno un trade off da bilanciare. Obiettivo della conservazione è il mantenimento del dato nel tempo, quindi avere memoria dell’attività istituzionale di un’organizzazione per sempre. Se salta fuori una vertenza giudiziaria uno deve poter recuperare ciò che è successo 10, 20, 30 anni prima. Ci sono documenti notarili che durano per sempre. Anche le cartelle cliniche hanno una conservazione perenne. Però questo modo di trattare i dati al Garante non va benissimo: il Garante, nel regolamento europeo sulla protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali, dice nel Considerando 81, che deve essere determinato chiaramente il momento di inizio dell’attività di trattamento e anche quello di fine, e non può essere per sempre. Ci deve essere una base giuridica che renda lecito il trattamento di quei dati e la durata del trattamento deve essere commisurata alla finalità del trattamento.

D. Ma realisticamente, qual è il livello di rischio informatico a cui sono sottoposti dei dati archiviati sulla piattaforma cloud di Archiva?

R. Il server è collegato con il mondo esterno. Ogni cliente ha la sua area che è segregata da tutte le altre aree, ma il rischio può arrivare dall’interno e dall’esterno. Il cosiddetto ransomware per esempio è capace di cifrare i dati di tutte le unità di rete che riesce a vedere. Quindi se io arrivo con un file infetto su una chiavetta, e lo collego a un computer che vede una risorsa di rete, una stampante, vari pattern di rete, ed è collegato anche con l’area di storage dei documenti, questo ransomware sarà libero di circolare e criptare tutto ciò che può raggiungere. Quindi la difficoltà è compartimentare, segregare ed essere certi della segregazione. Non basta mettere un’Acl, un controllo degli accessi, e comunque le misure di controllo devono essere costantemente riviste e valutate. Per questo eseguiamo regolarmente delle campagne di vulnerability assessment, di penetration test interni ed esterni. Quindi condotti da un agente esterno che prova a minacciare l’azienda e da agenti interni che provano a minacciare internamente l’infrastruttura Ict dell’organizzazione. Proprio per valutare oltre quello che è il requisito normativo (che dice di fare il test una volta l’anno), noi abbiamo un piano di test che è trimestrale: ogni tre mesi ci mettiamo sotto esame per dare garanzia ai nostri clienti che il sistema è sano.














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